Angebot nachfassen – Mustertexte, Zeitpunkt und Grenzen

Wann du nachfassen solltest

Viele Angebote bleiben nicht liegen, weil der Kunde Nein sagen will, sondern weil die Entscheidung im Alltag untergeht. Eine Nachfrage zur richtigen Zeit erinnert, ohne zu drängen. Eine feste Regel gibt es nicht. Dieser Rhythmus ist ein Vorschlag, an dem du dich orientieren kannst, für ein Angebot mit vier Wochen Gültigkeit:

Bei großen Aufträgen, an denen mehrere Personen entscheiden, darf der Abstand größer sein. Hat der Kunde selbst einen Termin genannt, etwa „Wir entscheiden Ende des Monats“, fasst du danach nach und nicht vorher. Damit du weißt, welches Angebot wann fällig ist, reicht eine einfache Liste offener Vorgänge, wie sie der Ratgeber Kunden verwalten ohne CRM beschreibt.

Der einfachste Trick steht schon im Angebot: Schreib in den Begleittext, wann du dich meldest, etwa „Ich melde mich nächste Woche kurz bei Ihnen.“ Dann erwartet der Kunde die Nachfrage. Wie du das Angebot selbst schreibst, steht im Ratgeber Angebote mit KI schreiben.

Vier Mustertexte für E-Mails

Namen, Nummern, Beträge und Daten sind Beispiele, passend zum Malerbetrieb aus dem Ratgeber zu Angeboten: Angebot AN-2026-0012 vom 3. November über 1.413,13 Euro, gültig bis 1. Dezember. Die Texte sind in der Sie-Form, wie im Geschäftsverkehr üblich.

Muster 1: erste Nachfrage nach etwa 7 Tagen. Kurz, mit Bezug auf das Angebot und einer einfachen Frage.

Betreff: Nachfrage zu unserem Angebot AN-2026-0012

Guten Tag Frau Lehmann,

vor einer Woche haben wir Ihnen unser Angebot für die Malerarbeiten in Wohnzimmer und Flur geschickt. Haben Sie noch Fragen dazu, oder sollen wir etwas anpassen, etwa den Zeitraum oder die Farbe?

Das Angebot gilt bis zum 1. Dezember.

Viele Grüße, [Name]

Muster 2: zweite Nachfrage mit neuem Betreff. Ein neuer Betreff fällt im Postfach eher auf als „AW: Nachfrage“. Bring etwas Neues ein, das zum Angebot gehört, und keine weiteren Produkte.

Betreff: Malerarbeiten Wohnzimmer und Flur: Termin im Januar?

Guten Tag Frau Lehmann,

für die Malerarbeiten aus unserem Angebot AN-2026-0012 könnten wir im Januar beginnen. Passt Ihnen das grundsätzlich? Wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, ist das kein Problem. Eine kurze Antwort hilft uns bei der Planung.

Viele Grüße, [Name]

Muster 3: die Gültigkeit läuft ab. Ein sachlicher Hinweis auf eine Frist, die es wirklich gibt.

Betreff: Unser Angebot AN-2026-0012 gilt noch bis 1. Dezember

Guten Tag Frau Lehmann,

unser Angebot für die Malerarbeiten gilt noch bis zum 1. Dezember. Möchten Sie den Auftrag erteilen, genügt eine kurze Antwort auf diese E-Mail. Brauchen Sie mehr Zeit, sagen Sie mir gern Bescheid, dann besprechen wir eine neue Frist.

Viele Grüße, [Name]

Nenne nur Fristen, Termine und Preise, die stimmen. Eine erfundene Frist, die zur schnellen Entscheidung drängen soll, kann als Irreführung gelten (§ 5 UWG).

Muster 4: Rückfrage nach einer Absage. Als Antwort auf die Absage des Kunden, einmal, ohne neues Angebot.

Betreff: AW: Ihr Angebot für die Malerarbeiten

Guten Tag Frau Lehmann,

danke für Ihre Rückmeldung, auch wenn es diesmal nicht passt. Darf ich fragen, woran es lag, am Preis, am Zeitraum oder an etwas anderem? Eine Antwort ist natürlich freiwillig.

Viele Grüße, [Name]

Schon eine Bitte um Rückmeldung kann als Werbung gelten, mehr dazu bei den rechtlichen Grenzen. Stell die Frage deshalb nur als direkte Antwort auf die Absage und lass sie weg, wenn der Kunde keine weiteren Mails möchte. Antwortet der Kunde nicht, ist hier Schluss. Seine Antwort trägst du beim Vorgang ein, so lernst du aus verlorenen Angeboten.

