Zapier, Make oder KI-Assistent – was passt wofür?

Kurz gesagt

Zapier und Make passen, wenn eine Aufgabe einer festen Regel folgt, etwa „Geht ein Formular ein, trag es in die Tabelle ein und schick eine Bestätigung“. Ein KI-Assistent passt, wenn Text gelesen, eingeordnet und formuliert werden muss, etwa bei Antworten auf Kundenanfragen. Viele Betriebe brauchen beides und verbinden es über eine Integration. Entscheidend ist die Art der Aufgabe, nicht das Werkzeug.

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Herausgegeben von GRETUS®, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

Der Unterschied in einem Satz

Zapier und Make führen Abläufe aus, die du vorher Schritt für Schritt baust. Ein KI-Assistent bekommt einen Auftrag in Worten und entscheidet im Rahmen seiner Rechte selbst, welche Schritte nötig sind.

Zapier nennt einen solchen Ablauf Zap: Ein Auslöser (Trigger) startet ihn, danach laufen eine oder mehrere Aktionen. Filter lassen einen Zap nur unter bestimmten Bedingungen weiterlaufen, Pfade verzweigen ihn nach Bedingungen. Make nennt den Ablauf Szenario. Es besteht aus Modulen: Auslöser, die eine Änderung in einem Dienst bemerken, Suchen und Aktionen. Ein Router teilt ein Szenario in mehrere Zweige, Filter legen fest, welche Daten welchen Weg nehmen. Ein Auslöser in Make sieht entweder nach Zeitplan nach oder wird vom Dienst sofort benachrichtigt.

Beide Dienste haben inzwischen auch KI-Schritte: AI by Zapier schickt eine Anweisung an ein Sprachmodell und gibt das Ergebnis an die nächsten Schritte weiter, Make bietet dafür Make AI Agent an. Die Grenze verläuft deshalb weniger zwischen Produkten als zwischen zwei Bauarten: fest gebauter Ablauf oder Auftrag in Worten. Den Unterschied zwischen Workflow und Agent erklärt der Ratgeber Was ist ein KI-Agent?.

Entscheidungstabelle nach Art der Aufgabe

Art der Aufgabe Beispiel Passt eher
feste Regel „wenn A, dann B“ Formular eingegangen, Zeile in der Tabelle anlegen Workflow-Werkzeug wie Zapier oder Make
Daten zwischen Programmen übertragen bezahlte Rechnung im Zahlungsdienst, Status im Shop setzen Workflow-Werkzeug
sofort reagieren, in Sekunden neue Bestellung, sofort Lieferschein erzeugen Workflow-Werkzeug mit Sofort-Auslöser
Text verstehen und einordnen neue E-Mails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren KI-Assistent
Entwurf schreiben Antwort auf eine Reklamation vorbereiten KI-Assistent
Rückfrage stellen, wenn etwas fehlt Anfrage ohne Maße: nachfragen statt raten KI-Assistent
Überblick aus mehreren Quellen Briefing aus Kalender, Postfach und offenen Angeboten KI-Assistent mit Zeitplan
Text verstehen, danach festen Ablauf starten Anfrage einordnen, dann Interessent im CRM anlegen beides, verbunden über eine Integration

Faustregel: Kannst du die Aufgabe vollständig als Liste von Bedingungen und Feldern aufschreiben, reicht ein fester Ablauf. Brauchst du Sätze wie „je nachdem, was der Kunde schreibt“, spricht das für einen Assistenten.

Beispiel 1: Kontaktformular mit Zapier oder Make

Die Aufgabe: Jede Anfrage aus dem Kontaktformular der Website soll in einer Tabelle landen, die Absenderin bekommt eine Eingangsbestätigung, und im Projektwerkzeug entsteht eine Aufgabe für den Rückruf. Jeder Fall läuft gleich ab, nichts muss formuliert werden.

Der Ablauf hat einen Auslöser und drei Aktionen:

  1. Auslöser: neuer Eintrag im Formular.
  2. Aktion: Zeile in der Tabelle anlegen, Felder Name, E-Mail, Thema und Nachricht zuordnen.
  3. Aktion: Bestätigung aus einer festen Vorlage senden.
  4. Aktion: Aufgabe „Rückruf“ mit Link zur Tabellenzeile anlegen.

