Ratgeber Wobei hilft KI im Unternehmen?

Grundlagen

• Eigener KI-Schlüssel (BYOK) – wann lohnt er sich?: Bring your own key erklärt – was ein eigener API-Schlüssel ist, wann er sich neben der KI im Paket lohnt und wie Kosten nach Verbrauch planbar bleiben.
• Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für kleine Unternehmen?: Copilot Chat oder Microsoft 365 Copilot – was Microsofts KI kostet, was sie kann, wie sie mit deinen Daten umgeht und nach welchen Kriterien du entscheidest.
• Mistral, Gemini, Claude oder GPT – KI-Anbieter im Vergleich: Die vier großen KI-Anbieter im Vergleich für Unternehmen – Datenschutz, Stärken, Abrechnung und worauf du bei der Wahl des Sprachmodells achten solltest.
• Was ist MCP (Model Context Protocol)? Einfach erklärt: Das Model Context Protocol verbindet KI-Assistenten mit Programmen wie Notion, Shopify oder Jira. Wie MCP funktioniert und worauf es bei der Sicherheit ankommt.
• Was ist ein KI-Agent? Definition, Beispiele und Grenzen: Was ein KI-Agent ist, wie er sich von Chat, KI-Assistent und Workflow-Automatisierung unterscheidet, wo er kleinen Unternehmen hilft und wo die Grenzen liegen.
• Was ist ein KI-Assistent für Unternehmen?: Was ein KI-Assistent im Unternehmen leistet, wie er sich von ChatGPT und klassischer Automatisierung unterscheidet und worauf es bei der Auswahl ankommt.
• Was kostet ein KI-Assistent? Kostenarten und Rechenbeispiel: Lizenz, KI-Nutzung nach Verbrauch, Einrichtung und Zeit – was ein KI-Assistent im Unternehmen kostet, mit Rechenbeispiel und aktuellen Preisen der Anbieter.
• Was sind KI-Halluzinationen? Ursachen und was dagegen hilft: Warum KI manchmal Fristen, Zahlen und Quellen erfindet und wie du dich im Alltag schützt – mit eigenen Unterlagen, klaren Aufträgen, Websuche und Freigabe.
• Zapier, Make oder KI-Assistent – was passt wofür?: Feste Regel oder Text verstehen? Eine Entscheidungshilfe mit Tabelle und zwei durchgerechneten Beispielen für Zapier, Make und KI-Assistenten.

Begriffe nachschlagen: KI-Glossar

Einsatzbereiche

• KI im Handwerk einsetzen – Beispiele, Datenschutz, Einstieg: Wie KI im Handwerksbetrieb Anfragen sortiert, aus dem Aufmaß einen Angebotsentwurf macht und Termine bestätigt, mit Beispielen und Grenzen.
• KI für Geschäftsführer – Aufgaben, Beispiele, Einstieg: Wie Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen mit einem KI-Assistenten den Tag vorbereiten, Fristen im Blick behalten und Zeit im Postfach sparen. GRETUS für den Bereich Geschäftsführung
• KI im Büro – Aufgaben, die du abgeben kannst: Post, Termine, Anfragen, Protokolle, Angebote und Recherche – welche Büroaufgaben ein KI-Assistent übernehmen kann, was bei dir bleibt und wie du anfängst.
• KI im Marketing – Beiträge, Newsletter und Auswertungen: Wie kleine Teams mit einem KI-Assistenten Beiträge für LinkedIn und Instagram vorbereiten, Newsletter entwerfen und Kampagnen ohne Tabellenarbeit auswerten. GRETUS für den Bereich Marketing
• KI im Onlinehandel – Bestellungen, Retouren, Lager im Blick: Wie Shopbetreiber mit einem KI-Assistenten für Shopify, Shopware oder WooCommerce Bestellungen, Retouren, Bewertungen und Kundenanfragen im Griff behalten. GRETUS für den Bereich E-Commerce
• KI im Vertrieb – Leads recherchieren und nachfassen: Wie ein KI-Assistent im Vertrieb Leads recherchiert, Nachfass-Mails vorbereitet und das CRM aktuell hält, mit Freigabe vor dem Versand als Standard. GRETUS für den Bereich Vertrieb
• KI in Agenturen und Beratungen – Status, Termine, Rechnungen: Wie Agenturen und Beratungen mit KI den Stand je Kunde festhalten, Statusmails und Kundentermine vorbereiten und offene Rechnungen im Blick behalten.
• KI in Praxis und Kanzlei – Aufgaben, Schweigepflicht, DSGVO: Rückrufe, Terminerinnerungen, Fristen: was KI in Praxis und Kanzlei übernimmt und was du vorher klärst, von Art. 9 DSGVO bis § 203 StGB.
• KI in der Buchhaltung – was sie kann, wo die Grenzen sind: Wie ein KI-Assistent offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Ausgaben zusammenfasst, Zahlungserinnerungen vorbereitet und wo seine Grenzen liegen. GRETUS für den Bereich Finanzen
• KI im Kundenservice einsetzen – Wissensbasis, Freigaben, Grenzen: Wie ein KI-Assistent Kundenanfragen sortiert, Antworten aus deinem Firmenwissen vorbereitet und sie standardmäßig erst nach deiner Freigabe verschickt. GRETUS für den Bereich Kundenservice

