Besprechungsprotokoll mit KI – Inhalt, Ablauf und Recht

Was in ein gutes Protokoll gehört

Ein Ergebnisprotokoll hält fest, was beschlossen wurde und wer was bis wann erledigt. Für die meisten Besprechungen in kleinen und mittleren Unternehmen reicht das:

• Rahmen: Datum, Thema, Teilnehmende, wer protokolliert.
• Kurze Zusammenfassung: worum es ging, in wenigen Sätzen.
• Beschlüsse: was entschieden wurde, so konkret, dass es niemand anders verstehen kann.
• Aufgaben: je Aufgabe eine zuständige Person und eine Frist, etwa „Tim: Kunden über die neuen Öffnungszeiten informieren, bis Mittwoch“.
• Offene Punkte: was noch geklärt werden muss und wann.

Eine Aufgabe ohne Namen oder ohne Frist bleibt oft liegen. Fehlt beides in der Besprechung, sollte das Protokoll es als offen markieren, statt etwas zu erfinden.

Protokollvorlage zum Kopieren

Die Vorlage ist ein Ergebnisprotokoll als reiner Text. Du kannst sie in eine Mail, ein Dokument oder euer Wiki kopieren und die eckigen Klammern ausfüllen. Felder, die für deine Besprechung nicht passen, lässt du weg.

ERGEBNISPROTOKOLL

Besprechung:    [Thema]
Datum:          [TT.MM.JJJJ], [Beginn] bis [Ende] Uhr
Ort:            [Raum oder Videokonferenz]
Teilnehmende:   [Namen]
Entschuldigt:   [Namen]
Protokoll:      [Name]
Grundlage:      [Aufnahme mit Zustimmung aller / Notizen]

1. ZUSAMMENFASSUNG
[Zwei bis drei Sätze: worum es ging und was herauskam.]

2. BESCHLÜSSE
B1  [Was entschieden wurde, so konkret wie möglich]
B2  [...]

3. AUFGABEN (Wer – Was – Bis wann)
A1  [Name] – [Aufgabe] – [Datum]
A2  [Name] – [Aufgabe] – [Datum oder „offen“]

4. OFFENE PUNKTE
O1  [Frage] – zu klären bis [Datum oder nächste
    Besprechung], zuständig: [Name]

Nächste Besprechung:  [Datum]
Korrekturen bitte bis [Datum] an [Name].

Die Nummern B1, A1 und O1 helfen beim Nachfassen: In der nächsten Besprechung gehst du die Aufgaben und offenen Punkte der Reihe nach durch. Erstellt eine KI das Protokoll, gib ihr die Vorlage mit in den Auftrag, etwa mit dem Satz „Halte dich an diese Vorlage und schreib ‚offen‘, wo niemand einen Namen oder eine Frist genannt hat.“

Wie KI aus einer Aufnahme ein Protokoll macht

Der Weg hat zwei Schritte. Zuerst verschriftet eine Spracherkennung die Aufnahme. Gute Dienste trennen dabei die Sprecher, sie erkennen also, wann eine andere Stimme spricht. Namen kennen sie nicht: Im Text steht „Sprecher 1“ und „Sprecher 2“, wer das ist, ergibt sich aus dem Gespräch oder aus deiner Angabe.

Danach liest ein Sprachmodell den ganzen Text und schreibt das Protokoll nach deinen Vorgaben. Ein Auftrag kann so aussehen:

Erstelle aus der Aufnahme ein Protokoll: kurze Zusammenfassung, Beschlüsse und Aufgaben mit Zuständigen und Fristen, soweit genannt. Sprecher 1 ist Anna, Sprecher 2 ist Tim. Was nicht eindeutig ist, markierst du als offen.

Statt einer Aufnahme funktionieren auch deine Stichpunkte. Dann entsteht das Protokoll aus deinen Notizen, und das Aufnehmen mit allen Rechtsfragen entfällt.

Beispiel: Protokoll aus einer Aufnahme

So kann das Ergebnis aussehen. Es ist ein Beispiel, aus einer Aufnahme erstellt; Firma, Namen und Daten sind erfunden. Die Besprechung war eine Wochenrunde in einem kleinen Handwerksbetrieb, aufgenommen mit dem Handy in der Tischmitte.

