Angebote mit KI schreiben – Pflichtangaben und Nachfassen

Was eine KI beim Angebot übernimmt

Ein Angebot besteht zu großen Teilen aus Routine: Kundendaten übernehmen, Positionen aufschreiben, rechnen, einen höflichen Begleittext formulieren. Genau das kann ein KI-Assistent vorbereiten:

• Positionen aus Stichpunkten: Aus „12 Stunden Montage, Material pauschal 480 Euro“ werden Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis.
• Preise und Texte aus deinen Unterlagen: Liegen Preisliste, Leistungsbeschreibungen und frühere Angebote vor, nutzt die KI sie, statt zu raten.
• Begleittext: Einleitung, Leistungsbeschreibung und Schluss im Ton deiner Firma.
• Rückfragen: Fehlen Maße oder Mengen, sollte der Assistent nachfragen, statt Annahmen zu treffen.
• Summen: Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag sollten aus einer festen Rechenfunktion kommen, nicht aus dem Sprachmodell. Sprachmodelle verrechnen sich gelegentlich.

Bei dir bleibt, was Erfahrung braucht: ob der Auftrag machbar ist, welchen Preis du verlangst und ob alle Angaben stimmen.

Pflichtangaben auf einem Angebot

Eine eigene Liste gesetzlicher Pflichtangaben wie für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG) gibt es für Angebote nicht. Ein Angebot an einen bestimmten Empfänger ist aber ein Geschäftsbrief, auch als E-Mail, und dafür gelten je nach Rechtsform feste Angaben, wie die IHK Köln zusammenfasst. Die wichtigsten Regeln in Deutschland, Stand: November 2026:

Für OHG und KG gelten ähnliche Vorschriften. Einzelunternehmern ohne Eintrag im Handelsregister rät die IHK, mindestens Vor- und Nachnamen und eine ladungsfähige Anschrift anzugeben. Österreich und die Schweiz, wo das Angebot oft Offerte heißt, haben eigene Regeln.

Wie verbindlich ein Angebot ist

Wer ein Angebot macht, ist daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen (§ 145 BGB). Nimmt der Kunde rechtzeitig an, ist der Vertrag geschlossen. Deshalb gehört eine Frist aufs Angebot: Steht dort „gültig bis 30. November“, kann der Kunde nur bis dahin annehmen (§ 148 BGB).

Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine Schätzung. Für die KI heißt das: Sag ausdrücklich, ob sie ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag schreiben soll, und lass die Gültigkeit nie weg.

Ablauf: ein Angebot mit KI in fünf Schritten

1. Grundlagen hinterlegen: Firmendaten mit den Pflichtangaben, Logo, Zahlungsziel und Gültigkeit als Vorgabe, dazu Preisliste und Leistungsbeschreibungen.
2. Auftrag geben: Kunde, Leistungen, Mengen, Preise, Steuersatz und Gültigkeit in ein, zwei Sätzen, gern direkt aus der Anfrage-Mail.
3. Entwurf prüfen: Positionen, Mengen, Einheiten, Steuersatz, Summen, Empfänger und Pflichtangaben. Ein deutlicher Vermerk „Entwurf“ auf Vorversionen beugt Verwechslungen vor.
4. Aus dem eigenen Postfach senden: Das Angebot als PDF verschicken, damit es im Ordner „Gesendet“ liegt und die Antwort bei dir ankommt.
5. Nachfassen einplanen: Lege fest, wann du nachfragst, etwa nach einer Woche und einige Tage vor Ablauf der Gültigkeit.

Beispiel: Angebot für einen Malerbetrieb

Namen und Zahlen sind Beispiele. Eine Kundin fragt per E-Mail nach einem Anstrich für Wohnzimmer und Flur, rund 85 m² Wand- und Deckenfläche. Der Auftrag an die KI:

Schreib ein Angebot für Frau Lehmann zu ihrer Anfrage von heute: Abdecken und Abkleben pauschal 120 Euro, Wände und Decken zweimal streichen, 85 m² zu 9,50 Euro, Material pauschal 260 Euro, alles mit 19 Prozent, gültig vier Wochen.

Daraus entstehen diese Positionen:

Weil Frau Lehmann Verbraucherin ist, muss der Gesamtpreis mit Umsatzsteuer genannt sein (§ 3 PAngV). Kommt der Vertrag per E-Mail oder bei ihr zu Hause zustande, können Informationspflichten und ein Widerrufsrecht dazukommen. Der Begleittext dankt für die Anfrage und nennt den möglichen Zeitraum und die Gültigkeit.

Nachfassen: wann und wie

Bleibt ein Angebot ohne Antwort, kann eine kurze, freundliche Nachfrage helfen. Eine KI kann solche Mails vorbereiten: Sie sucht gesendete Angebote ohne Antwort heraus und schreibt zu jedem einen Entwurf. Ein Beispiel in der Sie-Form:

Guten Tag Frau Lehmann, vor einer Woche haben wir Ihnen unser Angebot für die Malerarbeiten in Wohnzimmer und Flur geschickt. Haben Sie noch Fragen dazu, oder sollen wir etwas anpassen? Das Angebot gilt bis zum [Datum]. Viele Grüße, [Name]

Die rechtlichen Grenzen für Werbe-Mails gelten dabei unverändert: Werbung per E-Mail ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich unzulässig, gegenüber Verbrauchern wie gegenüber Unternehmen (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Bleib deshalb beim angefragten Angebot, schreib nur an Kunden, die angefragt haben, und hör nach einer Absage auf.

