Postfach mit KI verbinden – IONOS, GMX, Gmail und Co.

Was du zum Verbinden brauchst

Ein KI-Assistent arbeitet mit deinem Postfach wie ein Mailprogramm, etwa Thunderbird oder Apple Mail. Er braucht dafür dieselben Angaben:

• deine E-Mail-Adresse, meist auch als Benutzername;
• ein Passwort: bei vielen Anbietern das Passwort deines Postfachs, bei Google, Apple und einigen anderen ein eigenes App-Passwort;
• den Zugang für Mailprogramme: Ein Postfach hat zwei Zugänge, einen zum Lesen (IMAP) und einen zum Senden (SMTP). Bei den meisten Anbietern sind beide offen, bei GMX und WEB.DE schaltest du sie selbst ein;
• die Server deines Anbieters: Gute Assistenten erkennen sie an deiner Adresse. Bei eigenen Domains stehen sie in der Anleitung deines Hosters.

Verbinde nur dein eigenes Postfach, und gib Passwörter nicht im Team weiter. Wenn es geht, nimm ein App-Passwort: Du kannst es einzeln widerrufen, ohne dein eigentliches Passwort zu ändern.

Was du je Anbieter brauchst

Die Angaben stammen aus den Hilfeseiten der Anbieter, Stand: November 2026. Die Quellen stehen unten.

Andere Anbieter funktionieren nach demselben Muster, wenn sie den Zugang für Mailprogramme anbieten, etwa Hetzner oder netcup. Die Angaben dazu stehen in der Anleitung deines Anbieters für Mailprogramme wie Outlook oder Thunderbird.

GMX und WEB.DE: Zugriff für Mailprogramme einschalten

Bei GMX und WEB.DE ist der Zugang für Mailprogramme ab Werk ausgeschaltet. Ohne ihn lehnt das Postfach jede Anmeldung ab, auch mit richtigem Passwort. So schaltest du ihn ein, bei beiden Anbietern gleich:

1. Melde dich am Computer im Postfach an, klicke oben auf das Symbol mit deinen Initialen und wähle E-Mail-Einstellungen.
2. Wähle im Bereich E-Mail empfangen den Punkt POP3/IMAP.
3. Stelle unter POP3-/IMAP-Abruf den Schieberegler auf POP3- und IMAP-Zugriff erlauben.
4. Bestätige die Sicherheitsabfrage, indem du die beiden angezeigten Symbole übereinanderschiebst.

Nutzt du den Zugang lange nicht, schalten GMX und WEB.DE ihn von selbst wieder ab. Klappt eine Verbindung, die früher lief, plötzlich nicht mehr, sieh zuerst dort nach.

App-Passwort anlegen: Gmail, iCloud, Posteo und mailbox.org

Ein App-Passwort ist ein eigenes Passwort für genau ein Programm. Du erstellst es im Konto deines Anbieters, kopierst es einmal und trägst es statt deines normalen Passworts ein.

• Gmail und Google Workspace: Das App-Passwort erstellst du in deinem Google-Konto, dafür muss die Bestätigung in zwei Schritten aktiv sein. Laut Google fehlt die Option meist aus einem von drei Gründen: Die Bestätigung läuft nur über Sicherheitsschlüssel, das Konto gehört einer Firma, Schule oder anderen Organisation, oder der Erweiterte Schutz ist aktiv. Bei Firmenkonten fragst du dann die Person, die euer Google Workspace verwaltet.
• iCloud: Melde dich auf account.apple.com an und wähle unter Anmelden und Sicherheit den Punkt App-spezifische Passwörter. Voraussetzung ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bis zu 25 solcher Passwörter können gleichzeitig aktiv sein.
• Posteo: In den Einstellungen unter Mein Konto und Passwort und Sicherheit erstellst du ein Anwendungs-Passwort. Posteo zeigt es nur einmal an, notiere oder kopiere es also sofort.
• mailbox.org: Mit Zwei-Faktor-Anmeldung legst du in den Sicherheitseinstellungen ein Anwendungspasswort an. Ohne Zwei-Faktor-Anmeldung reicht dein mailbox-Passwort.

Änderst du später dein Passwort bei Google oder Apple, widerrufen beide alle App-Passwörter. Dann erstellst du ein neues und trägst es neu ein.

Postfächer bei Microsoft: Outlook.com und Microsoft 365

Bei Microsoft geht es nicht mit Adresse und Passwort. Für Firmenkonten bei Microsoft 365 hat Microsoft die Anmeldung nur mit Passwort zum Lesen per IMAP und POP abgeschaltet, für Outlook.com und Hotmail seit dem 16. September 2024. Nur das Senden per SMTP geht in manchen Firmen noch mit Passwort, laut Microsoft ab Ende Dezember 2026 standardmäßig nicht mehr. Ein Assistent braucht dort eine Anmeldung über Microsoft selbst, und in Firmen muss oft die IT zustimmen. Stand: November 2026.

Welche Programme GRETUS heute verbindet, steht auf der Seite Integrationen.

Typische Fehlermeldungen und was hilft

Die genaue Meldung hängt vom Programm ab. Hinter den meisten steckt eine dieser Ursachen:

Bei IONOS kann der Versand auch scheitern, wenn die Absenderadresse nicht zur Domain des Postfachs gehört: Seit dem 29. Januar 2024 lehnt der Server solche Mails ab.

