KI in Praxis und Kanzlei – Aufgaben, Schweigepflicht, DSGVO

Was ein KI-Assistent in Praxis und Kanzlei abnehmen kann

In Praxen und Kanzleien kostet die Organisation rund um Patienten und Mandanten viel Zeit: Rückrufbitten aus dem Posteingang heraussuchen, an Termine erinnern, Fristen im Blick behalten. Ein KI-Assistent kann diese Routine vorbereiten. Diagnose, Behandlung und Rechtsrat bleiben bei dir. Drei Beispiele:

• Rückrufbitten: Über das Kontaktformular einer Physiotherapiepraxis kommen am Vormittag sechs Bitten um Rückruf. Mittags liegt eine Liste mit Name, Telefonnummer und einem Stichwort bereit.
• Terminerinnerungen: Für eine Zahnarztpraxis bereitet der Assistent am Nachmittag Erinnerungen an die Termine von morgen vor, mit Datum und Uhrzeit, aber ohne Anlass.
• Fristen: In einer Steuerkanzlei fasst er montags die Fristen und Termine der nächsten zwei Wochen aus dem Kalender zusammen und weist auf volle Tage hin.

Für jede dieser Aufgaben muss die KI mitlesen, und genau dort beginnen die Fragen:

Wie ein Assistent nach Zeitplan arbeitet, erklärt der Ratgeber Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen. Was in eine Telefonnotiz gehört und was nicht, zeigt die Telefonnotiz-Vorlage mit Rückrufliste. Einen Mustertext für eine Terminerinnerung ohne Anlass findest du im Ratgeber Terminbestätigung und Terminerinnerung schreiben.

Gesundheitsdaten: besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO

Die DSGVO gilt in der ganzen EU und schützt manche Daten besonders: Gesundheitsdaten, genetische und biometrische Daten sowie Angaben etwa zu Religion, politischer Meinung oder Sexualleben. Ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt. Erlaubt ist sie nur, wenn eine Ausnahme nach Abs. 2 greift, etwa mit ausdrücklicher Einwilligung (Buchstabe a) oder für Behandlung und Versorgung durch Fachpersonal, das dem Berufsgeheimnis unterliegt (Buchstabe h mit Abs. 3).

Gesundheitsdaten fangen früh an. Nach Erwägungsgrund 35 zählen auch Informationen dazu, die bei der Anmeldung zu einer Gesundheitsdienstleistung erhoben werden. Schon eine Terminanfrage an eine Praxis kann also darunterfallen. Mandatsdaten gehören nicht automatisch zu den besonderen Kategorien, können solche Angaben aber enthalten, etwa eine Krankschreibung in einem Arbeitsrechtsfall. Für Angaben über Straftaten gilt Art. 10 DSGVO.

Die Datenschutzkonferenz (DSK) der Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern stellt in ihrer Orientierungshilfe zu KI vom Mai 2024 klar: Die Ausnahme nach Art. 9 muss für Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe passen. Ein Assistent, der Gesundheitsangaben in seiner Liste weglässt, hat sie beim Lesen trotzdem verarbeitet. Namen und Anschriften zu entfernen, reicht laut DSK regelmäßig nicht, weil sich der Bezug zur Person aus dem Zusammenhang ergeben kann.

Berufsgeheimnis: § 203 StGB und das Berufsrecht

Das Berufsgeheimnis regelt jeder Staat selbst. Die folgenden Regeln gelten in Deutschland. Nach § 203 StGB macht sich strafbar, wer als Berufsgeheimnisträger ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, das ihm im Beruf anvertraut oder bekannt geworden ist. Dazu gehören unter anderem Ärztinnen und Zahnärzte, Apotheker, Angehörige anderer Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung, Berufspsychologinnen, Rechtsanwälte, Notarinnen, Steuerberater und Wirtschaftsprüferinnen. Es drohen Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Dienstleister, etwa für die IT, dürfen Geheimnisse erfahren, wenn sie an der Arbeit mitwirken und das für ihre Tätigkeit erforderlich ist (Abs. 3). Wer nicht dafür sorgt, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurden, macht sich strafbar, wenn sie ein Geheimnis unbefugt offenbaren (Abs. 4). Für Anwältinnen und Anwälte regelt § 43e BRAO die Einzelheiten, für Steuerberater fast gleichlautend § 62a StBerG:

• Dienstleister sorgfältig auswählen und nur so viel zugänglich machen, wie die Leistung erfordert
• Vertrag in Textform, der zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt
• Dienste im Ausland in der Regel nur bei einem Geheimnisschutz, der dem im Inland vergleichbar ist
• Einwilligung der Mandantin oder des Mandanten, wenn ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient

