Proaktiver KI-Assistent fürs Büro Du musst nicht fragen.
GRETUS® meldet sich von selbst, wenn eine neue Mail eine Antwort braucht, legt dir morgens deinen Tag zurecht und erinnert dich an Angebote und Kunden, bei denen etwas liegen bleibt.
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Antwort nötig Du siehst sofort, welche Mails eine Antwort brauchen.
GRETUS schaut etwa alle 2 Minuten in dein verbundenes Postfach, sagt dir Bescheid, wenn eine neue Mail eine Antwort von dir braucht, und schreibt dir auf Knopfdruck einen Entwurf.
- Je Mail Art, Dringlichkeit und ein kurzer Grund
- Antwortentwurf erst auf Knopfdruck, dann zur Freigabe
- Newsletter, automatische und schon gelesene Mails bleiben außen vor
- Dringend meldet sich GRETUS höchstens einmal am Tag und nur bei Absendern, die du kennst
- 2-mal „Nicht wichtig“ beim selben Absender in 30 Tagen, dann meldet GRETUS ihn nicht mehr, bei Firmenadressen die ganze Domain
- Wahlweise als Mitteilung oder nur unter „Vorschläge“
- Antwortet ein Kunde auf ein offenes Angebot, zeigt GRETUS dir das Angebot dazu, annehmen oder ablehnen entscheidest du
Jana Lindner: Anfrage Badsanierung
Guten Morgen, wir möchten unser Bad im Frühjahr erneuern lassen. Können Sie uns ein Angebot machen und vorher vorbeikommen?
- Art: Anfrage
- Dringend: Nein
- Grund: Möchte ein Angebot und einen Besichtigungstermin
Antwort an Jana Lindner (Wartet auf deine Freigabe)
Guten Tag Frau Lindner, vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern sehen wir uns Ihr Bad vor Ort an. Passt Ihnen [Termin]? Viele Grüße
Tobias Hartmann: Unterlagen bis Freitag
Hallo, für die Abnahme brauche ich bis Freitag noch die Rechnung und die Garantieunterlagen. Sonst verschiebt sich der Termin.
- Art: Frist
- Dringend: Ja
- Grund: Braucht Rechnung und Garantieunterlagen bis Freitag
Antwort an Tobias Hartmann (Wartet auf deine Freigabe)
Guten Tag Herr Hartmann, danke für den Hinweis. Rechnung und Garantieunterlagen schicken wir Ihnen bis [Tag]. Viele Grüße
Miriam Ostermann: Termin nächste Woche?
Hallo, hätten Sie nächste Woche Zeit für ein kurzes Gespräch zu unserem Umbau? Dienstag oder Mittwoch würde gut passen.
- Art: Termin
- Dringend: Nein
- Grund: Schlägt Dienstag oder Mittwoch für ein Gespräch vor
Antwort an Miriam Ostermann (Wartet auf deine Freigabe)
Guten Tag Frau Ostermann, gern sprechen wir über Ihren Umbau. Am [Tag] um [Uhrzeit] hätte ich Zeit. Passt Ihnen das? Viele Grüße
Peter Krämer: Falsche Fliesen geliefert
Guten Tag, heute wurden graue statt weiße Fliesen geliefert. Die Handwerker stehen morgen früh bereit. Bitte melden Sie sich schnell.
- Art: Beschwerde
- Dringend: Ja
- Grund: Falsche Lieferung, Arbeiten beginnen morgen
Antwort an Peter Krämer (Wartet auf deine Freigabe)
Guten Tag Herr Krämer, das tut mir leid. Wir klären die Lieferung sofort und melden uns bis [Uhrzeit] mit einer Lösung. Viele Grüße
Sabine Roth: Frage zu Ihrem Angebot
Hallo, danke für das Angebot. Ist die Montage im Preis schon enthalten, oder kommt sie noch dazu?
- Art: Rückfrage
- Dringend: Nein
- Grund: Fragt, ob die Montage im Preis enthalten ist
Antwort an Sabine Roth (Wartet auf deine Freigabe)
Guten Tag Frau Roth, danke für Ihre Frage. Die Montage ist [enthalten / kommt dazu]. Viele Grüße
Gibst du ihn frei, liegt der Entwurf in deinem Postfach. Gesendet wird nichts.
Dein Tag Dein Tag ist sortiert, bevor du anfängst.
Werktags standardmäßig um 07:30 Uhr, oder wann du willst, legt GRETUS dir Termine, fällige Aufgaben, Mails mit „Antwort nötig“ und offene Vorschläge zusammen, statt dass du alles einzeln zusammensuchst.
- Nur an Tagen, an denen es etwas gibt
- Ganz ohne KI, einzeln abschaltbar
- Hinweis vor Terminen wahlweise 5, 15 oder 30 Minuten vorher
- Dauert deine Ruhezeit länger, kommt der Überblick direkt danach
- In der Ruhezeit warten normale Meldungen, bis sie vorbei ist
- Für Termine braucht es einen verbundenen Kalender
- 07:30 Dein Tag: 3 Termine, 2 fällige Aufgaben, 1 Mail braucht eine Antwort.