Wann du nachfasst, fünf Mustertexte für E-Mail und Anruf und die Grenzen nach § 7 UWG im Einzelnen stehen im Ratgeber Angebot nachfassen.

Wie du Antworten auf Kundenmails vorbereitest, steht im Ratgeber E-Mails mit KI beantworten, mehr zum Vertrieb in KI im Vertrieb.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS schreibt Angebote direkt im Chat, aus einem Satz wie im Beispiel oben. Wie das aussieht, zeigt die Seite Kunden und Angebote.

• Positionen: Menge, Einheit, Einzelpreis netto und Umsatzsteuersatz je Position. Für Kleinunternehmer steht der Hinweis nach § 19 UStG automatisch auf dem Angebot.
• Summen im Programm: Netto, Steuer je Satz und Gesamtbetrag rechnet GRETUS im Programm auf den Cent, nicht das Sprachmodell.
• Firmendaten: Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Register, Geschäftsführung, Bank und Logo hinterlegst du einmal. Bei GmbH, UG und AG weist GRETUS auf fehlende Pflichtangaben hin.
• PDF und Versand: fortlaufende Nummer je Jahr und bis zum Versand der Vermerk „Entwurf – nicht versenden“. Gesendet wird das PDF über dein eigenes Postfach, danach steht es fest.
• Freigaben: Anlegen, Ändern und Senden warten auf deine Freigabe, auch bei KI-Mitarbeitern, die sonst selbstständig handeln dürfen.
• Nachfassen: Die Vorlage „Angebote nachfassen“ sucht Angebote ohne Antwort und bereitet Nachfass-Entwürfe in der Sie-Form zur Freigabe vor. Gesendet wird dabei nichts. Weitere fertige KI-Mitarbeiter stehen unter Vorlagen.

Rechnungen schreibt GRETUS nicht, das PDF hat ein festes Layout mit deinem Logo, und bei Empfängern im Ausland prüfst du die Umsatzsteuer selbst. Wie Angebote und Nachfassen im Vertrieb zusammenspielen, zeigt die Seite GRETUS für den Vertrieb. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026. Die Beträge im Beispiel sind erfunden.

• IHK Köln: Angaben auf Geschäftsbriefen, Merkblatt
• Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung: § 2 Stets zur Verfügung zu stellende Informationen
• Preisangabenverordnung: § 3 Pflicht zur Angabe des Gesamtpreises
• Bürgerliches Gesetzbuch: § 145 Bindung an den Antrag, § 147 Annahmefrist, § 148 Bestimmung einer Annahmefrist, § 312d Informationspflichten, § 649 Kostenanschlag
• Handelsgesetzbuch: § 37a Angaben auf Geschäftsbriefen; GmbH-Gesetz: § 35a; Aktiengesetz: § 80
• Umsatzsteuergesetz: § 14 Ausstellung von Rechnungen, § 19 Besteuerung der Kleinunternehmer
• Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb: § 7 Unzumutbare Belästigungen

Häufige Fragen

Kann eine KI ein Angebot allein schreiben?

Nein, nicht ohne deine Prüfung. Eine KI übernimmt Positionen aus der Anfrage, nutzt deine Preisliste und formuliert den Begleittext, aber Preise, Leistungsumfang und Machbarkeit verantwortest du. Prüfe vor dem Versand vor allem Mengen, Steuersatz und Summen.

Muss die Steuernummer auf ein Angebot?

Nein, Steuernummer oder USt-IdNr. sind erst auf der Rechnung Pflicht (§ 14 Abs. 4 UStG). Als Dienstleister musst du eine vorhandene USt-IdNr. aber vor Vertragsschluss zugänglich machen, etwa auf deiner Website (§ 2 DL-InfoV).

Wie lange ist ein Angebot gültig?

So lange, wie du es darauf angibst, etwa „gültig bis 30. November“ (§ 148 BGB). Ohne Frist kann der Kunde nur so lange annehmen, wie du unter regelmäßigen Umständen mit seiner Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Eine klare Frist vermeidet Streit.

Ist ein Angebot dasselbe wie ein Kostenvoranschlag?

Nein, an ein Angebot bist du gebunden, solange der Kunde es annehmen kann (§ 145 und § 148 BGB), ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine Schätzung. Wird er bei einem Werkvertrag absehbar wesentlich überschritten, musst du den Kunden unverzüglich informieren (§ 649 BGB).

Vom Lesen zum Ausprobieren.

Lass GRETUS mit deinem eigenen Postfach, Kalender und Firmenwissen für dich arbeiten.

7 Tage kostenlos testen · Demo anfragen