KI für Geschäftsführer – Aufgaben, Beispiele, Einstieg

Wo die Zeit verloren geht

In kleinen und mittleren Unternehmen landet viel bei der Geschäftsführung: Kundenanfragen, interne Rückfragen, Angebote, Rechnungen, Termine. Der Großteil davon ist nicht schwierig, aber zeitraubend, weil Informationen aus vielen Quellen zusammengesucht werden müssen.

Ein KI-Assistent setzt genau dort an: Er sammelt, sortiert und bereitet vor. Du entscheidest.

Das ist auch einer der häufigsten Einsatzzwecke. Laut Eurostat nutzten 2025 rund 31 Prozent der Unternehmen in der EU, die KI einsetzten, sie für Verwaltungsabläufe oder die Unternehmensführung. Unternehmen, die KI erwogen und dann doch nicht eingesetzt hatten, nannten am häufigsten fehlendes Fachwissen (71 Prozent), danach unklare rechtliche Folgen (53 Prozent) und Sorgen um den Datenschutz (49 Prozent). Darum lohnt ein kleiner, überschaubarer Anfang wie das Briefing unten.

Das Morgen-Briefing

Der einfachste Einstieg ist eine Zusammenfassung zum Start in den Tag. In GRETUS legst du dafür mit der Vorlage Morgen-Briefing einen KI-Mitarbeiter an: Er schickt dir werktags um 7:30 deine Termine, die E-Mails, die eine Antwort von dir brauchen, und deine offenen Erinnerungen. Mehr Tiefe bekommst du, wenn du seine Anweisungen erweiterst, sodass er zum Beispiel:

• die neuen E-Mails seit gestern Abend nach Dringlichkeit sortiert
• die Termine des Tages mit den passenden Unterlagen aus der Wissensdatenbank verbindet
• Fristen und Wiedervorlagen aus deinen Notizen und Erinnerungen nennt
• auffällige Zahlen aus Shop, CRM oder Zahlungsdienst meldet

Ein Beispiel für die Beschreibung eines solchen KI-Mitarbeiters:

Werktags um 7:30 fasst du meine neuen E-Mails zusammen, nennst die drei wichtigsten Aufgaben für heute und prüfst, ob zu meinen Terminen Unterlagen in der Wissensdatenbank liegen.

Wie Zeitpläne funktionieren, steht im Ratgeber Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen.

Beispiel: ein vollständiges Morgen-Briefing

So könnte ein Briefing an einem Dienstag aussehen, wenn der KI-Mitarbeiter Kalender, Postfach und Wissensdatenbank nutzt. Namen, Firmen und Termine sind erfunden:

Guten Morgen, hier ist dein Dienstag, 10. November.

Termine: 9:00 Teambesprechung, die Wochenplanung liegt im Wissen unter „Organisation“. 11:30 Telefonat mit Julia Brandt von der Brandt GmbH. Zuletzt ging es per E-Mail um die Verlängerung des Wartungsvertrags, sie wollte bis heute ein Angebot. 15:00 Termin mit der Steuerberatung, die Unterlagen zur Umsatzsteuer liegen im Ordner „Finanzen“.

Braucht deine Antwort (3 von 24 neuen E-Mails): Thomas Becker von Wolf & Partner fragt nach einem Termin für die Abnahme nächste Woche. Die Bank bittet bis Freitag um ein unterschriebenes Dokument. Ein Lieferant kündigt eine Preiserhöhung ab Januar an und bittet um Rückmeldung.

Erinnerungen: Angebot für die Brandt GmbH verschicken (heute, vor dem Telefonat). Urlaubsplanung für Dezember freigeben (morgen).

Wichtigste Aufgabe heute: das Angebot für die Brandt GmbH, weil Julia Brandt um 11:30 danach fragen wird.

Das Beispiel zeigt, worauf es ankommt: Termine stehen mit dem Zusammenhang da, den du für das Gespräch brauchst. Von vielen neuen E-Mails erscheinen nur die, bei denen du gefragt bist. Und am Ende verbindet das Briefing Termine, E-Mails und Erinnerungen zu einer klaren Aufgabe. Prüfe die Angaben trotzdem, bevor du auf ihrer Grundlage etwas zusagst, denn auch ein gutes Briefing kann eine E-Mail falsch einordnen.

So formulierst du dein eigenes Briefing

Starte mit der Vorlage Morgen-Briefing und passe ihre Anweisungen in eigenen Worten an. Diese sechs Bausteine helfen dabei:

Zusammengesetzt ergibt das zum Beispiel diesen Auftrag:

Schick mir werktags um 7:30 ein Briefing. Zuerst Dringendes, dann meine Termine nach Uhrzeit, jeweils mit dem, worum es zuletzt per E-Mail ging, und mit passenden Unterlagen aus dem Wissen. Danach die E-Mails seit gestern, die eine Antwort von mir brauchen, und meine offenen Erinnerungen. Newsletter und Werbung lässt du weg. Höchstens zehn Zeilen, keine Einleitung, und zum Schluss die eine Aufgabe, die heute am wichtigsten ist.

Lies das Briefing eine Woche lang bewusst und notiere, was fehlt oder stört. Dann sagst du es dem KI-Mitarbeiter, etwa „Termine ohne andere Personen brauchst du nicht zu erwähnen“. Mit jeder Runde passt das Briefing besser zu deinem Alltag.