ERGEBNISPROTOKOLL (Beispiel, aus Aufnahme erstellt)

Besprechung:    Wochenrunde Krämer Bau
Datum:          09.11.2026, 8:00 bis 8:25 Uhr
Ort:            Büro
Teilnehmende:   Anna Schäfer, Tim Koch, Lea Wagner
Protokoll:      Anna Schäfer
Grundlage:      Aufnahme mit Zustimmung aller,
                Sprecher getrennt und zugeordnet

1. ZUSAMMENFASSUNG
Die Baustelle Lindenweg liegt im Plan. Die Lieferung
der Fenster verschiebt sich um eine Woche. Ab Dezember
gelten neue Öffnungszeiten im Büro.

2. BESCHLÜSSE
B1  Das Büro ist ab 1. Dezember montags bis freitags
    von 8 bis 16 Uhr besetzt.
B2  Die Fenster für den Lindenweg werden nicht
    umbestellt, die Woche Verzug wird eingeplant.

3. AUFGABEN (Wer – Was – Bis wann)
A1  Tim – Kunden über die neuen Öffnungszeiten
    informieren – Mittwoch, 11.11.
A2  Lea – Bauherrin Lindenweg über den neuen
    Fenstertermin informieren – offen (keine Frist genannt)
A3  Anna – Öffnungszeiten auf der Website ändern –
    Freitag, 27.11.

4. OFFENE PUNKTE
O1  Wer übernimmt im Dezember die Urlaubsvertretung?
    Zu klären in der nächsten Wochenrunde, zuständig: Anna

Nächste Besprechung:  16.11.2026, 8:00 Uhr
Korrekturen bitte bis Dienstag, 10.11., an Anna.

Achte auf A2: In der Aufnahme hat niemand eine Frist genannt, deshalb steht dort „offen“ statt eines ausgedachten Datums. Vor dem Verteilen prüfst du vor allem die Daten, die Namen und die Zuordnung der Aufgaben.

Grenzen: was du prüfen musst

Spracherkennung und Sprachmodell machen typische Fehler:

• Namen und Fachbegriffe: Firmennamen, Produkte und Nachnamen werden oft falsch geschrieben oder mit ähnlich klingenden Wörtern verwechselt.
• Zahlen und Termine: „fünfzehn“ und „fünfzig“ klingen ähnlich, „nächsten Freitag“ hängt vom Datum der Besprechung ab.
• Zuordnung: Reden mehrere gleichzeitig, landet ein Satz schnell bei der falschen Person, und damit auch eine Aufgabe.
• Ergänzungen: Ein Sprachmodell füllt Lücken mitunter mit Plausiblem, etwa einer Frist, die niemand genannt hat. Mehr dazu im Ratgeber KI-Halluzinationen.

Lies das Protokoll deshalb vor dem Verteilen einmal gegen und schick es an die Teilnehmenden mit der Bitte um Korrektur.

Recht: Zustimmung, DSGVO und Vertrag

Zustimmung aller: In Deutschland ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne Befugnis aufzunehmen (§ 201 StGB). Kündige die Aufnahme vorher an und hol die Zustimmung aller Beteiligten ein, auch von Gästen und Personen, die per Telefon oder Video dabei sind. Wer nicht zustimmt, wird nicht aufgenommen.

Ein Mustersatz für den Beginn, bevor du die Aufnahme startest:

Ich würde die Besprechung gern aufnehmen, damit wir daraus das Protokoll erstellen. Die Aufnahme wird von [Dienst] verschriftet, nur dafür genutzt und gelöscht, sobald das Protokoll abgestimmt ist. Ist das für alle in Ordnung? Wer nicht aufgenommen werden möchte, sagt es bitte jetzt, dann schreibe ich stattdessen mit.

Starte die Aufnahme erst, wenn alle zugestimmt haben, und halte die Zustimmung im Protokoll fest, etwa im Feld „Grundlage“ der Vorlage. Kommt jemand später dazu, fragst du erneut.