Wie streng das bei KI gilt, zeigen die Hinweise der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) mit Stand Dezember 2024. Danach fallen schon Namen von Mandanten und die Tatsache eines Mandats unter die Verschwiegenheit. Für frei zugängliche Sprachmodelle wie ChatGPT hielt die BRAK die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nicht für erforderlich, weil sie sich auch ohne diese Daten nutzen lassen. Sie rät zu Anfragen ohne Rückschluss auf ein Mandat und, wo möglich, zu KI-Anbietern mit Servern in Deutschland oder Europa.

Wie du eine Anfrage so formulierst, dass sie keine Person erkennen lässt, zeigt der Ratgeber Kundendaten in KI eingeben mit Beispielen zum Anonymisieren und Pseudonymisieren.

Auftragsverarbeitung, Einwilligung und Folgenabschätzung

Ein KI-Assistent aus der Cloud verarbeitet Daten meist in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit einem Anbieter, der hinreichende Garantien für den Schutz der Daten bietet. Der Vertrag legt auch fest, welche Arten von Daten und welche Personengruppen er umfasst (Abs. 3). Prüf deshalb, ob Gesundheits- oder Mandatsdaten darin überhaupt vorgesehen sind, und zähl alle Empfänger mit: den Softwareanbieter, den KI-Anbieter und Zusatzdienste wie die Spracherkennung. Der AVV regelt den Datenschutz, das Berufsrecht verlangt zusätzlich die Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Mehr zu AVV und Unterauftragsverarbeitern steht im Ratgeber KI DSGVO-konform nutzen.

Greift keine andere Grundlage, kommt eine ausdrückliche Einwilligung in Betracht (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a). Sie gilt für festgelegte Zwecke und lässt sich jederzeit widerrufen, so einfach, wie sie erteilt wurde (Art. 7 Abs. 3).

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nach Art. 35 DSGVO nötig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko hat. Nach Erwägungsgrund 91 gilt die Verarbeitung von Patienten- oder Mandantendaten durch einzelne Ärzte oder Anwälte zwar nicht als umfangreich, die DSK rechnet beim Einsatz von KI aber vielfach mit einem hohen Risiko. Wie du den Assistenten ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten einträgst und wann eine Folgenabschätzung naheliegt, zeigt der Ratgeber KI im Verarbeitungsverzeichnis.

Checkliste: Das klärst du vor dem Start

1. Datenfluss aufschreiben: welche Postfächer, Kalender und Dateien ein Assistent liest und an welche Anbieter die Inhalte gehen.
2. Kammer fragen: ob es berufsrechtliche Hinweise zum Einsatz von KI gibt, wie die der BRAK.
3. Datenschutzbeauftragte einbinden: Die DSK empfiehlt, sie bei Entscheidungen über KI-Anwendungen stets einzubeziehen.
4. Verträge prüfen: AVV, Vertrag mit dem KI-Anbieter, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Liste der Unterauftragsverarbeiter, Sitz und Speicherort.
5. Rechtsgrundlage klären und dokumentieren, bei einer Einwilligung auch, wie der Widerruf funktioniert.
6. Risiko bewerten: ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
7. Sparsam anfangen: mit Aufgaben, bei denen die KI am wenigsten sieht, etwa einer Fristenübersicht aus Kalendereinträgen, die nur die Frist und ein internes Kürzel nennen.
8. Team einweisen: was in den Chat darf und was nicht, auch beim Diktieren.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS ist für die Organisation rund um Patienten und Mandanten gedacht, nicht für Gesundheitsdaten oder Mandatsdetails. Für Praxen und Kanzleien gibt es drei Vorlagen:

• Rückrufliste: werktags um 12 Uhr Bitten um Rückruf und Terminwünsche aus deinem Posteingang, mit Name, Telefonnummer und einem Stichwort. Die Vorlage weist den KI-Mitarbeiter an, Angaben zu Gesundheit, Behandlung oder Mandat wegzulassen.
• Terminerinnerungen vorbereiten: werktags um 14 Uhr Erinnerungen an die Termine von morgen mit Datum und Uhrzeit, ohne Anlass, als Entwurf, den GRETUS standardmäßig zur Freigabe vorlegt.
• Fristen im Blick: montags um 8 Uhr die Fristen und Termine der nächsten zwei Wochen aus deinem Kalender.