Durchgerechnet für angenommene 60 Anfragen im Monat: Der Ablauf läuft 60-mal. Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion als Task, Auslöser, Filter und Pfade zählen nicht. Das sind 60 × 3 = 180 Tasks im Monat. Make zählt Operationen: jedes Modul je Datenpaket eine, den Auslöser eine je Prüfung. Das sind 180 Operationen für die Aktionen, dazu die Prüfungen des Auslösers. Ein Auslöser, der alle 15 Minuten nachsieht, prüft 96-mal am Tag; wie Prüfungen ohne neue Daten zählen, beschreibt Make in seiner Hilfe. Wie viel das kostet, hängt vom Tarif ab; vergleiche die aktuellen Preisseiten der Anbieter.

Was dabei nicht gelingt: Schreibt jemand „Bitte keinen Rückruf, nur ein Angebot per Mail“, legt der Ablauf trotzdem die Rückruf-Aufgabe an. Er liest die Nachricht nicht, er überträgt sie.

Beispiel 2: Anfragen im Postfach mit einem KI-Assistenten

Die Aufgabe: Im Service-Postfach kommen Fragen zu Lieferzeiten, Reklamationen, Rechnungen und Werbung an, jede anders formuliert. Ein Assistent soll sie sortieren und Antworten vorbereiten.

Der Auftrag in Worten:

Prüf werktags jede volle Stunde von 8 bis 17 Uhr das Service-Postfach. Ordne neue Mails nach Anliegen und Dringlichkeit, bereite Antworten auf Fragen zu Lieferzeit und Rechnung vor und nenn mir Reklamationen gesondert. Werbung ignorierst du.

Durchgerechnet: 10 Läufe am Tag an 5 Werktagen sind 50 Läufe pro Woche. Angenommen, um 10 Uhr liegen drei neue Mails im Postfach: eine Frage nach der Lieferzeit, eine Reklamation und ein Newsletter. Der Assistent entwirft eine Antwort zur Lieferzeit, fasst die Reklamation zusammen und schlägt eine erste Antwort vor, den Newsletter lässt er liegen. Bei dir bleiben zwei Entwürfe zum Prüfen. Gesendet wird standardmäßig erst nach deiner Freigabe.

Jeder Lauf ist eine Anfrage an ein Sprachmodell, auch einer, in dem nichts Neues ankam. Deshalb lohnt es sich, mit einem seltenen Rhythmus zu beginnen. In GRETUS kann ein KI-Mitarbeiter stattdessen bei neuer E-Mail starten. Was das im Monat bedeutet, rechnet der Ratgeber Was kostet ein KI-Assistent? vor. Wie du einen solchen KI-Mitarbeiter Schritt für Schritt anlegst, zeigt der Ratgeber Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen.

Was dabei nicht gelingt: Der Assistent reagiert nicht in Sekunden, sondern zum nächsten Lauf. Und er kann sich irren, deshalb prüfst du seine Entwürfe.

Beides kombiniert: Assistent versteht, Ablauf trägt ein

Oft ergänzen sich beide. Der Assistent liest eine Anfrage und erkennt: Das ist ein neuer Interessent für eine Badsanierung. Danach soll immer dasselbe passieren, etwa Kontakt im CRM anlegen und Aufgabe für den Vertrieb erstellen. Diesen festen Teil erledigt ein vorhandener Zap oder ein Szenario.

Verbunden werden beide über eine Integration. Zapier bietet dafür eine Schnittstelle, über die KI-Anwendungen Aktionen in deinen Apps ausführen. Je nach Einstellung legst du die Aktionen vorab fest, oder die KI sucht sich die nötigen selbst aus; für einen Assistenten im Betrieb ist eine feste Auswahl die sicherere Wahl. Bei Make kann eine KI-Anwendung Szenarien starten, die aktiv sind, auf „bei Bedarf“ stehen und festgelegte Ein- und Ausgaben haben. Der Assistent übergibt dann zum Beispiel Name, E-Mail und Anliegen, das Szenario erledigt den Rest.

Der Vorteil: Was gleich abläuft, bleibt berechenbar. Was Verständnis braucht, übernimmt die KI. Und was der Assistent im Workflow-Werkzeug auslöst, kannst du vorher freigeben.

