KI im Vertrieb – Leads recherchieren und nachfassen

Kurz gesagt

Im Vertrieb nimmt ein KI-Assistent vor allem Vorbereitung ab. Er recherchiert Unternehmen und Ansprechpartner, fasst den Stand eines Deals aus E-Mails und CRM zusammen, schreibt Nachfass-Mails vor und erinnert an Wiedervorlagen. Mit einem verbundenen CRM arbeitet er mit echten Daten. Gesendet wird standardmäßig erst nach deiner Freigabe, und bei Werbe-E-Mails gelten die rechtlichen Vorgaben unverändert.

Veröffentlicht am · Aktualisiert am · Quellen geprüft am

Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026.

Herausgegeben von GRETUS®, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

Was im Vertrieb Zeit kostet

Vertrieb ist Beziehungsarbeit, aber ein großer Teil des Tages geht für Vorbereitung drauf: Wer ist der Ansprechpartner? Was haben wir zuletzt besprochen? Wann wollten wir nachfassen? Diese Fragen lassen sich mit einem KI-Assistenten in Sekunden beantworten, wenn er Zugriff auf die richtigen Quellen hat.

Leads und Unternehmen recherchieren

Vor einem Erstgespräch fasst ein Assistent zusammen, was öffentlich über ein Unternehmen bekannt ist: Angebot, Größe, aktuelle Meldungen, mögliche Anknüpfungspunkte. Mit Websuche arbeitet er mit aktuellen Informationen. Mit verbundenen Recherche-Diensten wie Apollo.io, Hunter, Lusha, Dealfront oder Crunchbase kommen strukturierte Daten dazu.

Ein Auftrag im Chat könnte so lauten:

Bereite mich auf das Gespräch mit der Brandt GmbH morgen um 10 vor. Was machen sie, was hat sich zuletzt getan, und was steht in unserem CRM und im Mailverlauf?

Deals im Blick behalten

Mit verbundenem CRM, etwa Attio, Close oder folk, kennt der Assistent deine Pipeline. Ein eigener Vertriebs-Assistent kann werktags morgens laufen und:

  • Deals nennen, bei denen seit einer Woche nichts passiert ist
  • den Stand wichtiger Deals aus CRM und E-Mails zusammenfassen
  • Wiedervorlagen für heute auflisten
  • Nachfass-Mails für ausgewählte Kontakte vorbereiten

Die Entwürfe warten unter Vorschläge. Du prüfst, passt an und gibst frei. Wie solche Abläufe eingerichtet werden, steht im Ratgeber Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen.

Angebote und Nachfass-Mails

Aus Stichpunkten wird ein Angebotstext, aus einem Gesprächsprotokoll eine Zusammenfassung mit nächsten Schritten. Liegen Preislisten, Leistungsbeschreibungen oder frühere Angebote in der Wissensdatenbank, nutzt GRETUS sie und nennt die Quelle. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Angaben.

Wichtig ist der Ton. Gib dem Assistenten Beispiele für Mails, die zu dir passen, und sag ihm, was du nicht willst, etwa übertriebene Begeisterung oder Floskeln.

Wann du bei einem Angebot nachfasst und wie die Nachfrage klingen kann, zeigt der Ratgeber Angebot nachfassen mit fünf Mustertexten für E-Mail und Anruf.

CRM pflegen

Viele CRM-Systeme veralten, weil das Nachtragen lästig ist. Ein Assistent kann nach einem Gespräch eine Notiz anlegen, den Status eines Deals ändern oder eine Aufgabe erstellen. Weil das Daten verändert, braucht es standardmäßig deine Freigabe. Pro Integration legst du fest, ob immer gefragt wird, nur bei schreibenden Aktionen oder nie.

Ohne CRM

Nicht jede kleine Firma braucht ein eigenes CRM. Ohne CRM führt GRETUS Kontakte, Firmen, Vorgänge und Aufgaben selbst, unter Kunden. Vorgänge stehen in festen Phasen von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis gewonnen oder verloren. Ein KI-Mitarbeiter kann damit morgens Vorgänge nennen, die seit einer Woche stillstehen, und Nachfass-Entwürfe dazu anlegen. Anfragen aus dem Postfach legt er als Vorgang an, Wiedervorlagen als Aufgabe. Jede Änderung wartet auf deine Freigabe, auch wenn der KI-Mitarbeiter sonst selbstständig handeln darf. Bestehende Listen importierst du als CSV, etwa aus Outlook oder Google Kontakte. Wie du Kunden ohne eigene Software sauber führst, zeigt der Ratgeber Kunden verwalten ohne CRM.

Nutzt du schon ein CRM aus dem Katalog, bleibst du einfach dabei und verbindest es.

Rechtliche Grenzen

Ein Assistent macht das Schreiben leichter, er ändert nichts an den Regeln:

  • Werbe-E-Mails ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung gelten in Deutschland als unzumutbare Belästigung, auch im B2B-Bereich (§ 7 Abs. 2 UWG). Eine enge Ausnahme gibt es für Bestandskunden: Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen an eine Adresse, die du beim Verkauf erhalten hast, wenn der Kunde nicht widersprochen hat und jedes Mal auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird (§ 7 Abs. 3 UWG).
  • Personenbezogene Daten von Ansprechpartnern unterliegen der DSGVO. Wähle einen KI-Anbieter, der zu diesen Daten passt, siehe KI DSGVO-konform nutzen.
  • Angaben prüfen: KI kann sich irren. Was du einem Kunden schreibst, sollte stimmen.

Passende Integrationen

  • CRM: Attio, Close, folk, Twenty, Insightly, Nutshell, Keap, NetHunt CRM, Axonaut
  • Recherche: Apollo.io, Hunter, Lusha, Cognism, Dealfront, Crunchbase
  • Termine: Calendly, Cal.com, SavvyCal
  • Gespräche: Gesprächsnotizen aus Diensten wie Fireflies.ai, Fathom oder tl;dv

Wie Integrationen technisch funktionieren, erklärt der Ratgeber Was ist MCP?.

So hilft GRETUS dabei

Mit der Vorlage „Angebote nachfassen“ findet ein KI-Mitarbeiter in GRETUS Angebote ohne Antwort und bereitet Nachfass-Entwürfe vor, die du freigibst. Kunden, Vorgänge und Angebote führst du direkt im Chat oder in deinem verbundenen CRM. Wie das im Vertrieb aussieht, zeigt die Seite GRETUS für den Vertrieb, Kunden, Vorgänge und Angebote als PDF die Seite Kunden und Angebote. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

Häufige Fragen

Wie hält KI das CRM aktuell?

Indem sie nach Gesprächen und E-Mails Notizen anlegt, den Status eines Deals vorschlägt oder Wiedervorlagen als Aufgabe einträgt. Weil das Daten verändert, sollte jede Änderung erst nach deiner Freigabe gelten. So bleibt das CRM gepflegt, ohne dass du alles von Hand nachträgst.

Darf ein KI-Assistent Kaltakquise-Mails verschicken?

Technisch ginge das, rechtlich sind Werbe-E-Mails ohne Einwilligung in Deutschland grundsätzlich unzulässig, auch gegenüber Unternehmen. Nutze den Assistenten für Recherche und Entwürfe an bestehende Kontakte und Interessenten und lass dich im Zweifel rechtlich beraten.

Woher hat der Assistent seine Informationen über einen Lead?

Aus dem Web, aus deinem CRM, aus E-Mail-Verläufen und, falls verbunden, aus Recherche-Diensten wie Apollo.io, Hunter, Lusha oder Dealfront. Prüfe wichtige Angaben, bevor du sie verwendest.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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