- Morgens Angebot an Sabine Roth offen: Seit 7 Tagen ohne Antwort. Soll ich nachfassen?
- 10:07 Antwort nötig: Peter Krämer: Falsche Lieferung, Arbeiten beginnen morgen.
- 13:45 Besichtigung bei Jana Lindner: Um 14:00 Uhr: Besichtigung bei Jana Lindner (Gartenweg 3), in 15 Minuten.
Uhrzeit von „Dein Tag“ wie in der App voreingestellt, die übrigen Zeiten und Namen sind Beispiele.
Kundenhinweise Nichts bleibt liegen.
Jeden Morgen schaut GRETUS in deine Kundendaten und erinnert dich an offene Angebote, ruhende Vorgänge und Kunden, von denen du lange nichts gehört hast.
- Angebot seit 7 Tagen ohne Entscheidung
- Offener Vorgang seit 14 Tagen ohne Bewegung
- Kunde mit Auftrag oder Angebot seit 3 Monaten ohne Kontakt
- Höchstens 3 Hinweise am Tag, der Rest kommt an den nächsten Tagen
- Nur zu dem, wofür du zuständig bist oder was du ohne Zuständigen angelegt hast
- Mit Postfach und KI bei voller Leistung liegt zu offenen Angeboten ein Nachfass-Entwurf zur Freigabe bereit
- Nach 7 Tagen: Angebot an Sabine Roth offen Gesendet, seitdem keine Antwort. Soll ich nachfassen?
- Nach 14 Tagen: Ruht: Umbau Ostermann Seit der letzten Notiz hat sich nichts getan.
- Nach 3 Monaten: Lange nichts gehört: Familie Brandt Letzter Auftrag abgeschlossen, seitdem kein Kontakt.
Grenzen Was GRETUS dabei nicht tut.
GRETUS meldet sich nur, solange du es willst, und speichert dabei so wenig wie möglich.
- „E-Mails mitlesen“, Tagesüberblick und Kundenhinweise einzeln abschaltbar
- Im Sparmodus, in der Pause oder am Monatslimit stuft GRETUS keine Mails ein
- Bis zu 150 eingestufte Mails am Tag, darüber meldet GRETUS nichts mehr
- Ältere Mails holt GRETUS nicht nach, nur was nach dem Einschalten neu ankommt
- Gespeichert werden nur Absender, Betreff und der kurze Grund, nie der Mailtext
- Die KI bekommt nur Absender, Betreff, Datum und den Anfang des Textes
- Die Einstufung zählt zum KI-Verbrauch eurer Firma
Häufige Fragen
Schickt GRETUS Antworten von selbst ab?
Nein. Einen Antwortentwurf schreibt GRETUS erst, wenn du auf „Antwort entwerfen“ tippst, und nach deiner Freigabe liegt er als Entwurf in deinem Postfach. Gesendet wird nichts.
Kann ich einstellen, wann und wie GRETUS sich meldet?
Ja. Unter Einstellungen → Mitteilungen schaltest du „E-Mails mitlesen“, den Tagesüberblick und die Kundenhinweise einzeln ab, legst deine Ruhezeit fest und wählst, ob „Antwort nötig“ als Mitteilung kommt oder nur unter „Vorschläge“ steht.
Was bekommt die KI von meinen Mails zu sehen?
Nur Absender, Betreff, Datum und den Anfang des Textes, und das nur bei Mails, die die Regeln ohne KI nicht schon aussortiert haben. Die Einstufung nutzt das günstigste Modell eures KI-Anbieters, gespeichert werden nur Absender, Betreff und ein kurzer Grund, nie der Mailtext.
Welche Mails meldet GRETUS nicht?
Newsletter, automatische Antworten, Mails von noreply-Adressen, schon gelesene Mails und Absender, die du stumm geschaltet hast. Im Zweifel meldet GRETUS nichts.
Weiterlesen
- KI für Geschäftsführer – Aufgaben, Beispiele, Einstieg: Wie Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen mit einem KI-Assistenten den Tag vorbereiten, Fristen im Blick behalten und Zeit im Postfach sparen.
- KI-Agenten für Unternehmen: Ein KI-Mitarbeiter in GRETUS ist ein KI-Agent, der wiederkehrende Arbeit für dich erledigt, etwa dein Morgen-Briefing oder Entwürfe für Antworten und Nachfass-Mails, und sich mit dem Ergebnis meldet.
- E-Mail und Kalender: Als KI-E-Mail-Assistent schreibt GRETUS Antworten auf Kundenanfragen in deinem Postfach vor, die du standardmäßig nur noch freigibst, und bereitet dich auf deine Termine vor.
- Kunden und Angebote: GRETUS schreibt deine Angebote als PDF mit deinem Logo und führt Kontakte, Firmen, Vorgänge und Aufgaben für dich im Chat, ein eigenes CRM brauchst du dafür nicht.
Lass GRETUS aufpassen.
Verbinde dein Postfach in der Einrichtung, dann meldet sich GRETUS, sobald eine neue Mail eine Antwort von dir braucht.