Weggelassen werden solche Angaben nur im Ergebnis: Was ein KI-Mitarbeiter beim Lesen von E-Mails und Terminen sieht, geht an den KI-Anbieter, also an die inklusive KI von Mistral AI aus Frankreich, das Daten standardmäßig in der EU speichert, oder an den Anbieter deines eigenen Schlüssels. Bei Google Gemini, Anthropic Claude und OpenAI aus den USA ist eine Verarbeitung auch außerhalb der EU möglich, mehr dazu im Ratgeber Europäische KI. Diktat und Vorlesen laufen ebenfalls über Mistral AI oder über deinen eigenen Schlüssel bei Mistral AI, OpenAI oder Google Gemini.

Laut dem AVV von GRETUS sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO wie Gesundheitsdaten nicht Gegenstand der Verarbeitung: Du gibst sie nicht in GRETUS ein, und Patienten- und Mandantendaten gehören nicht in die Kundenverwaltung. Praxis- und Kanzleisoftware bindet GRETUS nicht an. Ob du die Vorlagen einsetzen darfst und welches Postfach ein KI-Mitarbeiter lesen darf, klärst du deshalb vorher mit Kammer und Datenschutzbeauftragten. Betrieb und Speicher liegen in einem Rechenzentrum in der EU, die Einzelheiten stehen unter Sicherheit.

Quellen

• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 7, 9, 10, 28 und 35 sowie Erwägungsgründe 35 und 91, EUR-Lex
• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen, gesetze-im-internet.de
• § 43e BRAO, Inanspruchnahme von Dienstleistungen, gesetze-im-internet.de
• § 62a StBerG, Inanspruchnahme von Dienstleistungen, gesetze-im-internet.de
• Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, Bundesrechtsanwaltskammer, Stand Dezember 2024
• Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Datenschutzkonferenz, 6. Mai 2024

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

Häufige Fragen

Sind Termindaten einer Arztpraxis Gesundheitsdaten?

Sie können es sein. Nach Erwägungsgrund 35 der DSGVO zählen auch Informationen, die bei der Anmeldung zu einer Gesundheitsdienstleistung erhoben werden, zu den Gesundheitsdaten. Kläre deshalb die Rechtsgrundlage, bevor du per E-Mail an Termine erinnerst, und nenne in der Erinnerung nur Datum und Uhrzeit.

Was rät die Bundesrechtsanwaltskammer zum Einsatz von KI?

Vorsicht mit allem, was ein Mandat erkennen lässt: Schon Namen von Mandanten und die Tatsache eines Mandats fallen unter die Verschwiegenheit, und an KI-Anbieter dürfen sie nur unter den Voraussetzungen von § 43e BRAO gehen. Für frei zugängliche Sprachmodelle wie ChatGPT hielt die Kammer die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen im Dezember 2024 nicht für erforderlich. Sie rät zu Anfragen ohne Rückschluss auf ein Mandat und, wo möglich, zu KI-Anbietern mit Servern in Deutschland oder Europa.

Brauchen Kanzleien die Einwilligung des Mandanten für einen KI-Dienst?

Nicht in jedem Fall. Nach § 43e Abs. 5 BRAO und § 62a Abs. 5 StBerG ist sie nötig, wenn ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient; sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform und Verschwiegenheitspflicht des Dienstleisters gelten auch dann, außer der Mandant verzichtet ausdrücklich darauf. Ob ein KI-Werkzeug einem einzelnen Mandat dient, klärst du im Zweifel mit deiner Kammer.

Braucht eine Praxis für einen KI-Assistenten eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Das hängt vom Risiko ab. Art. 35 DSGVO verlangt sie bei voraussichtlich hohem Risiko, und nach Erwägungsgrund 91 gilt die Verarbeitung von Patienten- oder Mandantendaten durch einzelne Ärzte oder Anwälte nicht als umfangreich. Die Datenschutzkonferenz rechnet beim Einsatz von KI aber vielfach mit einem hohen Risiko, deshalb gehört die Frage an deine Datenschutzbeauftragte oder deinen Datenschutzbeauftragten.

Reicht es, Namen zu entfernen, bevor eine KI einen Text liest?

Meist nicht. Laut Datenschutzkonferenz genügt es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu entfernen, weil sich der Bezug zur Person aus dem Zusammenhang ergeben kann. Die Bundesrechtsanwaltskammer sieht das für Mandatsinformationen genauso.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

Lass GRETUS mit deinem eigenen Postfach, Kalender und Firmenwissen für dich arbeiten.

7 Tage kostenlos testen · Demo anfragen