Zahlungserinnerung schreiben – Muster, Verzug und Zinsen

Zahlungserinnerung oder Mahnung: der Unterschied

Im Alltag ist die Zahlungserinnerung die freundliche erste Stufe, danach folgen die erste und die zweite Mahnung. Das Gesetz kennt diese Stufen nicht. Eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB ist jede eindeutige Aufforderung, eine fällige Rechnung zu bezahlen, egal wie höflich sie klingt und wie sie überschrieben ist.

Für dich heißt das:

• Erst nach Fälligkeit: Eine Erinnerung vor Ablauf des Zahlungsziels löst keinen Verzug aus.
• Klar formulieren: Rechnungsnummer, Datum, offener Betrag und die Bitte um Zahlung gehören hinein.
• Nachweisbar senden: Bewahre die gesendete E-Mail auf. Im Streit musst du zeigen können, dass und wann der Kunde gemahnt wurde.

Wie viele Erinnerungen du schickst, bevor du ein gerichtliches Mahnverfahren beantragst, entscheidest du selbst. Mehrere Stufen sind üblich, aber keine Pflicht.

Wann der Kunde in Verzug ist

Der Verzug ist der Zeitpunkt, ab dem du Zinsen und Kosten verlangen kannst. Die Regeln in Deutschland, Stand: November 2026:

Ohne Mahnung tritt der Verzug zum Datum nur ein, wenn ihr das Datum vorher vereinbart habt, etwa im Auftrag, im Angebot, das der Kunde angenommen hat, oder in wirksam einbezogenen AGB. Schreibst du „zahlbar bis 15. Dezember“ nur auf die Rechnung, ersetzt das die Mahnung nicht: Dann brauchst du nach Ablauf des Datums eine Mahnung, oder der Verzug tritt nach der 30-Tage-Regel ein. Bei Verbrauchern lohnt sich der Satz: „Wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen, geraten Sie in Verzug.“ Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln.

Wartest du selbst auf bestellte Ware, erklärt der Ratgeber Bei Lieferverzug nachhaken, wann der Lieferant in Verzug ist, mit Mustertexten bis zur Mahnung mit Nachfrist.

Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale

Ab dem Verzug kannst du Zinsen verlangen (§ 288 BGB):

• Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Jahr.
• Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn kein Verbraucher beteiligt ist.
• Pauschale: Ist der Kunde ein Unternehmen, stehen dir zusätzlich 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa für einen Anwalt. Von Verbrauchern kannst du sie nicht verlangen.

Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli. Den aktuellen Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Zinsen berechnest du je Tag ab Verzugsbeginn auf den offenen Betrag. Rechne sie selbst nach oder lass sie von deiner Buchhaltung rechnen, nicht vom Sprachmodell.

Viele Firmen verzichten in der ersten Erinnerung auf Zinsen und Pauschale. Das hält den Ton freundlich, und du kannst beides später noch verlangen.

Verzugszinsen berechnen

Verzugszinsen rechnest du taggenau auf den offenen Betrag:

Verzugszinsen = offener Betrag × (Basiszinssatz + Aufschlag) × Verzugstage ÷ 365

• Basiszinssatz: 1,52 % seit dem 1. Juli 2026 laut Deutscher Bundesbank, Stand: November 2026.
• Aufschlag: 9 Prozentpunkte, wenn kein Verbraucher beteiligt ist, also 10,52 % im Jahr. Gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte, also 6,52 %.
• Verzugstage: ab dem Tag nach dem vereinbarten Zahlungsdatum, nach dem Zugang der Mahnung oder nach Ablauf der 30 Tage aus § 286 Abs. 3 BGB bis zum Tag der Zahlung.
• 365 Tage: Üblich ist die Rechnung mit 365 Tagen im Jahr, auch im Schaltjahr.
• Wechsel im Zeitraum: Liegt der 1. Januar oder der 1. Juli in der Verzugszeit, rechnest du die Tage davor und danach getrennt, jeweils mit dem Basiszinssatz, der in diesem Halbjahr galt.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Geschäftskunde zahlt eine Rechnung über 1.000 Euro 30 Tage zu spät. Die Zinsen betragen 1.000 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 8,65 €. Dazu kommt die Pauschale von 40 Euro, zusammen 48,65 €. Wäre der Kunde Verbraucher, wären es 1.000 € × 6,52 % × 30 ÷ 365 = 5,36 €, ohne Pauschale.

Zwei Mustertexte

Namen, Nummern und Beträge sind Beispiele. Die erste Erinnerung, einige Tage nach Fälligkeit:

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung 2026-0412

Guten Tag Frau Lehmann,

sicher ist es Ihnen im Alltag durchgerutscht: Unsere Rechnung 2026-0412 vom 3. November über 1.413,13 Euro war am 17. November fällig, eine Zahlung haben wir bisher nicht erhalten. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 1. Dezember auf das in der Rechnung genannte Konto. Die Rechnung hängt noch einmal an.