Was du jeweils selbst pflegen musst

Was Workflow-Werkzeug (Zapier, Make) KI-Assistent
Aufbau jeden Schritt, jede Bedingung und jede Feldzuordnung Auftrag in Worten: Ziel, Vorgehen, Ton, Grenzen
Verbindungen Zugänge zu jedem angebundenen Programm, erneuern, wenn sie ablaufen Zugriffe auf Postfach, Kalender und Integrationen
Änderungen im Umfeld Ablauf anpassen, wenn ein Feld, ein Formular oder eine Liste sich ändert Auftrag nachschärfen, wenn Ergebnisse nicht passen
Kontrolle Fehlerprotokoll ansehen, abgebrochene Läufe nachholen Entwürfe prüfen, freigeben und regelmäßig ins Protokoll sehen
Wissen steckt in festen Vorlagen und Feldern Preisliste, Textbausteine und Regeln aktuell halten

Ein fester Ablauf braucht am Anfang mehr Bauarbeit und danach wenig, solange sich nichts ändert. Ein Assistent ist schneller eingerichtet, seine Ergebnisse brauchen aber dauerhaft einen prüfenden Blick. Wie du Rechte und Freigaben dafür setzt, steht im Ratgeber KI-Agenten sicher einsetzen.

Fünf Fragen vor der Entscheidung

  1. Sieht jeder Fall gleich aus? Ja: fester Ablauf. Nein: Assistent.
  2. Muss Text gelesen oder geschrieben werden? Ja: Assistent, oder ein KI-Schritt im Ablauf.
  3. Muss es in Sekunden passieren? Ja: Workflow-Werkzeug mit Sofort-Auslöser.
  4. Was kostet ein Fehler? Je teurer, desto wichtiger eine Freigabe vor dem Senden oder Ändern, egal mit welchem Werkzeug.
  5. Wer pflegt es? Ein Ablauf mit vielen Feldzuordnungen braucht jemanden, der ihn versteht. Einen Auftrag in Worten kann auch lesen und ändern, wer nie einen Ablauf gebaut hat.

Gibt es bereits Zaps oder Szenarien, die gut laufen, musst du sie nicht ersetzen. Ergänze einen Assistenten dort, wo bisher ein Mensch liest und formuliert.

So hilft GRETUS dabei

In GRETUS heißen KI-Assistenten KI-Mitarbeiter. Jeder hat einen Auftrag in deinen Worten, eigene Zugriffe und einen Rhythmus: nur auf Zuruf, bei neuer E-Mail (meist wenige Minuten danach), an bestimmten Tagen, monatlich oder in festen Abständen ab 15 Minuten. Für Aufgaben, die in Sekunden passieren müssen, bleibt ein Workflow-Werkzeug mit Sofort-Auslöser die bessere Wahl.

Zapier und Make stehen im Katalog der Integrationen und lassen sich per Klick verbinden. Ein KI-Mitarbeiter, dem du die Integration freigibst, nutzt dann die Aktionen, die du in Zapier dafür eingerichtet hast, oder startet Szenarien in Make, die du dafür bereitstellst. Einzelne Aktionen einer Integration kannst du abschalten. Was etwas sendet, anlegt oder ändert, wartet standardmäßig auf deine Freigabe; je Integration wählst du, ob immer, nur bei Änderungen oder nie nachgefragt wird.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

Häufige Fragen

Kann ich Zapier oder Make zusammen mit einem KI-Assistenten nutzen?

Ja. Der Assistent übernimmt das Lesen und Formulieren, der feste Ablauf das Eintragen und Weiterleiten. Verbunden werden beide über eine Integration, mit der der Assistent ausgewählte Aktionen oder Abläufe im Workflow-Werkzeug auslöst.

Können Zapier und Make auch Texte verstehen?

Ja, beide bieten inzwischen KI-Schritte an, Zapier mit AI by Zapier und Make mit Make AI Agent, das im November 2026 noch als offene Beta lief. Der Ablauf drumherum bleibt aber ein fest gebauter Workflow. Für Aufgaben, die überwiegend aus Lesen und Formulieren bestehen, ist ein Assistent meist der kürzere Weg.

Wann ist ein fester Ablauf besser als KI?

Wenn jeder Fall gleich aussieht und das Ergebnis immer gleich sein soll, etwa Formulardaten übertragen oder eine Datei ablegen. Ein fester Ablauf ist dann berechenbarer und braucht keine Anfrage an ein Sprachmodell. KI lohnt sich erst, wo Text verstanden oder formuliert werden muss.

Was passiert, wenn sich ein angebundenes Programm ändert?

Ein fester Ablauf kann dann abbrechen, etwa wenn ein Formularfeld umbenannt wird oder eine Verbindung abläuft. Ein KI-Assistent verkraftet geänderte Formulierungen besser, braucht aber ebenfalls eine gültige Verbindung. Plane bei beiden eine kurze regelmäßige Kontrolle ein.

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