Terminbestätigung und Terminerinnerung schreiben

Kurz gesagt

Eine Terminbestätigung nennt Datum, Uhrzeit, Ort und einen Ansprechpartner, eine Erinnerung am Vortag wiederholt das in zwei, drei Sätzen. Den Anlass des Termins lässt du in Praxen und Kanzleien besser weg, denn die Nachricht kann auch jemand anderes lesen. Für E-Mails reicht in der Regel die bestehende Kundenbeziehung, für SMS oder WhatsApp fragst du vorher, ob der Kunde das möchte. Ein KI-Assistent kann die Termine von morgen aus deinem Kalender lesen und pro Termin einen Entwurf anlegen, den du prüfst und selbst freigibst.

Veröffentlicht am · Aktualisiert am · Quellen geprüft am

Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026.

Herausgegeben von GRETUS®, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

Warum Bestätigung und Erinnerung sich lohnen

Ein vergessener Termin kostet dich eine Stunde, im Handwerk oft auch die Anfahrt. Eine kurze Nachricht hilft auf zwei Wegen:

  • Bestätigung: Direkt nach der Vereinbarung hält sie fest, was ausgemacht ist. Missverständnisse bei Datum, Uhrzeit oder Adresse fallen so früh auf.
  • Erinnerung: Am Vortag holt sie den Termin ins Gedächtnis zurück. Wer nicht kann, sagt eher ab, und du kannst den Platz neu vergeben.

Beides geht schnell, wenn du feste Mustertexte hast und nur Name, Datum und Ort austauschst.

Was in eine Erinnerung gehört und was nicht

Eine gute Erinnerung ist kurz und lässt sich auf dem Handy in einem Blick lesen:

  • Hinein: Datum mit Wochentag, Uhrzeit, Ort mit Adresse, bei Hausbesuchen auch der Hinweis, ob jemand vor Ort sein muss, und eine Telefonnummer für Absagen.
  • Optional: Was der Kunde mitbringen oder vorbereiten soll, etwa Unterlagen, freier Zugang zum Keller oder ein Parkplatz.
  • Nicht hinein: Der Anlass des Termins, wenn er vertraulich ist. Eine E-Mail oder Nachricht kann auch jemand in der Familie oder im Büro des Kunden lesen.

Für Arztpraxen, Therapeuten, Anwälte und Steuerberater gilt die Schweigepflicht (in Deutschland § 203 StGB, Stand: November 2026). Schon die Angabe, dass jemand einen Termin bei einer bestimmten Fachrichtung hat, kann dazu zählen. Schreib deshalb nur „Ihr Termin bei uns“, nicht die Behandlung, die Diagnose oder das Mandat. Andere europäische Länder wie Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln.

Drei Mustertexte

Namen, Daten und Adressen sind Beispiele. Die Bestätigung, direkt nach der Vereinbarung:

Betreff: Ihr Termin am Donnerstag, 12. November, um 10 Uhr

Guten Tag Frau Lehmann,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Hiermit bestätigen wir Ihren Termin am Donnerstag, 12. November, um 10 Uhr bei Ihnen in der Gartenstraße 4. Unser Monteur bleibt etwa eine Stunde. Bitte sorgen Sie dafür, dass der Heizungsraum zugänglich ist.

Passt der Termin doch nicht, rufen Sie uns bitte unter 01234 567890 an.

Viele Grüße, [Name]

Die Erinnerung am Vortag, kurz und ohne Anlass:

Betreff: Erinnerung an Ihren Termin morgen

Guten Tag Herr Neumann,

wir möchten Sie an Ihren Termin morgen, Freitag, 13. November, um 14:30 Uhr in unserer Praxis in der Lindenstraße 12 erinnern. Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte bis heute 18 Uhr unter 01234 567890 ab.

Viele Grüße, Ihr Praxisteam

Die Verschiebung, wenn du einen Termin nicht halten kannst:

Betreff: Neuer Termin statt Donnerstag, 12. November

Guten Tag Frau Lehmann,

leider müssen wir Ihren Termin am Donnerstag, 12. November, um 10 Uhr verschieben, weil ein Mitarbeiter krank ist. Das tut uns leid. Wir können Ihnen Montag, 16. November, um 9 Uhr oder Dienstag, 17. November, um 13 Uhr anbieten. Antworten Sie gern kurz, welcher Termin Ihnen passt.