GRETUS nach Bereich und Branche

Praxis

• Terminbestätigung und Terminerinnerung schreiben: Wie du Termine kurz bestätigst und am Vortag erinnerst, was hineingehört und was nicht, mit drei Mustertexten für Bestätigung, Erinnerung und Verschiebung.
• Wie schreibe ich gute Prompts? Aufbau, Beispiele, Fehler: Ziel, Kontext, Form und Grenzen – so gibst du einer KI gute Aufträge. Mit 23 Beispiel-Prompts für Büro, Vertrieb, Service, Handwerk, Agentur und Praxis.
• Angebot nachfassen – Mustertexte, Zeitpunkt und Grenzen: Wann du bei einem Angebot nachfasst, fünf Mustertexte für E-Mail und Anruf und welche Grenzen § 7 UWG für Nachfass-Mails und Anrufe setzt.
• Angebote mit KI schreiben – Pflichtangaben und Nachfassen: Wie du Angebote mit KI erstellst, welche Angaben auf ein Angebot gehören, wie verbindlich es ist und wie du nachfasst, ohne gegen das Werberecht zu verstoßen.
• Bei Lieferverzug nachhaken – Mustertexte und Fristen: Drei Mustertexte für Lieferverzug, von der freundlichen Statusfrage bis zur Mahnung mit Nachfrist, dazu die Regeln zum Verzug unter Unternehmen.
• E-Mails mit KI beantworten – Schritte, Vorlagen, Datenschutz: Wie ein KI-Assistent E-Mails als Entwurf beantwortet, welche Postfächer sich verbinden lassen und worauf du bei Datenschutz und Sicherheit achtest.
• Firmenwissen mit KI durchsuchbar machen – mit Quellenangabe: Wie eine KI-Wissensdatenbank Verträge, Handbücher und Notizen durchsuchbar macht, warum Quellenangaben wichtig sind und wie du Wissen im Team gezielt teilst.
• KI im Team einführen – Schritt für Schritt: Wie kleine und mittlere Unternehmen einen KI-Assistenten im Team einführen – mit klaren Regeln, einem Pilotbereich, geteiltem Wissen und messbarem Nutzen.
• KI-Assistent einrichten – in fünf Schritten startklar: So richtest du einen KI-Assistenten im Unternehmen ein – Konto, KI im Paket oder eigener Schlüssel, Postfach und Kalender, erster Assistent und Team.
• KI-Mitarbeiter erstellen – was dahintersteckt: Was hinter KI-Mitarbeitern steckt, was sie realistisch leisten, was rechtlich gilt (Kennzeichnung, Haftung, KI-Kompetenz) und wie du einen ersten aufsetzt.
• KI-Richtlinie für Mitarbeitende – Muster zum Kopieren: Muster einer KI-Richtlinie zum Kopieren, mit erlaubten Werkzeugen, Datenampel und Freigabe vor dem Versand, dazu Hinweise zu Betriebsrat und privaten Konten.
• Kunden verwalten ohne CRM – was kleine Betriebe brauchen: Kundenverwaltung ohne CRM – was ein kleiner Betrieb wirklich festhalten muss und wie Tabelle, klassisches CRM und KI-Assistent im Vergleich abschneiden.
• Kundenanfrage beantworten – Mustertexte für jeden Fall: Wie du Kundenanfragen schnell und professionell beantwortest, mit Mustertexten für Eingangsbestätigung, Rückfrage, Weiterleitung und Absage.
• Postfach mit KI verbinden – IONOS, GMX, Gmail und Co.: Was du je Anbieter brauchst, um dein Postfach mit einem KI-Assistenten zu verbinden, von IONOS über GMX bis Gmail, und was bei Fehlermeldungen hilft.
• Reklamation beantworten – Mustertexte und Mängelrechte: Wie du eine Reklamation ruhig und sachlich beantwortest, mit vier Mustertexten von der Eingangsbestätigung bis zur Kulanz und einem Überblick über Mängelrechte.
• Telefonnotiz-Vorlage – so geht kein Rückruf verloren: Telefonnotiz und Rückrufliste mit Vorlage zum Kopieren, sechs Pflichtfeldern, Mustertexten für die Rückruf-Mail und Hinweisen für Praxen und Kanzleien.
• Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen – nach Zeitplan: Wie du einen KI-Assistenten anlegst, der Aufgaben nach Zeitplan erledigt – vom täglichen Bericht bis zur Prüfung alle 15 Minuten, mit Freigaben und Rechten.
• Zahlungserinnerung schreiben – Muster, Verzug und Zinsen: Wie du eine freundliche Zahlungserinnerung schreibst, wann der Kunde in Verzug ist, welche Zinsen und Pauschalen gelten und wie KI dabei hilft.
• Besprechungsprotokoll mit KI – Inhalt, Ablauf und Recht: Was in ein gutes Besprechungsprotokoll gehört, wie KI es aus einer Aufnahme erstellt und was du vor dem Aufnehmen rechtlich klären musst.
• E-Mail-Flut reduzieren – Methode in 5 Schritten: Feste Zeiten, klare Einstufung, Vorlagen, Delegieren und Abmelden – fünf Gewohnheiten gegen ein überlaufendes Postfach, mit Selbsttest in Minuten.