Leitfaden für den Anruf

Muster 5: Nachfassen am Telefon. Ein Anruf klärt Fragen oft schneller als eine E-Mail. Ruf aber nur an, wenn du darfst, mehr dazu im Abschnitt über die rechtlichen Grenzen. Ein Leitfaden, kein Skript zum Ablesen:

1. Vorstellen und Bezug: „Guten Tag Frau Lehmann, hier ist [Name] vom Malerbetrieb [Firma]. Ich rufe wegen unseres Angebots für Wohnzimmer und Flur an. Passt es gerade für zwei Minuten?“
2. Offene Frage: „Konnten Sie sich das Angebot schon ansehen? Ist noch etwas offen?“
3. Zuhören und Einwände klären, etwa zu Preis, Zeitraum oder Umfang. Versprich nichts, was nicht im Angebot steht, ohne es schriftlich zu bestätigen.
4. Nächsten Schritt vereinbaren: Auftrag, geändertes Angebot oder ein Termin für die Entscheidung.
5. Zusammenfassen und per E-Mail bestätigen, was ihr vereinbart habt.

Passt es gerade nicht, fragst du nach einem besseren Zeitpunkt. Sagt der Kunde, dass er keine Anrufe möchte, notierst du das beim Kontakt und hältst dich daran.

Was eine gute Nachfrage ausmacht

• Bezug auf das Angebot: Nummer, Leistung und Datum, damit der Kunde nicht suchen muss.
• Eine Frage: Eine einfache Frage lässt sich schnell beantworten, drei Fragen auf einmal nicht.
• Kurz: Ein paar Sätze reichen. Das Angebot hängst du nur an, wenn der Kunde es nicht mehr finden dürfte.
• Ein Ausweg: Ein Satz wie „Wenn es nicht passt, ist das kein Problem“ macht ein Nein leicht, und ein klares Nein ist besser als keine Antwort.
• Richtiger Empfänger: Oft entscheidet eine andere Person als die, die angefragt hat. Frag nach, wer zuständig ist, statt an alle zu schreiben.

Eine KI schreibt solche Texte schnell und im passenden Ton. Prüfe vor dem Senden vor allem Nummer, Betrag und Frist, denn ohne Quelle erfindet ein Sprachmodell mitunter plausible Angaben, wie der Ratgeber KI-Halluzinationen zeigt.

Rechtliche Grenzen beim Nachfassen

Werbung per E-Mail ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich unzulässig, gegenüber Verbrauchern wie gegenüber Unternehmen (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Eine Ausnahme gilt für Bestandskunden: Wer die Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten hat, darf für eigene ähnliche Angebote werben, wenn der Kunde nicht widersprochen hat und schon bei der Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird (§ 7 Abs. 3 UWG). Für Interessenten, die bisher nur ein Angebot angefragt haben, passt diese Ausnahme meist nicht, weil sie einen Verkauf voraussetzt.

Wie weit der Begriff Werbung reicht, zeigt ein Urteil des Bundesgerichtshofs: Schon eine Kundenzufriedenheitsbefragung in der E-Mail, mit der die Rechnung kam, galt als Werbung (BGH, Urteil vom 10. Juli 2018, VI ZR 225/17). Für Nachfass-Mails heißt das:

• Beim angefragten Angebot bleiben: Fragen zum konkreten Angebot ja, weitere Produkte, Aktionen und Newsletter nein.
• Nur wer angefragt hat: Wer nichts angefragt hat, bekommt ohne Einwilligung keine Mail.
• Ein Nein respektieren: Werbung, die der Empfänger erkennbar nicht wünscht, ist unzulässig (§ 7 Abs. 1 UWG). Nach einer Absage oder einem Widerspruch fasst du nicht weiter nach.

Für Anrufe gilt eine eigene Regel: Werbung per Telefon braucht bei Verbrauchern eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, bei Unternehmen zumindest eine mutmaßliche, etwa weil der Ansprechpartner um Rückruf gebeten hat (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Die Einwilligung eines Verbrauchers musst du dokumentieren und fünf Jahre aufbewahren (§ 7a UWG). Am einfachsten fragst du schon bei der Anfrage, ob du für Rückfragen anrufen darfst, und notierst die Antwort beim Kontakt.

Ob eine einzelne Nachfrage schon Werbung ist, hängt vom Inhalt ab. Die Regeln gelten in Deutschland, Stand: November 2026; Österreich und die Schweiz haben eigene.