Viele Grüße, [Name]

Nenn bei einer Verschiebung immer zwei konkrete Termine. Das spart Rückfragen und zeigt, dass dir der Kunde wichtig ist.

E-Mail, SMS oder WhatsApp

Welcher Weg passt, hängt von deinen Kunden ab. Ein paar Punkte zur Orientierung:

  • E-Mail: Für Bestätigungen und Erinnerungen zu einem vereinbarten Termin reicht in der Regel die bestehende Kundenbeziehung, denn die Nachricht dient der Erfüllung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die E-Mail ist zudem gut nachweisbar.
  • SMS: Wird auf dem Handy schnell gelesen. Frag bei der Terminvereinbarung, ob der Kunde Nachrichten an seine Handynummer möchte, und notiere die Zustimmung.
  • WhatsApp: Viele Kunden nutzen es gern, dabei verarbeitet aber ein weiterer Anbieter die Nummer und die Nachricht. Auch hier gilt: vorher fragen und die Zustimmung festhalten, für Praxen und Kanzleien ist der Weg meist ungeeignet.

Bei Fragen zu deinem Betrieb helfen dein Datenschutzbeauftragter oder deine Kammer. Viele Ärzte- und Rechtsanwaltskammern haben eigene Merkblätter dazu.

So hilft GRETUS dabei

Die Bestätigung schreibst du am besten gleich, wenn der Termin vereinbart ist: Sag GRETUS im Chat etwa „Bestätige Frau Lehmann den Termin am Donnerstag um 10 Uhr“. GRETUS sucht die Adresse im E-Mail-Verlauf, schreibt die Mail und legt sie dir standardmäßig zur Freigabe vor.

Wo vergessene Termine teuer werden, etwa in Praxen und Kanzleien, hilft die Vorlage „Terminerinnerungen vorbereiten“. Ein KI-Mitarbeiter sieht werktags um 14 Uhr nach den Terminen von morgen und legt je Termin eine kurze Erinnerung ohne den Anlass als Entwurf an, gesendet wird standardmäßig erst nach deiner Freigabe.

  • Ohne E-Mail-Adresse: Findet GRETUS keine Adresse, nennt es dir nur den Termin. Du meldest dich dann selbst, etwa per Telefon.
  • Rhythmus und Ton: Uhrzeit und Text der Vorlage passt du an, etwa Sie-Form, deine Telefonnummer für Absagen oder einen festen Hinweis zum Parkplatz.

Wie das im Betrieb zusammenspielt, zeigen GRETUS für das Handwerk und GRETUS für Praxen und Kanzleien. Beide Vorlagen findest du unter Vorlagen, ausprobieren kannst du sie in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, abgerufen am 9. November 2026.

Häufige Fragen

Wann sollte ich an einen Termin erinnern?

Am Vortag, am besten am frühen Nachmittag, damit der Kunde noch absagen und du den Platz neu vergeben kannst. Bei Terminen, die lange im Voraus vereinbart wurden, hilft zusätzlich eine Bestätigung direkt nach der Vereinbarung.

Was gehört in eine Terminerinnerung?

Datum, Uhrzeit, Ort und ein Weg, um abzusagen oder zu verschieben, etwa eine Telefonnummer. Hinweise wie „bitte Unterlagen mitbringen“ passen dazu, der Anlass des Termins in Praxen und Kanzleien dagegen nicht.

Darf ich Termine per SMS oder WhatsApp bestätigen?

Nur, wenn der Kunde diesem Weg zugestimmt hat, am besten schriftlich bei der Terminvereinbarung. Bei WhatsApp kommt hinzu, dass ein weiterer Anbieter die Telefonnummer verarbeitet. Im Zweifel fragst du deinen Datenschutzbeauftragten.

Wie verschiebe ich einen Termin höflich?

Früh, mit einer kurzen Entschuldigung und zwei konkreten Ersatzterminen, aus denen der Kunde wählen kann. Einen Grund musst du nicht ausführlich erklären, ein Satz reicht.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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