Rechtsgrundlage: Eine Aufnahme enthält personenbezogene Daten, die Stimme und alles Gesagte. Du brauchst dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO, meist die Einwilligung (Buchstabe a) oder ein berechtigtes Interesse (Buchstabe f). Eine Einwilligung muss freiwillig sein, was zwischen Chef und Mitarbeitenden schwierig sein kann, und lässt sich jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Informiere die Beteiligten, wofür die Aufnahme genutzt wird und wann du sie löschst (Art. 13 DSGVO).

Vertrag mit dem Anbieter: Verschriftet ein externer Dienst die Aufnahme, verarbeitet er die Daten in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV (Art. 28 DSGVO). Gibt es einen Betriebsrat, kann er bei technischen Einrichtungen mitbestimmen, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Stand: November 2026. Andere europäische Länder haben eigene Regeln zu Tonaufnahmen. Mehr zum Datenschutz steht in KI und DSGVO im Unternehmen.

So hilft GRETUS dabei

In GRETUS legst du eine Aufnahme als Datei in den Chat, als M4A, MP3, WAV, WebM oder OGG bis 20 MB. Aufgenommen wird nicht in GRETUS, sondern etwa mit dem Handy, und an Online-Meetings nimmt GRETUS nicht selbst teil.

• Verschriften: GRETUS verschriftet die Aufnahme im Hintergrund und trennt dabei die Sprecher, wenn der Dienst mehrere Stimmen erkennt. Das läuft inklusive über Mistral AI aus Frankreich oder über den eigenen Schlüssel eurer Firma bei Mistral AI, OpenAI oder Google Gemini.
• Protokoll mit Aufgaben: Ein Knopf an der Aufnahme bittet um ein Protokoll mit Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, soweit genannt. Danach bietet GRETUS an, Erinnerungen für deine Aufgaben zu setzen und eine Mail an die Beteiligten zu entwerfen, beides standardmäßig erst nach deiner Zustimmung.
• Speicherung: Die Aufnahme bleibt als Datei beim Gespräch, bis du das Gespräch löschst oder die Aufbewahrung von Gesprächen aus deinen Einstellungen es entfernt. Nicht gesendete Aufnahmen löscht GRETUS nach einem Tag.
• Hinweis im Chat: Beim Anhängen erinnert GRETUS daran, Gespräche nur mit Zustimmung aller Beteiligten aufzunehmen.

Wie Dateien und Aufnahmen im Chat aussehen, zeigt die Seite Chat und Sprache, wo die Daten verarbeitet werden, die Seite Sicherheit. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

• Strafgesetzbuch: § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
• EUR-Lex: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 5, 6, 7, 13 und 28
• Betriebsverfassungsgesetz: § 87 Mitbestimmungsrechte, Abs. 1 Nr. 6

Häufige Fragen

Was gehört in ein Besprechungsprotokoll?

Datum, Teilnehmende und Thema, dazu die Beschlüsse und die Aufgaben mit Zuständigen und Fristen. Eine kurze Zusammenfassung der Diskussion hilft, ein Wortprotokoll braucht es im Alltag selten. Offene Fragen gehören ans Ende, damit sie in der nächsten Besprechung wieder auftauchen.

Wie genau ist eine KI-Spracherkennung bei Besprechungen?

Bei klarer Aufnahme meist gut genug für ein Protokoll, bei Namen, Fachbegriffen, Zahlen und durcheinander Gesprochenem aber fehleranfällig. Prüfe deshalb vor allem Beschlüsse, Beträge, Termine und wer welche Aufgabe übernimmt. Ein Mikrofon in der Tischmitte und wenig Nebengeräusche helfen mehr als jede Einstellung.

Wie lange darf ich eine Besprechungsaufnahme aufbewahren?

Nur so lange, wie du sie für den Zweck brauchst, meist bis das Protokoll fertig und abgestimmt ist, so verlangt es der Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 DSGVO. Danach löschst du die Aufnahme und behältst das Protokoll. Eine längere Frist muss sich aus einem eigenen Zweck ergeben und den Beteiligten bekannt sein.

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