Variante: der Wochenausblick am Freitag

Wer morgens wenig Zeit hat, kommt mit einem Blick pro Woche oft weiter. Dafür gibt es in GRETUS die Vorlage Wochenausblick: Der KI-Mitarbeiter schickt dir jeden Freitag um 16 Uhr, welche Termine nächste Woche anstehen, was du dafür vorbereiten solltest und welche E-Mails noch auf deine Antwort warten.

Möchtest du dazu einen kurzen Rückblick auf die laufende Woche, ergänzt du die Anweisungen zum Beispiel so:

Beginne mit einem kurzen Rückblick auf diese Woche: welche Termine stattgefunden haben, welche E-Mails ich beantwortet habe und was ich zugesagt habe. Danach wie gewohnt der Ausblick auf die nächste Woche. Zum Schluss drei Dinge, die ich am Montag zuerst erledigen sollte.

So beginnt das Wochenende mit einem klaren Stand, und der Montag startet mit einem Plan. Morgen-Briefing und Wochenausblick lassen sich auch kombinieren, dann wird das tägliche Briefing kürzer, weil der Überblick über die Woche schon am Freitag kam.

Postfach und Antworten

Mit verbundenem Postfach, etwa bei IONOS, Strato oder Gmail, fasst GRETUS lange Verläufe zusammen und schreibt Antwortentwürfe in deinem Ton. Gesendet wird standardmäßig erst nach deiner Freigabe. Du siehst Empfänger und Text vorher vollständig. Wie du mit festen Lesezeiten, Vorlagen und klaren Zuständigkeiten weniger Zeit im Postfach verbringst, zeigt der Ratgeber E-Mail-Flut reduzieren.

Termine und Erinnerungen

Mit verbundenem Kalender kennt GRETUS deine Termine, findet freie Zeiten und legt standardmäßig nach deiner Freigabe neue an. Erinnerungen setzt du im Chat in eigenen Worten: „Erinnere mich Freitag um 10 an das Angebot für Müller.“

Vor Terminen meldet sich GRETUS von selbst. In der Ruhezeit, standardmäßig von 22 bis 7 Uhr, kommen Hinweise zu Terminen nur still in die Glocke, andere nicht dringende Mitteilungen warten bis zu ihrem Ende. Dringendes erreicht dich sofort, und Erinnerungen, die du selbst bestellt hast, kommen auch in der Ruhezeit.

Überblick über alles, was wartet

Wer mehrere KI-Mitarbeiter einsetzt, braucht einen zentralen Ort für Entscheidungen. In GRETUS sammelt die Seite Vorschläge alles, was auf deine Zustimmung wartet, quer über alle Gespräche. Die Glocke oben rechts zeigt neue Ergebnisse und Hinweise. Das Protokoll zeigt im Nachhinein jede Aktion mit Zeitpunkt und Entscheidung.

Was es bringt, schwarz auf weiß

Ob sich ein Assistent lohnt, lässt sich messen. Der Wirkungsbericht in GRETUS zählt jede erledigte Aufgabe mit einer vorsichtig geschätzten Zeit und rechnet sie mit deinem Stundensatz in einen Gegenwert um. Am Monatsanfang kommt eine Zusammenfassung des Vormonats.

Tipps für den Einstieg

• Mit einem Assistenten anfangen, nicht mit fünf. Das Briefing ist ein guter erster Kandidat.
• Anweisungen nachschärfen: Was im Briefing fehlt oder stört, sagst du dem Assistenten in eigenen Worten.
• Rechte klein halten: Der Briefing-Assistent braucht Kalender und Postfach, aber keinen Zugriff auf den Shop.
• Team mitnehmen: Wie die Einführung gelingt, steht im Ratgeber KI im Team einführen.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS bündelt das für die Geschäftsführung: das Morgen-Briefing als Vorlage, Antwortentwürfe aus deinem Postfach, Termine und Erinnerungen und einen Wirkungsbericht mit der gesparten Zeit. Wie das zusammen aussieht, zeigt die Seite GRETUS für die Geschäftsführung, wie KI-Mitarbeiter mit Zeitplan arbeiten, die Seite KI-Mitarbeiter, den Bericht die Seite Wirkungsbericht. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, abgerufen am 9. November 2026.

• Eurostat: Use of artificial intelligence in enterprises, Daten für 2025, Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten, englisch

Häufige Fragen

Liest ein KI-Assistent alle meine E-Mails?

Nur, wenn du ihm dein Postfach verbindest. Dann kann er lesen, was du selbst dort siehst, deshalb solltest du festlegen, welche Assistenten darauf zugreifen. Inhalte aus E-Mails sollte er als Information behandeln, nicht als Anweisung, wie GRETUS das tut.

Welche Aufgaben sollte ich als Geschäftsführer nicht an KI abgeben?

Entscheidungen, Zusagen an Kunden und Mitarbeitende und alles mit rechtlicher Wirkung, etwa Kündigungen oder Vertragsänderungen. KI bereitet vor, fasst zusammen und erinnert, die Verantwortung bleibt bei dir. Auch Termine sollte sie nur nach deiner Freigabe zusagen.

Hilft KI bei der Vorbereitung auf Termine?

Ja. Ein Assistent kann vor einem Termin zusammenfassen, was du mit der Person zuletzt besprochen hast, und passende Unterlagen aus Postfach und Firmenwissen heraussuchen. So gehst du vorbereitet ins Gespräch, ohne selbst zu suchen.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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