Kundendaten in KI eingeben: Was darf rein, was nicht?

Kurz gesagt

Öffentliche Informationen und eigene Texte ohne Personenbezug darfst du in eine KI eingeben, Kundendaten nur in einem Firmenkonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Rechtsgrundlage. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sowie Berufsgeheimnisse gehören erst nach einer Prüfung hinein, Passwörter und andere Zugangsdaten gar nicht. Am sichersten ist, Namen und Details vorher wegzulassen: Anonyme Texte fallen nicht unter die DSGVO, pseudonymisierte bleiben personenbezogen.

Veröffentlicht am · Aktualisiert am · Quellen geprüft am

Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026.

Herausgegeben von GRETUS®, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

Die Ampel: was in die KI darf

Ob du etwas in eine KI eingeben darfst, hängt vor allem davon ab, ob der Text eine Person erkennen lässt und wie schutzbedürftig die Angaben sind. Die Ampel fasst das für den Büroalltag zusammen, zum Ausdrucken und Aufhängen neben dem Bildschirm:

Stufe Was dazu gehört Was du tust
Grün Öffentliche Informationen und eigene Texte ohne Personenbezug: Text deiner Website, Produktbeschreibungen, Vorlagen ohne Namen, allgemeine Fachfragen Eingeben. Ergebnis prüfen, bevor es nach außen geht, und Geschäftsgeheimnisse nach den Regeln deiner Firma behandeln
Gelb Kundendaten und andere personenbezogene Daten: Kundenmails, Namen, Adressen, Bestellungen, Gesprächsnotizen, Angebote an eine bestimmte Person Nur im Firmenkonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Rechtsgrundlage, Training beim Anbieter ausgeschlossen oder abgeschaltet, nur so viel wie nötig, wo möglich vorher kürzen oder pseudonymisieren
Rot Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO wie Gesundheit, Religion oder Gewerkschaft, Berufsgeheimnisse, Passwörter und andere Zugangsdaten Zugangsdaten nie. Besondere Kategorien und Berufsgeheimnisse erst nach Prüfung mit deiner Datenschutzbeauftragten oder deinem Datenschutzbeauftragten, bei Berufsgeheimnissen auch mit deiner Kammer

Die Ampel ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Sie hilft dir, im Alltag schnell zu entscheiden, und zeigt, wann du nachfragen solltest.

Dieser Ratgeber behandelt die Eingabe im Alltag. Was dein Unternehmen vorher organisieren muss, also Verträge, Anbieterwahl, Aufbewahrung und Checkliste, steht im Ratgeber KI DSGVO-konform nutzen.

Gelb: Kundendaten nur mit Vertrag und Rechtsgrundlage

Kundendaten darfst du in eine KI eingeben, wenn ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, eine Rechtsgrundlage greift und du nur das eingibst, was die Aufgabe braucht. Personenbezogen sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare Person, also nicht nur Name und Adresse, sondern auch eine Kundennummer oder eine Bestellung, die sich zuordnen lässt.

Darauf kommt es an:

  • Firmenkonto statt privatem Konto: Ein AVV nach Art. 28 DSGVO gibt es nur mit einem Konto deiner Firma. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Beschäftigte nicht mit privaten Konten arbeiten müssen. In ein privates Konto gehören deshalb keine Kundendaten.
  • Training geregelt: Prüfe, ob der Anbieter deine Eingaben zum Training nutzen darf, und schalte es ab, wo das eine Einstellung ist. Welche Bedingungen bei ChatGPT gelten, zeigt der Ratgeber ChatGPT im Unternehmen.
  • Rechtsgrundlage: Der AVV allein reicht nicht. Die Verarbeitung braucht einen Grund nach Art. 6 DSGVO, etwa die Erfüllung eines Vertrags mit dem Kunden, wenn du seine Anfrage beantwortest.
  • So wenig wie nötig: Für eine freundliche Antwort auf eine Reklamation braucht die KI selten Adresse, Telefonnummer oder Kundennummer. Was sie nicht braucht, lässt du weg.

Rot: besondere Kategorien, Berufsgeheimnisse, Zugangsdaten

Drei Arten von Daten gehören nicht ohne Weiteres in eine KI. Für die ersten beiden ist eine Prüfung im Einzelfall nötig, die dritte gibst du nie ein.