So hilft GRETUS dabei

Mit der Vorlage „Angebote nachfassen“ legst du in GRETUS einen KI-Mitarbeiter an, der jeden Dienstag und Donnerstag um 9 Uhr nach Vorgängen sucht, die seit 14 Tagen in der Phase Angebot ohne Bewegung stehen. Zu jedem legt er einen kurzen, freundlichen Nachfass-Entwurf in der Sie-Form an die E-Mail-Adresse des Kontakts an und meldet dir am Ende die Liste. Für Handwerksbetriebe gibt es die Vorlage „Angebote nach 7 Tagen nachfassen“, die werktags um 8 Uhr nachsieht.

• Kunden und Vorgänge: Kontakte, Vorgänge und Angebote führst du in GRETUS unter Kunden. Nach jedem Entwurf steht beim Vorgang eine Notiz, so fasst der KI-Mitarbeiter erst wieder nach, wenn der Vorgang erneut ruht. Ohne Zugriff auf die Kunden sucht er in deinen gesendeten E-Mails der letzten drei Wochen nach Angeboten ohne Antwort.
• Entwurf zur Freigabe: Jeden Nachfass-Entwurf zu einem Vorgang gibst du vor dem Anlegen frei, auch bei KI-Mitarbeitern, die sonst selbstständig handeln dürfen. Der Entwurf liegt dann in deinem Postfach. Gesendet wird nichts, abschicken tust du selbst.
• Eigene Worte: Rhythmus, Wartezeit und Ton der Vorlage änderst du beim KI-Mitarbeiter in eigenen Worten, etwa „nach 7 Tagen“ oder „mit neuem Betreff beim zweiten Mal“.
• Absagen: Sagt ein Kunde ab, setzt du den Vorgang im Chat auf Verloren und trägst den Grund ein. Dann taucht er beim Nachfassen nicht mehr auf.

Ob eine Nachfrage zulässig ist, prüft GRETUS nicht, das entscheidest du beim Freigeben. Wie Vorgänge und Angebote aussehen, zeigt die Seite Kunden und Angebote, alle fertigen KI-Mitarbeiter stehen unter Vorlagen. Wie das im Vertrieb zusammenspielt, zeigt GRETUS für den Vertrieb. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

• Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb: § 5 Irreführende geschäftliche Handlungen
• Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb: § 7 Unzumutbare Belästigungen
• Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb: § 7a Einwilligung in Telefonwerbung
• Bürgerliches Gesetzbuch: § 150 Verspätete und abändernde Annahme
• Bundesgerichtshof: Urteil vom 10. Juli 2018, VI ZR 225/17

Häufige Fragen

Wann sollte man bei einem Angebot nachfassen?

Als Faustregel etwa eine Woche nach dem Versand, bei großen Aufträgen mit längerer Entscheidung auch später. Eine feste Regel gibt es nicht, wichtig ist eine Nachfrage vor Ablauf der Gültigkeit. Am einfachsten kündigst du sie schon im Angebot an.

Wie oft darf ich bei einem Angebot nachfragen?

Eine bestimmte Zahl schreibt das Gesetz nicht vor, mehr als zwei oder drei Nachfragen bis zum Ablauf der Gültigkeit wirken aber schnell aufdringlich. Nach einer Absage oder einem Widerspruch hörst du auf, denn Werbung, die erkennbar nicht gewünscht ist, ist unzulässig (§ 7 Abs. 1 UWG).

Ist eine Nachfass-Mail schon Werbung?

Das hängt vom Inhalt ab. Eine Nachfrage zum Angebot, das der Kunde selbst angefragt hat, ist weniger heikel als Hinweise auf weitere Produkte oder Aktionen, die ohne Einwilligung unzulässig sind (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Wie weit der Begriff reicht, zeigt ein Urteil des Bundesgerichtshofs von 2018, nach dem schon eine Kundenzufriedenheitsbefragung Werbung war.

Darf ich einen Interessenten wegen eines Angebots anrufen?

Bei Verbrauchern nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung, bei Unternehmen genügt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Frag deshalb schon bei der Anfrage, ob du für Rückfragen anrufen darfst. Die Einwilligung eines Verbrauchers musst du dokumentieren und aufbewahren (§ 7a UWG).

Was gilt, wenn der Kunde nach Ablauf der Frist annimmt?

Dann gilt seine verspätete Annahme als neues Angebot (§ 150 Abs. 1 BGB). Du kannst es annehmen oder zu geänderten Bedingungen ein neues Angebot schicken. Ein Vertrag kommt erst zustande, wenn du zustimmst.

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