Firmenwissen mit KI durchsuchbar machen – mit Quellenangabe

Das Problem mit verstreutem Wissen

In den meisten Firmen ist Wissen vorhanden, aber schwer zu finden: Kündigungsfristen stehen im Vertrag, Rabattregeln in einer alten Mail, die Anleitung für ein Gerät in einem PDF auf dem Laufwerk. Wer fragt, unterbricht jemanden, der es weiß.

Eine Wissensdatenbank für einen KI-Assistenten löst das, indem sie Dokumente durchsuchbar macht und Antworten in eigenen Worten liefert.

Wie das funktioniert

Legst du ein Dokument ab, wird es in Abschnitte zerlegt und so aufbereitet, dass der Assistent passende Stellen nach ihrer Bedeutung findet, nicht nur nach exakten Wörtern. Fragst du „Wie lange ist die Kündigungsfrist beim Wartungsvertrag?“, findet er die Stelle auch dann, wenn dort „Laufzeit und Beendigung“ steht.

Die Antwort stützt sich auf die gefundenen Stellen. GRETUS nennt die Quelle mit Titel, damit du sie prüfen kannst. Findet GRETUS nichts, sagt es das ehrlich.

Beispiel: eine Frage mit Antwort und Quelle

So sieht das im Alltag aus. Das Beispiel ist erfunden, ein Betrieb hat seine Wartungsverträge, die Preisliste und eine Notiz zu Rabatten abgelegt:

Frage: Bis wann können wir den Wartungsvertrag mit der Brandt GmbH kündigen, und was kostet die Wartung im Moment?

Antwort: Der aktuelle Vertragszeitraum endet am 28. Februar 2027. Kündigen kannst du mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des Zeitraums, sonst verlängert sich der Vertrag um ein Jahr. Einen Preis nennt der Vertrag nicht, er verweist auf die Preisliste: Dort ist die Jahreswartung eine Pauschale, gestaffelt nach der Zahl der Geräte. Eine Absprache zu Rabatten für die Brandt GmbH habe ich nicht gefunden.

Quellen: Wartungsvertrag Brandt GmbH (Abschnitt „Laufzeit und Beendigung“), Preisliste Service 2026

Unter der Antwort stehen die Dokumente, auf die sie sich stützt, als Links. Ein Klick öffnet das Dokument, und du prüfst die Stelle selbst, bevor du der Brandt GmbH antwortest. Auch der letzte Satz der Antwort ist wichtig: Was nicht im Wissen steht, soll die KI nicht raten. GRETUS ist angewiesen, dann zu sagen, dass es nichts gefunden hat. Das entspricht dem, was der KI-Anbieter Anthropic gegen erfundene Angaben empfiehlt: der KI ausdrücklich erlauben, eine Lücke zuzugeben, und Aussagen mit Quellen belegen lassen. Ganz beseitigen lassen sich Fehler damit laut Anthropic nicht, deshalb bleibt der Blick in die Quelle wichtig. Eine Frage darf mehrere Dokumente verbinden, dann stehen alle als Quelle unter der Antwort.

Was du ablegen kannst

• Dateien: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Text und Markdown
• Notizen: kurze Texte, die du direkt schreibst, etwa interne Regeln
• Webseiten: Adresse eintragen, GRETUS liest die Seite ein

Mit Ordnern sortierst du Dokumente. Im Chat kannst du GRETUS bitten, nur in einem bestimmten Ordner zu suchen, etwa „Schau nur in den Verträgen nach“.

Diese Dokumente lohnen sich

Lohnend ist ein Dokument, wenn oft danach gefragt wird, die Antwort darin eindeutig steht und es nicht jede Woche veraltet. Diese Liste hilft beim Start, sortiert nach Bereich:

• Preise und Leistungen: aktuelle Preisliste, Leistungsbeschreibungen, Rabatt- und Zuschlagsregeln. Damit werden Angaben in Angeboten und Antworten einheitlich.
• Verträge: Wartungs-, Miet-, Leasing- und Lieferantenverträge. Fragen nach Laufzeit, Kündigungsfrist und Konditionen beantwortet die KI dann mit Fundstelle.
• Kundenservice: häufige Fragen, Liefer- und Rückgabebedingungen, Garantiebedingungen, Antwort-Bausteine.
• Abläufe: wie ein Auftrag angelegt, eine Reklamation bearbeitet oder eine Bestellung ausgelöst wird, als kurze Schritt-für-Schritt-Notiz.
• Produkte und Geräte: Datenblätter, Bedienungs- und Pflegeanleitungen.
• Team und Organisation: Zuständigkeiten, Urlaubs- und Vertretungsregeln, eure KI-Richtlinie.
• Einarbeitung: eine Seite „Wie wir arbeiten“ mit Ansprechpartnern, Programmen und Gepflogenheiten.