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO: Daten, aus denen Herkunft, politische Meinung, Religion oder Weltanschauung und Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, genetische und biometrische Daten zur Identifizierung, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben und zur sexuellen Orientierung. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur mit einer Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 erlaubt. Im Büro stecken solche Daten oft unauffällig in Texten, etwa in einer Krankmeldung, im Hinweis auf eine Operation oder in der Konfession auf einer Lohnabrechnung.

Berufsgeheimnisse: Ärztinnen, Anwälte, Steuerberaterinnen und andere Berufsgeheimnisträger machen sich in Deutschland nach § 203 StGB strafbar, wenn sie ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbaren. Dienstleister dürfen sie nur einbinden, soweit das erforderlich ist, und müssen sie zur Geheimhaltung verpflichten. Dazu kommen die Vorgaben des Berufsrechts. Was das für KI in Praxis und Kanzlei heißt, steht im Ratgeber KI in Praxis und Kanzlei.

Zugangsdaten: Passwörter, PINs, TANs, Schlüssel für Programme und Einmalcodes haben in einem Chat nichts verloren, auch nicht in einem Firmenkonto. Eine KI braucht sie für keine Aufgabe, und was einmal in einem Gesprächsverlauf steht, liegt dort, bis es gelöscht wird.

Anonymisieren oder pseudonymisieren: der Unterschied

Anonyme Texte fallen nicht unter die DSGVO, pseudonymisierte schon. Das ist der wichtigste Unterschied, und er entscheidet, ob du für die Eingabe einen Vertrag und eine Rechtsgrundlage brauchst.

Pseudonymisieren heißt nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO, Daten so zu verarbeiten, dass sie ohne zusätzliche Informationen keiner Person mehr zugeordnet werden können. Die Zuordnung, etwa eine Liste von Kundennummern zu Namen, bewahrst du getrennt und geschützt auf. Nach Erwägungsgrund 26 bleiben solche Daten personenbezogen, weil sich die Person mit der Liste wieder bestimmen lässt.

Anonymisieren heißt, alles zu entfernen, was eine Person mit vertretbarem Aufwand erkennbar macht. Dabei zählen nach Erwägungsgrund 26 alle Mittel, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden, und dafür auch Kosten und Zeitaufwand. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass es regelmäßig nicht reicht, Namen und Anschriften zu entfernen, weil sich der Bezug aus dem Zusammenhang ergeben kann.

Ein Beispiel mit erfundenen Daten:

Fassung Satz Personenbezogen?
Original Petra Schulz, Ahornweg 7, 50667 Köln, reklamiert ihre Bestellung 48213 vom 3. Oktober, das Paket war beschädigt. Ja
Pseudonymisiert Kundin K-1027 reklamiert ihre Bestellung B-07 vom 3. Oktober, das Paket war beschädigt. Ja, für jeden, der die Zuordnung von K-1027 und B-07 kennt
Anonymisiert Eine Kundin reklamiert ein beschädigtes Paket. Nein, solange nichts im Zusammenhang auf eine bestimmte Person hinweist

Für die meisten Aufgaben im Büro reicht die anonymisierte Fassung. Die KI schreibt den Text, Namen und Nummern setzt du danach selbst ein.

Prompt vorher und nachher

Ein guter Prompt braucht die Sache, nicht die Person. Das folgende Beispiel ist erfunden und zeigt eine Antwort auf eine Reklamation.

Vorher, mit Adresse, Kundennummer und einer Gesundheitsangabe, die zur roten Stufe gehört:

Beantworte diese Mail freundlich:
„Guten Tag, hier ist Petra Schulz (Kundennr. 30517, Ahornweg 7,
50667 Köln). Meine Bestellung 48213 kam beschädigt an. Nach meiner
Knieoperation kann ich das Paket gerade nicht selbst zur Post bringen.“

Nachher, mit allem, was die KI für die Antwort braucht, und ohne das, was sie nicht braucht:

Schreib eine kurze, freundliche Antwort an eine Kundin. Ihre Bestellung
kam beschädigt an, und sie kann das Paket gerade nicht selbst zur Post
bringen. Entschuldige dich und biete eine kostenlose Abholung und einen
Ersatz an. Lass Platzhalter für [ANREDE] und [BESTELLNUMMER].

Die Antwort wird genauso gut, weil der Grund für die Abholung reicht und die Operation keine Rolle spielt. Die Platzhalter füllst du vor dem Senden aus. Mehr Muster für gute Anweisungen stehen im Ratgeber Prompts für Unternehmen.

In Österreich und in der Schweiz

Die Ampel passt auch für Unternehmen in Österreich und in der Schweiz. Die Rechtsgrundlagen und die Behörden sind andere.

