KI im Büro – Aufgaben, die du abgeben kannst

Was ein KI-Assistent im Büro übernimmt

Im Büroalltag übernimmt ein KI-Assistent die Vorarbeit: Er liest, fasst zusammen, schreibt Entwürfe und erinnert an Termine und Fristen. Was davon dein Büro verlässt, entscheidest du. Am meisten bringt das bei Aufgaben, die oft vorkommen, einem Muster folgen und deren Ergebnis du schnell prüfen kannst.

Viele Unternehmen nutzen KI bereits. Laut Eurostat setzten 2025 rund 20 Prozent der Unternehmen in der EU mit mindestens zehn Beschäftigten KI ein, knapp ein Drittel davon für Verwaltung oder Unternehmensführung. In Deutschland nutzen nach einer Bitkom-Umfrage vom September 2026 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI, am häufigsten im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen.

Sechs Büroaufgaben im Überblick: bisher und mit KI

Die Arbeit verschiebt sich vom Selbermachen zum Prüfen. So sieht das bei den typischen Aufgaben aus:

Post und E-Mails: erst der Überblick, dann die Antwort

Im Posteingang mischen sich Wichtiges und Routine. Ein KI-Assistent mit Zugriff auf dein Postfach fasst neue Nachrichten zusammen, ordnet sie nach Dringlichkeit und schreibt Antwortentwürfe in deinem Ton. Statt jede Mail einzeln zu öffnen, liest du eine Übersicht und prüfst nur noch die Entwürfe. Gewohnheiten, die auch ohne KI weniger Mails bringen, stehen im Ratgeber E-Mail-Flut reduzieren.

Ein Auftrag im Chat könnte so lauten (Beispiel):

Fass mir die Mails seit gestern Abend zusammen. Was ist dringend, und wo fehlt noch eine Antwort von uns?

Papierpost bindest du ein, indem du sie fotografierst. Der Assistent liest das Foto, fasst den Brief zusammen und schlägt eine Antwort vor. Wie du Antworten Schritt für Schritt vorbereitest, steht im Ratgeber E-Mails mit KI beantworten. Wie du dein Postfach anbindest, auch bei IONOS, GMX oder Gmail, zeigt der Ratgeber Postfach mit KI verbinden.

Termine und Erinnerungen: der Tag ist vorbereitet

Mit Zugriff auf deinen Kalender kennt ein Assistent deine Termine, findet freie Zeiten und erinnert rechtzeitig. Morgens fasst er zusammen, was ansteht, und sucht passende Unterlagen heraus. Erinnerungen setzt du in eigenen Worten, etwa „Erinnere mich Freitag um 10 an das Angebot für die Brandt GmbH“.

Statt zwischen Kalender, Postfach und Notizzetteln zu wechseln, liest du den Tag als eine Übersicht. Zusagen und Absagen bleiben bei dir. Mustertexte, mit denen du Kunden einen Termin bestätigst oder sie daran erinnerst, stehen im Ratgeber Terminbestätigung und Terminerinnerung schreiben.

Anfragen: erfassen, beantworten, nachhalten

Kundenanfragen kommen per Mail, über das Kontaktformular oder als Telefonnotiz. Ein Assistent fasst jede Anfrage kurz zusammen, bereitet eine Antwort aus deinen Preislisten, Leistungsbeschreibungen und häufigen Fragen vor und legt eine Wiedervorlage an, damit nichts liegen bleibt. Statt Informationen aus mehreren Programmen zusammenzusuchen, prüfst du einen fertigen Entwurf.

Wie das im Service aussieht, steht im Ratgeber KI im Kundenservice. Mustertexte für typische Anfragen findest du im Ratgeber Kundenanfrage beantworten, für Beschwerden im Ratgeber Reklamation beantworten. Eine Vorlage für Anrufe, mit Pflichtfeldern und Rückrufliste fürs Team, findest du im Ratgeber Telefonnotiz-Vorlage.

Protokolle: aus Stichpunkten oder Aufnahme

Nach einer Besprechung macht ein Assistent aus deinen Stichpunkten oder einer Aufnahme ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben. Auf Wunsch entwirft er die Mail an die Teilnehmenden und setzt Erinnerungen für die nächsten Schritte. Statt abzutippen, prüfst du, ob alles stimmt. Was in ein Protokoll gehört und wie du es mit KI erstellst, steht im Ratgeber Besprechungsprotokoll mit KI.

Nimm Gespräche nur auf, wenn alle Beteiligten zugestimmt haben. In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar (§ 201 StGB), und Aufnahmen sind personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Angebote: aus Stichpunkten ein Entwurf

Angebote bestehen meist aus denselben Bausteinen: Leistungen, Mengen, Preise, Umsatzsteuer und Bedingungen. Ein Assistent macht aus ein paar Stichpunkten einen Entwurf, rechnet Summen und Steuer und nutzt dabei deine Preisliste. Du prüfst Preise und Formulierungen und gibst das Angebot frei. Bleibt eine Antwort aus, bereitet er nach einigen Tagen eine Nachfass-Mail vor.

Ein Auftrag könnte so lauten (Beispiel):

Erstelle ein Angebot für die Brandt GmbH: drei Tage Beratung vor Ort und Reisekosten pauschal, Preise wie in unserer Preisliste.

Welche Angaben ein Angebot braucht, steht im Ratgeber Angebote mit KI schreiben, Mustertexte und den richtigen Zeitpunkt zum Nachfassen im Ratgeber Angebot nachfassen. Bleibt nach dem Auftrag die Zahlung aus, hilft der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.

