Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: November 2026
1. Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen GRETUS Software UG (haftungsbeschränkt), Telgter Str. 16, 48324 Sendenhorst („Anbieter“), und ihren Kunden über die Nutzung von GRETUS®.
1.2 GRETUS richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher können keinen Vertrag abschließen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
1.3 Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
2. Leistungen
2.1 GRETUS ist eine Software, die der Anbieter über das Internet bereitstellt (Software as a Service). Der Kunde nutzt sie im Browser und als App. Zum Leistungsumfang gehören insbesondere Chat und Sprache, eigene Assistenten, die nach Zeitplan oder bei neuen E-Mails arbeiten, Hinweise aus den eigenen Daten des Kunden, eine Wissensdatenbank, eine Kundenverwaltung mit Kontakten, Firmen, Vorgängen, Aufgaben und Angeboten, Freigaben und Protokoll, die Anbindung von Integrationen sowie Team-Funktionen. Maßgeblich ist die Beschreibung auf der Website zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses.
2.2 Der Anbieter entwickelt GRETUS laufend weiter. Er darf Funktionen ändern, ersetzen oder einstellen, soweit der vertraglich vorausgesetzte Zweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
2.3 Der Anbieter betreibt GRETUS mit der üblichen Sorgfalt. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nicht vereinbart. Wartungsarbeiten führt der Anbieter nach Möglichkeit zu nutzungsarmen Zeiten durch.
2.4 Es gelten die in GRETUS angezeigten technischen Grenzen, etwa für die Dateigröße von Uploads oder die Zahl der Läufe von Assistenten. Sie dienen dem stabilen Betrieb und dem Schutz vor Missbrauch.
3. KI-Modelle und eigener Schlüssel
3.1 Zur Leistung gehört die Nutzung von KI-Modellen über den Anbieter Mistral AI („inklusive KI“). Je vergebener Lizenz (Ziffer 6.2: einer Person zugewiesen) steht dafür ein monatliches Nutzungskontingent zur Verfügung, in der Testphase ein geringeres; das Testkontingent wird für höchstens drei Lizenzen berechnet, unabhängig von der Zahl der eingeladenen Mitglieder. Die Kontingente aller vergebenen Lizenzen eines Kunden bilden ein gemeinsames Kontingent für alle Funktionen, die über die inklusive KI laufen. Es gilt jeweils für einen Kalendermonat; nicht genutztes Kontingent verfällt und wird nicht in den Folgemonat übertragen. Den Stand zeigt GRETUS unter Einstellungen → KI.
3.2 Ist das Kontingent eines Kalendermonats ausgeschöpft, arbeitet GRETUS bis zum Ende des Kalendermonats in einem Sparmodus weiter. Dafür steht ein zusätzliches Nutzungsvolumen von bis zu der Hälfte des Monatskontingents zur Verfügung. Im Sparmodus stehen Funktionen mit besonders hohem Verbrauch, insbesondere das stärkere KI-Modell und die Sprachfunktionen, nicht zur Verfügung. Zusätzliche Kosten entstehen dem Kunden dadurch nicht.
3.3 Ist auch das Nutzungsvolumen des Sparmodus verbraucht, pausiert die inklusive KI bis zum Ende des Kalendermonats. Antworten, die bereits laufen, werden dabei nicht abgebrochen. Der Kunde kann GRETUS in diesem Fall mit einem eigenen Schlüssel nach Ziffer 3.4 sofort weiter nutzen. GRETUS zeigt den Stand des Kontingents unter Einstellungen → KI an und informiert Inhaber und Admins des Kunden, bevor das Kontingent ausgeschöpft ist und wenn der Sparmodus oder die Pause beginnt.
3.4 Alternativ kann der Kunde in GRETUS einen eigenen Schlüssel eines unterstützten KI-Anbieters hinterlegen (derzeit Mistral AI, Google, Anthropic oder OpenAI). Dafür schließt er einen eigenen Vertrag mit dem KI-Anbieter, der die Nutzung direkt mit dem Kunden abrechnet. Für die Nutzung über den eigenen Schlüssel gilt kein Kontingent nach Ziffer 3.1.
3.5 Für das Verhältnis zum KI-Anbieter bei eigenem Schlüssel gelten dessen Bedingungen. Kosten, Nutzungsgrenzen und Verfügbarkeit des KI-Anbieters liegen dann außerhalb des Einflusses des Anbieters.
3.6 Ergebnisse von KI-Modellen können unvollständig oder falsch sein. Der Kunde prüft Ergebnisse, bevor er sie verwendet, insbesondere bevor er sie an Dritte weitergibt oder Entscheidungen darauf stützt.
