Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen – nach Zeitplan

Wann sich ein Assistent mit Zeitplan lohnt

Gute Kandidaten sind Aufgaben, die regelmäßig anfallen, einem festen Muster folgen und bei denen das Ergebnis vor allem Überblick oder Vorbereitung ist:

• ein Briefing am Morgen
• ein Wochenbericht über offene Rechnungen
• eine Prüfung neuer Kundenanfragen während der Bürozeit
• eine wöchentliche Themensammlung für Social Media
• ein Monatsüberblick über Kennzahlen aus Shop oder CRM

Weniger geeignet sind Aufgaben, bei denen jeder Fall anders ist und viel Abstimmung braucht. Läuft eine Aufgabe dagegen immer gleich ab oder muss sie in Sekunden passieren, reicht oft ein Workflow-Werkzeug; die Entscheidungshilfe Zapier, Make oder KI-Assistent? vergleicht beides an Beispielen.

Schritt 1: Den KI-Mitarbeiter beschreiben

Unter KI-Mitarbeiter → Neuer KI-Mitarbeiter beschreibst du in ein, zwei Sätzen, was er tun soll, gern auch per Diktat. GRETUS macht daraus einen Vorschlag mit Name, Anweisungen, Zugriffen und Zeitplan. Ein Beispiel:

Werktags zwischen 8 und 18 Uhr prüfst du jede Stunde das Service-Postfach, sortierst neue Anfragen nach Dringlichkeit und bereitest Antworten auf Standardfragen vor.

Prüfe den Vorschlag und passe an, was nicht stimmt. Anweisungen schreibst du so, wie du es einem neuen Kollegen erklären würdest: Ziel, Vorgehen, Ton, Grenzen.

Schritt 2: Zugriffe festlegen

Unter Zugriffe schaltest du für jeden KI-Mitarbeiter einzeln ein, was er nutzen darf: Postfach, Kalender, verbundene Integrationen, Websuche und den Experten für schwierige Aufgaben. Alles andere bleibt für ihn gesperrt.

Gib nur frei, was die Aufgabe wirklich braucht. Ein KI-Mitarbeiter für den Wochenbericht über Rechnungen braucht keinen Zugriff auf das Postfach. Das empfiehlt auch die Sicherheitsorganisation OWASP für KI-Agenten: Werkzeuge und Rechte auf das Nötige beschränken, damit ein Fehler oder eine untergeschobene Anweisung wenig anrichten kann.

Schritt 3: Freigaben wählen

Unter Freigaben entscheidest du, was passiert, bevor der KI-Mitarbeiter etwas sendet, anlegt oder ändert:

• Vorher fragen (empfohlen): Aktionen warten unter Vorschläge auf dich, außer bei Integrationen auf „Nie nachfragen“.
• Darf selbstständig handeln: Aktionen laufen ohne Rückfrage. Das erlaubst du nur nach ausdrücklicher Bestätigung der Risiken, und es steht im Protokoll.

Integrationen, die auf „Immer nachfragen“ stehen, fragen auch bei selbstständigen KI-Mitarbeitern weiter. Hintergründe im Ratgeber KI-Agenten sicher einsetzen.

Schritt 4: Den Rhythmus wählen

GRETUS bietet diese Möglichkeiten:

• Nur auf Zuruf: Der KI-Mitarbeiter arbeitet nur, wenn du ihn ansprichst.
• In Abständen: alle 15 oder 30 Minuten oder alle 1, 2, 3, 4, 6 oder 12 Stunden, auf Wunsch nur zu bestimmten Zeiten (etwa 8 bis 18 Uhr) und an bestimmten Tagen.
• An Tagen: an ausgewählten Wochentagen zu einer festen Uhrzeit, etwa werktags um 7:30.
• Monatlich: an einem festen Tag des Monats zu einer festen Uhrzeit.
• Eigener Rhythmus: für besondere Fälle als Cron-Ausdruck, eine Kurzschreibweise aus fünf Feldern für Minute, Stunde, Tag, Monat und Wochentag, mit mindestens 15 Minuten Abstand.