In Österreich gelten die DSGVO und ergänzend das Datenschutzgesetz (DSG). Die Datenschutzbehörde ist für datenschutzrechtliche Fragen zu KI-Systemen zuständig. Sie hält fest, dass sich der Einsatz von KI datenschutzrechtlich nicht von jeder anderen Verarbeitung unterscheidet, und verlangt für sensible Daten nach Art. 9 DSGVO zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2.

In der Schweiz gilt nicht die DSGVO, sondern das revidierte Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) betont, dass es direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Der roten Stufe entsprechen dort die besonders schützenswerten Personendaten nach Art. 5 Bst. c DSG, etwa Angaben zur Gesundheit, zu religiösen oder politischen Ansichten und zu strafrechtlichen Verfolgungen.

Das Berufsgeheimnis regeln beide Länder in eigenen Gesetzen. Frag dazu deine Kammer oder deinen Berufsverband.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Für die gelbe Stufe bringt GRETUS die Verträge und Einstellungen mit, die Entscheidung, was du eingibst, bleibt bei dir.

  • AVV mit einem Klick: Inhaber oder Admins schließen den Auftragsverarbeitungsvertrag im Konto ab, er gilt für die ganze Firma, auch in der Testphase. Alle Unterauftragsverarbeiter stehen mit Zweck und Ort in einer öffentlichen Liste. Mehr unter Sicherheit.
  • Kein Training durch GRETUS: GRETUS selbst trainiert keine KI mit deinen Inhalten. Was ein KI-Anbieter mit Eingaben darf, regeln Vertrag und Einstellungen dort, bei der inklusiven KI der Vertrag von GRETUS mit Mistral AI, mit eigenem KI-Schlüssel dein eigener Vertrag.
  • Daten in der EU: Betrieb und Speicher liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Mistral AI aus Frankreich speichert Daten standardmäßig in der EU, einen festen Ort für die Verarbeitung sagt Mistral nur für seinen EU-Endpunkt zu, den GRETUS heute nicht nutzt.
  • Keine Zugangsdaten im Chat: Zugänge zu Programmen liegen verschlüsselt und erreichen nie ein Sprachmodell. Das Gedächtnis soll keine Passwörter, Konto- oder Ausweisnummern speichern, und du kannst jeden Eintrag einsehen und löschen.

Besondere Kategorien und Berufsgeheimnisse bleiben auch mit GRETUS eine Frage für deine Datenschutzbeauftragte oder deinen Datenschutzbeauftragten.

Quellen

Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026:

Häufige Fragen

Darf ich eine Kundenmail in ChatGPT kopieren?

Nur in einem Firmenkonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag, bei dem Eingaben nicht zum Training verwendet werden, und nur so viel, wie die Aufgabe braucht. In ein privates Konto gehört keine Kundenmail. Enthält sie Gesundheitsangaben oder ein Berufsgeheimnis, lass diese Teile weg oder kläre den Fall vorher.

Ist ein Vorname allein anonym?

Nein, meistens nicht. Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO zählen alle Mittel, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden, um eine Person zu erkennen, also auch Zusammenhang, Firma, Datum oder Bestellnummer. Mit „Jonas aus der Buchhaltung“ oder „Sabine, die gestern wegen der Lieferung angerufen hat“ ist für dich und oft auch für andere eine bestimmte Person gemeint.

Sind pseudonymisierte Daten noch personenbezogen?

Ja. Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO gelten Daten, die sich mit zusätzlichen Informationen wieder einer Person zuordnen lassen, als personenbezogen. Pseudonymisieren senkt das Risiko, ersetzt aber weder Auftragsverarbeitungsvertrag noch Rechtsgrundlage.

Brauche ich für anonyme Texte einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Für wirklich anonyme Informationen gilt die DSGVO nach Erwägungsgrund 26 nicht, ein Vertrag ist dafür nicht nötig. Anonym ist ein Text aber erst, wenn sich niemand mehr mit vertretbarem Aufwand erkennen lässt, auch nicht über Zusammenhang, Datum oder Nummern. Im Zweifel behandle ihn als personenbezogen.

Was gehört auf keinen Fall in einen KI-Chat?

Passwörter, PINs, Zugangsdaten und Schlüssel für Programme. Gesundheitsdaten, andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und Berufsgeheimnisse gehören erst hinein, wenn Rechtsgrundlage, Vertrag und Schweigepflicht des Anbieters geklärt sind.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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