Datenschutz und Sicherheit

• ChatGPT im Unternehmen – Datenschutz, Kosten, Alternativen: Darf ein Unternehmen ChatGPT nutzen? Was App, Business-Tarife und API bei Training und Vertrag unterscheidet, was sie kosten und welche Alternativen es gibt.
• EU AI Act für Unternehmen – was gilt, wenn du KI nutzt?: Was der EU AI Act für Unternehmen bedeutet, die KI nutzen – Fristen nach dem KI-Omnibus, KI-Kompetenz, Kennzeichnung und wann Hochrisiko-Regeln greifen.
• Europäische KI für Unternehmen – was bedeutet das?: Sitz des Anbieters, Ort der Verarbeitung, Vertrag und Training – woran du europäische KI erkennst, welche Wege es gibt und worauf du beim Datenschutz achtest.
• KI im Unternehmen DSGVO-konform nutzen – das Wichtigste: Worauf Unternehmen beim Einsatz von KI-Assistenten achten – Auftragsverarbeitung, Übermittlung in die USA, Training mit Daten, Aufbewahrung und Rechte.
• KI-Agenten sicher einsetzen – Prompt-Injection und Freigaben: Welche Risiken KI-Agenten mit Zugriff auf E-Mails und Programme haben, was Prompt-Injection ist und wie Freigaben, Rechte und Protokolle schützen.
• KI-Anbieter auswählen – Checkliste mit 19 Prüffragen: 19 Fragen für das Gespräch mit jedem KI-Anbieter, zu AVV, Datenort, Training, Freigaben, Export, Kündigung und Kosten, je mit Hinweis zur Prüfung.
• KI-Kompetenz nachweisen – Art. 4 AI Act mit Schulungsplan: Was Art. 4 AI Act zur KI-Kompetenz verlangt und wie ein kleiner Betrieb sie mit einem Teamtermin, einer Checkliste und einer Nachweis-Tabelle belegt.
• Kundendaten in KI eingeben: Was darf rein, was nicht?: Darf ich Kundendaten in ChatGPT oder einen KI-Assistenten eingeben? Eine Ampel zum Ausdrucken, dazu Anonymisieren und Pseudonymisieren mit Beispielen.
• KI im Verarbeitungsverzeichnis – Muster zum Ausfüllen: Mustereintrag für einen KI-Assistenten im Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO, ein Absatz für die Datenschutzerklärung und wann eine Folgenabschätzung nötig wird.