Die Vorschau zeigt die nächsten Läufe und bei häufigen Rhythmen, wie viele Läufe pro Woche entstehen. Dazu schreibst du, was der KI-Mitarbeiter bei jedem Lauf erledigen soll.

Schritt 5: Wie du vom Ergebnis erfährst

Für jeden KI-Mitarbeiter legst du fest, wie er sich meldet:

• Nur wenn es wichtig ist: Der KI-Mitarbeiter schätzt selbst ein, ob das Ergebnis eine Mitteilung wert ist.
• Gar nicht: Du schaust selbst in sein Gespräch.
• Jedes Mal als Mitteilung
• Jedes Mal per E-Mail

Wartet eine Aktion auf deine Freigabe, meldet sich der KI-Mitarbeiter immer.

Kosten und Rhythmus abwägen

Jeder Lauf nutzt die KI, also das Kontingent oder deinen eigenen Schlüssel. Ein KI-Mitarbeiter, der alle 15 Minuten rund um die Uhr läuft, kommt auf 672 Läufe pro Woche, einer, der werktags einmal läuft, auf 5. Beginne mit einem seltenen Rhythmus, prüfe die Ergebnisse einige Tage und erhöhe erst dann. Mehr zu den Kosten im Ratgeber Was kostet ein KI-Assistent?.

Nachschärfen

Die ersten Ergebnisse sind selten perfekt. Sag dem KI-Mitarbeiter im Editor unter Mit eigenen Worten ändern, was anders werden soll, etwa „Fass dich kürzer und nenn nur Anfragen von Bestandskunden“. Mit Jetzt ausführen testest du die Änderung sofort.

So hilft GRETUS dabei

Statt bei null anzufangen, wählst du eine Vorlage, etwa Morgen-Briefing, Antworten vorbereiten oder Angebote nachfassen, und passt sie an. Alle Vorlagen stehen auf der Seite Vorlagen, wie KI-Mitarbeiter mit Zeitplan arbeiten, zeigt die Seite KI-Mitarbeiter. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

• OWASP: LLM06:2025 Excessive Agency, OWASP Top 10 for LLM Applications 2025, englisch
• The Open Group: crontab, POSIX-Standard, Abschnitt „Input Files“ zu den fünf Zeitfeldern, englisch

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein Assistent laufen?

So selten wie möglich und so oft wie nötig, etwa einmal am Morgen für ein Briefing oder stündlich während der Bürozeit für neue Anfragen. Jeder Lauf kostet beim KI-Anbieter, und alle 15 Minuten rund um die Uhr sind 672 Läufe pro Woche. Beginne selten und erhöhe erst, wenn die Ergebnisse stimmen.

Welche Aufgaben eignen sich für einen festen Zeitplan?

Aufgaben, die regelmäßig gleich ablaufen und deren Ergebnis du schnell prüfen kannst, etwa ein Briefing am Morgen, ein Wochenbericht oder das Nachfassen offener Angebote. Weniger geeignet sind Aufgaben, die jedes Mal neue Entscheidungen verlangen. Prüfe die ersten Läufe genau und schärfe die Anweisungen nach.

Wo finde ich die Ergebnisse?

Im Gespräch des KI-Mitarbeiters, denn jeder KI-Mitarbeiter hat genau eins. Jeder Lauf schreibt es fort und ist darin als automatischer Lauf mit Uhrzeit markiert. Neue Ergebnisse zeigt außerdem die Glocke oben rechts.

Kann ich einen KI-Mitarbeiter pausieren?

Ja. Mit dem Schalter „Aktiv“ pausierst du den Zeitplan. Chatten kannst du mit dem KI-Mitarbeiter trotzdem.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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