3.7 Verarbeitet GRETUS Inhalte Dritter, etwa eingehende E-Mails, Dokumente oder Webseiten, können diese Inhalte Anweisungen enthalten, die das Verhalten der KI beeinflussen sollen. Der Kunde prüft deshalb insbesondere Freigaben, die auf solchen Inhalten beruhen, bevor er sie erteilt.
3.8 Angaben wie die geschätzte Zahl verbleibender Nachrichten, die gesparte Zeit oder ihr Gegenwert im Wirkungsbericht sind Schätzungen. Sie dienen der Orientierung und sind keine Zusage einer bestimmten Leistung oder eines bestimmten Ergebnisses.
4. Integrationen und Aktionen
4.1 GRETUS kann Dienste Dritter anbinden, etwa das E-Mail-Postfach des Kunden, Microsoft 365, Kalender, Lexware Office, sevDesk, Notion oder Shopify. Die Anbindung erfolgt über Konten und Verträge des Kunden beim jeweiligen Anbieter; deren Bedingungen und Kosten trägt der Kunde.
4.2 Auf Schnittstellen und Verfügbarkeit dieser Dienste hat der Anbieter keinen Einfluss. Ändert ein Dienst seine Schnittstelle oder stellt sie ein, kann die Anbindung eingeschränkt sein oder entfallen.
4.3 Aktionen mit Außenwirkung, etwa das Senden einer Nachricht, führt GRETUS grundsätzlich erst nach Freigabe durch den Kunden aus. Lässt der Kunde einen Assistenten selbstständig handeln oder verzichtet er für eine Integration auf Freigaben, verantwortet er die so ausgeführten Aktionen selbst. Anlegen, Ändern und Löschen von Einträgen der Kundenverwaltung führt GRETUS nie ohne Freigabe aus, auch nicht bei selbstständig handelnden Assistenten.
4.4 Mit GRETUS erstellt der Kunde Angebote in eigenem Namen. Für Inhalt, Preise, Steuersätze, die Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen ist der Kunde verantwortlich, gegenüber Verbrauchern auch für die Informationspflichten und die Widerrufsbelehrung im Fernabsatz. Angebote sendet GRETUS nur nach Freigabe über das verbundene Postfach des Kunden. GRETUS stellt keine Rechnungen aus. Angenommene Angebote übergibt GRETUS nach Freigabe nur als Entwurf an die vom Kunden verbundene Buchhaltung; festschreiben, versenden und aufbewahren tut der Kunde dort. GRETUS ist kein Archiv im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
5. Registrierung, Testphase und Vertragsschluss
5.1 Mit der Registrierung legt der Kunde ein Konto an und kann GRETUS 7 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen. Zahlungsdaten sind dafür nicht nötig. Die Testphase endet automatisch; schließt der Kunde kein Abo ab, endet der Zugang. 30 Tage nach dem Ende der Testphase löscht der Anbieter das Konto mit allen Daten, sofern bis dahin kein Abo abgeschlossen wurde; 7 Tage vorher weist er Inhaber und Admins per E-Mail darauf hin.
5.2 Jedes Unternehmen kann die Testphase einmal nutzen. Der Anbieter kann weitere Registrierungen desselben Unternehmens ablehnen oder ohne neue Testphase anlegen.
5.3 Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde im Konto ein Abo abschließt und die Bestellung beim Zahlungsdienstleister Stripe bestätigt. Schließt der Kunde das Abo während der Testphase ab, beginnt der erste Abrechnungszeitraum erst mit ihrem Ende.
5.4 Der Kunde sorgt dafür, dass seine Angaben bei Registrierung und Abschluss zutreffen, insbesondere Firma, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
6. Preise und Zahlung
6.1 Es gelten die Preise, die beim Abschluss auf der Website und im Konto angezeigt werden. Sie gelten pro Lizenz und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die inklusive KI nach Ziffer 3.1 ist im Preis enthalten.
6.2 Eine Lizenz braucht jede Person, die selbst mit GRETUS arbeitet; Assistenten brauchen keine. Eine Lizenz ist einer Person zugeordnet und darf nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden; der Kunde kann sie jedoch jederzeit einer anderen Person zuweisen. Einladen ist kostenlos; anmelden und GRETUS nutzen kann nur, wer eine Lizenz hat. Abgerechnet wird die Zahl der Lizenzen, die der Kunde im Abo festlegt, unabhängig davon, wie viele davon vergeben sind. Erhöht der Kunde die Zahl, wird der Mehrbetrag für den laufenden Abrechnungszeitraum anteilig sofort berechnet. Senkt er sie, gilt der niedrigere Betrag ab dem nächsten Abrechnungszeitraum; für den laufenden Zeitraum gibt es keine Gutschrift. Senken ist nur bis zur Zahl der vergebenen Lizenzen möglich. Während der Testphase sind Lizenzen kostenlos.