Recherche: Antworten mit Quellen

Ob Vergleich von Lieferanten, Vorbereitung auf ein Kundengespräch oder Fragen zu einer neuen Vorschrift: Ein Assistent mit Websuche fasst zusammen, was er findet, und nennt die Quellen. Mit einer Wissensdatenbank sucht er auch in deinen eigenen Dokumenten, etwa in Verträgen, Handbüchern oder Preislisten. Mehr dazu im Ratgeber Firmenwissen mit KI durchsuchbar machen.

KI kann sich irren. Prüfe wichtige Angaben an der Quelle, bevor du dich darauf verlässt.

So fängst du mit KI im Büro an

1. Eine Woche notieren: Welche Büroaufgaben fallen an, wie oft, und wie lange dauern sie?
2. Eine Aufgabe wählen: häufig, nach Muster, Fehler mit wenig Folgen. Ein guter Anfang ist die Zusammenfassung des Posteingangs oder ein Überblick am Morgen.
3. Regeln klären: Welche Daten darf die KI sehen, welcher Anbieter verarbeitet sie, und wer prüft die Ergebnisse? Siehe KI DSGVO-konform nutzen und Europäische KI.
4. Mit Freigabe starten: Lass dir in den ersten Wochen jeden Entwurf vorlegen und schärfe die Anweisungen nach, wenn etwas nicht passt.
5. Auswerten und erweitern: Vergleiche nach einigen Wochen mit deinen Notizen aus Schritt 1. Läuft eine Aufgabe zuverlässig, kann ein Assistent sie nach Zeitplan erledigen, siehe Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen. Wie du so einen Assistenten aufsetzt wie eine neue Stelle, steht im Ratgeber KI-Mitarbeiter erstellen.

Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen nach dem AI Act Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen (Art. 4 AI Act). Ein bestimmtes Niveau schreibt das Gesetz nicht vor, eine kurze Einführung in Möglichkeiten und Grenzen ist ein guter Anfang. Wie das im Team gelingt, steht im Ratgeber KI im Team einführen.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er arbeitet in deinem vorhandenen Postfach, etwa bei IONOS, Strato, GMX oder Gmail, und mit deinem Kalender. Was nach außen geht oder Daten ändert, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor, und jede Aktion steht im Protokoll.

• Post: Zusammenfassungen und Antwortentwürfe in deinem Postfach, Briefe als Foto im Chat, siehe E-Mail und Kalender
• Anfragen: nach deiner Freigabe als Kontakt mit Vorgang, ohne eigenes CRM
• Protokolle: mit Aufgaben aus einer hochgeladenen Aufnahme, verschriftet über den KI-Anbieter deiner Firma
• Angebote: als PDF mit Positionen, Umsatzsteuer und Logo, verschickt über dein Postfach
• Recherche: Websuche mit Quellen und Firmenwissen mit Quellenangabe
• Routine: eigene KI-Mitarbeiter mit Zeitplan, etwa „Morgen-Briefing“ oder „Antworten vorbereiten“

In der Testphase probierst du GRETUS mit deinen eigenen Aufgaben aus, ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist schon dabei. Wie dein Tag mit einem Überblick aus Kalender und Postfach beginnt, zeigt die Seite Morgen-Briefing für die Geschäftsführung.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

• Eurostat: Use of artificial intelligence in enterprises, Daten für 2025, Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten, englisch
• Bitkom: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, Presseinformation vom 14. September 2026, Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland
• AI Act Service Desk der EU-Kommission: Artikel 4: KI-Kompetenz
• Strafgesetzbuch: § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
• EUR-Lex: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 4 Nr. 1

Häufige Fragen

Was ist ein KI-Büroassistent?

Ein KI-Büroassistent ist ein KI-Assistent, der Büroarbeit vorbereitet. Er fasst E-Mails zusammen, schreibt Entwürfe für Antworten, Protokolle und Angebote, behält Termine im Blick und recherchiert mit Quellen. Was davon verschickt wird, entscheidest du.

Welche Büroaufgaben eignen sich am besten für KI?

Am besten eignen sich Aufgaben, die oft vorkommen, einem Muster folgen und deren Ergebnis du schnell prüfen kannst. Typisch sind Zusammenfassungen des Posteingangs, Antwortentwürfe auf häufige Anfragen, Protokolle und Angebotsentwürfe. Weniger geeignet sind Einzelfälle mit viel Abstimmung.

Kann KI Briefe aus der Papierpost lesen?

Ja, wenn du sie fotografierst. Viele KI-Assistenten lesen Fotos von Briefen und fassen sie zusammen. In GRETUS schickst du das Foto in den Chat, gescannte PDFs ohne Textebene kann GRETUS dagegen nicht lesen.

Darf ich Besprechungen für ein KI-Protokoll aufnehmen?

Nur, wenn alle Beteiligten zugestimmt haben. In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen nichtöffentlicher Gespräche nach § 201 StGB strafbar, und Aufnahmen sind personenbezogene Daten. Ein Protokoll entsteht auch ohne Aufnahme, aus deinen Stichpunkten.

Wie viel Zeit spart KI im Büro?

Das hängt von deinen Aufgaben ab, eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht. Notiere vorher, wie lange eine Aufgabe dauert, und vergleiche nach einigen Wochen. GRETUS zeigt dazu im Wirkungsbericht eine vorsichtige Schätzung der gesparten Zeit.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

Lass GRETUS mit deinem eigenen Postfach, Kalender und Firmenwissen für dich arbeiten.

7 Tage kostenlos testen · Demo anfragen