Falls Sie inzwischen bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Viele Grüße, [Name]

Die zweite Erinnerung, wenn die erste ohne Antwort blieb, deutlicher, aber weiter sachlich:

Betreff: Zweite Erinnerung zur Rechnung 2026-0412

Guten Tag Frau Lehmann,

leider ist unsere Rechnung 2026-0412 über 1.413,13 Euro trotz unserer Erinnerung vom 24. November noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 10. Dezember. Gibt es einen Grund für die Verzögerung oder Fragen zur Rechnung, rufen Sie mich gern an, dann finden wir eine Lösung, etwa eine Ratenzahlung.

Viele Grüße, [Name]

Setze immer ein konkretes Datum statt „umgehend“. Nennst du in der Mahnung eine Frist, beginnt der Verzug in der Regel erst mit deren Ablauf. Wer anruft oder schreibt, ist oft schneller zu einer Zahlung bereit als jemand, der sich unter Druck gesetzt fühlt.

Worauf du bei KI-Entwürfen achtest

Eine KI formuliert Erinnerungen schnell und im passenden Ton. Fehler entstehen bei den Fakten:

• Zahlen aus der Quelle: Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit müssen aus deiner Buchhaltung kommen. Ohne diese Quelle erfindet ein Sprachmodell mitunter plausible Nummern, wie der Ratgeber KI-Halluzinationen zeigt.
• Zahlungseingang prüfen: Ist die Zahlung gestern eingegangen, aber noch nicht verbucht, ärgert eine Erinnerung den Kunden. Wirf vor dem Senden einen Blick aufs Konto.
• Richtiger Empfänger: Oft zahlt eine andere Abteilung als die, die bestellt hat.
• Ton nach Kunde: Bei langjährigen Kunden reicht ein freundlicher Satz, bei wiederholtem Verzug darf es deutlicher sein.

Bei hohen Beträgen oder Streit um die Leistung hilft eine Anwältin, ein Anwalt oder ein Inkassodienst.

So hilft GRETUS dabei

Mit verbundener Buchhaltung und deinem Postfach legst du in GRETUS einen KI-Mitarbeiter aus der Vorlage „Offene Rechnungen im Blick“ an. Er sieht jeden Montag um 9 Uhr in deiner Buchhaltung nach überfälligen Rechnungen, listet sie mit Kunde, Betrag und Fälligkeit auf und legt zu jeder eine kurze, freundliche Zahlungserinnerung als E-Mail-Entwurf an. Standardmäßig legt GRETUS jeden Entwurf erst nach deiner Freigabe in deinem Postfach ab und sendet nichts. Du prüfst ihn dort und schickst ihn selbst ab.

• Rhythmus und Ton: Tag, Uhrzeit und Text der Vorlage passt du an, etwa nur Rechnungen, die mehr als 14 Tage überfällig sind.
• Nur lesen: In der Buchhaltung liest GRETUS Rechnungen und Kontakte und ändert dort nichts. Mahnstufen, Mahngebühren oder einen Mahnlauf legt GRETUS nicht an, das bleibt in deinem Buchhaltungsprogramm.
• Zinsen: Verzugszinsen und Pauschale rechnet GRETUS nicht aus. Willst du sie verlangen, trägst du sie selbst in den Entwurf ein.

Welche Buchhaltungsprogramme sich verbinden lassen, steht unter Integrationen, die Vorlage findest du unter Vorlagen. Wie das im Finanzbereich zusammenspielt, zeigt GRETUS für Finanzen. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

• Bürgerliches Gesetzbuch: § 286 Verzug des Schuldners, § 288 Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden und § 247 Basiszinssatz
• Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz nach § 247 BGB

Häufige Fragen

Wann ist ein Kunde mit der Zahlung in Verzug?

Sobald eine Mahnung nach Fälligkeit zugegangen ist, oder ohne Mahnung, wenn ein vereinbartes Zahlungsdatum verstrichen ist (§ 286 Abs. 1 und 2 BGB); ein Datum nur auf der Rechnung reicht dafür nicht. Spätestens tritt der Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Muss ich vor einem Mahnbescheid dreimal mahnen?

Nein, eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor. Mehrere Stufen sind eine verbreitete Gepflogenheit, damit der Kunde Gelegenheit zur Zahlung hat. Wichtig ist, dass der Kunde in Verzug ist und du das belegen kannst.

Darf ich für eine Zahlungserinnerung Gebühren verlangen?

Für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, in der Regel nicht, denn vorher ist der Kunde nicht in Verzug. Ist er bereits in Verzug, kannst du Zinsen und von Unternehmen die Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 BGB). Zusätzliche Mahngebühren müssen den tatsächlichen Kosten entsprechen.

Wie hoch sind Verzugszinsen?

Gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte darüber (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli, den jeweils geltenden Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank (§ 247 BGB).

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