6.3 Abgerechnet wird je nach gewählter Zahlungsweise monatlich oder jährlich im Voraus. Die Zahlung läuft über Stripe; Rechnungen stellt der Anbieter im Konto unter „Abo & Rechnungen“ bereit.
6.4 Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung sperren, bis die offenen Beträge bezahlt sind.
6.5 Der Anbieter kann die Preise zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums ändern. Er kündigt die Änderung mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall zum Inkrafttreten der Änderung kündigen.
7. Laufzeit und Kündigung
7.1 Das Abo läuft je nach Zahlungsweise einen Monat oder ein Jahr und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn es nicht gekündigt wird.
7.2 Der Kunde kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, selbst im Konto unter „Abo & Rechnungen“.
7.3 Der Anbieter kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen.
7.4 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde GRETUS rechtswidrig nutzt oder mit einer Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug ist.
7.5 Bis zum Vertragsende kann der Kunde alle Daten unter Einstellungen → Datenschutz exportieren, die Kundenverwaltung auch als CSV. Danach löscht der Anbieter die Daten nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, spätestens 30 Tage nach Vertragsende.
8. Pflichten des Kunden
8.1 Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen sein Konto nutzen. Jede Person meldet sich mit eigenen Zugangsdaten an; Zugangsdaten werden nicht geteilt. Für Handlungen der Personen in seinem Team ist er verantwortlich.
8.2 Der Kunde nutzt GRETUS nur im Rahmen der Gesetze. Er verarbeitet keine Inhalte, deren Nutzung Rechte Dritter verletzt, und setzt GRETUS nicht für unerwünschte Werbung, Täuschung oder Angriffe auf fremde Systeme ein.
8.3 Für Inhalte, die er eingibt, hochlädt oder über Integrationen zugänglich macht, ist der Kunde verantwortlich. Er stellt sicher, dass er sie verarbeiten darf. Das gilt auch für Daten seiner Kunden, Interessenten und Geschäftspartner in der Kundenverwaltung: Der Kunde sorgt für eine Rechtsgrundlage und informiert die Betroffenen nach Art. 13 und 14 DSGVO.
8.4 Nimmt der Kunde mit GRETUS Gespräche auf, etwa Besprechungen oder Telefonate, holt er vorher die Einwilligung aller Beteiligten ein. Das nicht öffentlich gesprochene Wort darf ohne Einwilligung nicht aufgenommen werden (§ 201 StGB).
8.5 Verarbeitet der Kunde personenbezogene Daten mit GRETUS, schließt er den Auftragsverarbeitungsvertrag ab (Einstellungen → Datenschutz).
9. Daten des Kunden
9.1 Personenbezogene Daten, die der Kunde in GRETUS verarbeitet, verarbeitet der Anbieter als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.
9.2 Der Anbieter nutzt Inhalte des Kunden nicht zum Training von KI-Modellen.
9.3 Der Kunde behält alle Rechte an seinen Inhalten und an den Ergebnissen, die GRETUS für ihn erzeugt, soweit an ihnen Rechte entstehen.
10. Nutzungsrechte
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare Recht ein, GRETUS für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Der Kunde darf GRETUS nicht an Dritte weitergeben oder weiterverkaufen.
11. Haftung
11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.
11.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
11.3 Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die schon bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
11.4 Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung nach Ziffer 11.2 je Vertragsjahr auf die Vergütung begrenzt, die der Kunde für die zwölf Monate vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat oder zu zahlen hätte. Während der kostenlosen Testphase haftet der Anbieter nur nach Ziffer 11.1.
11.5 Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter bei leichter Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der bei regelmäßiger Sicherung der Daten durch den Kunden, etwa über den Export nach Ziffer 7.5, für ihre Wiederherstellung nötig gewesen wäre.
11.6 Für Störungen, die auf höherer Gewalt oder anderen Ereignissen außerhalb seines Einflusses beruhen, etwa Ausfälle von Netzen, Rechenzentren oder Diensten Dritter, Streik oder behördliche Anordnungen, haftet der Anbieter nicht. Seine Leistungspflichten ruhen für die Dauer einer solchen Störung.
11.7 Die Ziffern 11.2 bis 11.6 gelten nicht in den Fällen der Ziffer 11.1.
12. Änderungen dieser AGB
Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, etwa neue Funktionen oder geänderte Gesetze. Er teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die Änderungen als angenommen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Seite zum Inkrafttreten kündigen. Für Preise gilt Ziffer 6.5; die Hauptleistungen ändern sich auf diesem Weg nicht.
13. Schlussbestimmungen
13.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
13.2 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters.
13.3 Erklärungen zum Vertrag können per E-Mail abgegeben werden, soweit nichts anderes bestimmt ist.
13.4 Vertragssprache ist Deutsch. Übersetzungen dienen nur der Information; maßgeblich ist die deutsche Fassung.
13.5 Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.