Weniger geeignet sind Dokumente, die sich ständig ändern, etwa Lagerbestände oder Termine. Solche Daten holt ein Assistent besser direkt aus dem verbundenen Programm. Bewerbungen, Gesundheitsangaben und Personalakten gehören nicht in eine geteilte Wissensdatenbank. Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 der DSGVO zu den besonders geschützten Daten, die nur in Ausnahmefällen verarbeitet werden dürfen.

Ein einfacher Weg zum Start: Schreib eine Woche lang auf, wonach du oder dein Team suchen oder wonach Kunden fragen. Für jede Frage, die mehr als einmal vorkommt, legst du das Dokument mit der Antwort ab. Fehlt so ein Dokument, schreibst du die Antwort einmal als kurze Notiz. Nach dieser Woche testest du die Wissensdatenbank mit genau diesen Fragen. Wo die Antwort nicht stimmt, liegt es meist an einer veralteten Fassung, einem fehlenden Dokument oder einem Scan ohne lesbaren Text.

Wissen im Team teilen

Jede Person hat zunächst eine private Wissensdatenbank. Einzelne Dokumente gibst du mit dem Schalter Fürs Team freigeben frei. Kolleginnen und Kollegen können sie dann lesen, und GRETUS findet sie auch in ihren Gesprächen. Alles andere bleibt privat.

Freigaben gelten nur innerhalb deiner Firma. Verlässt jemand das Team, geht das freigegebene Wissen an den Inhaber und bleibt für alle sichtbar, private Dokumente bleiben bei der Person.

KI-Mitarbeiter, die nach Zeitplan ohne dich arbeiten, durchsuchen nur deine eigenen Dokumente, keine geteilten. So kann ein geteiltes Dokument mit ungewöhnlichem Inhalt keinen unbeaufsichtigten Lauf beeinflussen.

Gute Dokumente, gute Antworten

• Aktuell halten: Veraltete Preislisten führen zu falschen Antworten. Ersetze alte Fassungen, statt neue daneben zu legen.
• Klar benennen: „Wartungsvertrag Kunde Müller 2026“ ist besser als „Scan_0042.pdf“.
• Gescannte Dokumente prüfen: Bilder ohne Text kann die Suche nicht lesen.
• Wenig, aber richtig: Lieber zehn gute Dokumente als hundert ungeprüfte.

Typische Einsätze

• Kundenservice: Antworten aus Produktinfos und Rückgabebedingungen, siehe KI im Kundenservice
• Vertrieb: einheitliche Angaben aus Preislisten und Leistungsbeschreibungen
• Verwaltung: Fristen und Konditionen aus Verträgen
• Einarbeitung: neue Kolleginnen und Kollegen fragen GRETUS statt das Team

So hilft GRETUS dabei

In GRETUS legst du Dateien, Notizen und einzelne Webseiten ab, auf Wunsch übernimmst du auch deine eigene Website auf einmal, und bei Antworten aus deinem Wissen nennt GRETUS die Quelle. Wie das aussieht, zeigt die Seite Wissensdatenbank, wo deine Daten liegen, die Seite Sicherheit. Wie Antworten aus deinem Wissen im Kundenservice helfen, zeigt die Seite GRETUS für den Kundenservice. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

• Anthropic: Reduce hallucinations, Dokumentation zu Claude, englisch
• EUR-Lex: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 9

Häufige Fragen

Welche Dokumente gehören in eine KI-Wissensdatenbank?

Aktuelle, geprüfte Informationen, die oft gebraucht werden, etwa Preislisten, Leistungsbeschreibungen, Abläufe und Antworten auf häufige Fragen. Veraltete Fassungen, Entwürfe und Dokumente mit besonders sensiblen Daten lässt du besser draußen. Lieber zehn gute Dokumente als hundert ungeprüfte.

Sehen Kollegen meine Dokumente?

Nein, außer du gibst ein Dokument ausdrücklich für das Team frei. Dann können Kolleginnen und Kollegen es lesen und GRETUS findet es auch in ihren Gesprächen.

Woher weiß ich, ob eine Antwort stimmt?

GRETUS nennt bei Antworten aus der Wissensdatenbank das Dokument, aus dem die Information stammt. Findet GRETUS nichts Passendes, sagt es das, statt zu raten.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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