Servernamen zum Nachschlagen

Meist musst du keine Server eintragen, gute Assistenten und Mailprogramme erkennen sie an deiner Adresse. Falls doch, das sind die Angaben der Anbieter für den Eingang (IMAP) und den Ausgang (SMTP), jeweils verschlüsselt, Stand: November 2026:

Bei iCloud nennt Apple als Benutzernamen für den Eingang meist den Teil deiner Adresse vor dem @ und rät, die volle Adresse zu versuchen, wenn das nicht klappt.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS verbindet sich mit deinem vorhandenen Postfach. Bei IONOS, Strato, All-Inkl, GMX, WEB.DE, T-Online, Gmail, iCloud, Posteo, mailbox.org und weiteren Anbietern erkennt es die Server an deiner Adresse oder am Mailserver deiner Domain selbst. Sonst trägst du sie unter Server selbst eintragen ein, dort auch einen abweichenden Benutzernamen. Beim Verbinden meldet sich GRETUS an und prüft, ob Senden klappt. Erst dann speichert es die Verbindung.

Was GRETUS mit deinem Postfach macht:

• Lesen: Es sucht und liest Mails im Posteingang und in den Ordnern Gesendet, Entwürfe, Archiv, Papierkorb und Spam. Ungelesene Mails bleiben dabei ungelesen.
• Entwürfe: Antworten legt es mit Zitat im Ordner Entwürfe an, standardmäßig erst nach deiner Freigabe. Du siehst sie auch in deinem Mailprogramm.
• Senden: Senden ist ein eigener Schritt, ebenfalls standardmäßig nach deiner Freigabe, siehe Freigaben.

Was es nicht macht: Deine Mails sortiert, verschiebt oder löscht GRETUS nicht, und Anweisungen in fremden Mails befolgt es nicht. Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach, ein KI-Mitarbeiter nutzt es erst, wenn du es ihm unter Zugriffe freigibst. Das Passwort liegt verschlüsselt und erreicht nie ein KI-Modell, Trennen löscht es sofort. Postfächer bei Microsoft verbindet GRETUS nicht mit Passwort.

Klappt das Verbinden nicht, nennt GRETUS den Grund, etwa „Anmeldung abgelehnt. Prüf E-Mail-Adresse und Passwort.“, bei Gmail, iCloud, GMX, WEB.DE und T-Online mit einem Hinweis, was der Anbieter verlangt. „Den Server zu dieser Adresse kennen wir nicht.“ heißt, dass du die Server selbst einträgst. Mehr zum Postfach und zum Kalender steht unter E-Mail und Kalender, ausprobieren kannst du es in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, abgerufen am 9. November 2026, die Seite der Telekom am 8. November 2026:

• IONOS: Serverdaten für IMAP, POP3 und SMTP
• Strato: E-Mailserver: Adressen und Ports
• All-Inkl: E-Mail-Einstellungen für verschlüsselte Verbindung per SSL/TLS/STARTTLS
• GMX: POP3/IMAP einschalten und Serverdaten für IMAP und SMTP
• WEB.DE: POP3/IMAP einschalten und Serverdaten für IMAP und SMTP
• Telekom: Passwort für E-Mail-Programme verwalten
• Google: Mit App-Passwörtern anmelden und Gmail einem anderen E-Mail-Client hinzufügen
• Apple: Mit App-spezifischen Passwörtern anmelden, Stand 22. Oktober 2025, und iCloud Mailserver-Einstellungen für andere E-Mail-Client-Apps
• Posteo: Wie richte ich Posteo in einem Mailprogramm ein? und Was sind Anwendungs-Passwörter?
• mailbox.org: E-Mail-Konto konfigurieren und Email configuration (zu Anwendungspasswörtern bei Zwei-Faktor-Anmeldung, auf Englisch)
• Microsoft: Einstellung der Standardauthentifizierung in Exchange Online und Moderne Authentifizierungsmethoden sind jetzt erforderlich sowie Zeitplan für SMTP AUTH (auf Englisch)

Häufige Fragen

Was ist ein App-Passwort?

Ein App-Passwort ist ein eigenes Passwort für genau ein Programm, das du im Konto deines Anbieters erstellst. Du trägst es statt deines normalen Passworts ein und kannst es jederzeit widerrufen, ohne dein eigentliches Passwort zu ändern. Google und Apple verlangen es für Programme, die sich mit Adresse und Passwort anmelden.

Warum lehnt mein Postfach die Anmeldung ab, obwohl das Passwort stimmt?

Meist erwartet der Anbieter ein anderes Passwort oder hat den Zugriff für Mailprogramme ausgeschaltet. Gmail und iCloud wollen ein App-Passwort, T-Online das Passwort für E-Mail-Programme, und bei GMX und WEB.DE muss der Zugriff per POP3/IMAP erlaubt sein. Nach einer Passwortänderung bei Google oder Apple sind alte App-Passwörter außerdem ungültig.

Muss ich bei GMX oder WEB.DE etwas einschalten?

Ja, den Zugriff für Mailprogramme: In den E-Mail-Einstellungen unter „POP3/IMAP“ stellst du den Schieberegler auf „POP3- und IMAP-Zugriff erlauben“. Er ist dort ab Werk ausgeschaltet. Nutzt du ihn lange nicht, schalten GMX und WEB.DE ihn wieder ab.

Lässt sich ein Postfach bei Outlook.com oder Microsoft 365 mit Passwort verbinden?

Nein, Microsoft lässt Mailprogramme und Assistenten dort nicht mehr nur mit Passwort hinein. Nötig ist eine Anmeldung über Microsoft selbst, und in Firmen muss oft die IT zustimmen.

Ist es sicher, einem KI-Assistenten das Passwort meines Postfachs zu geben?

Es kommt darauf an, wie der Dienst damit umgeht. Achte darauf, dass er das Passwort verschlüsselt speichert, sich nur verschlüsselt mit deinem Postfach verbindet und es nie an ein KI-Modell weitergibt. Wo es geht, nimm ein App-Passwort, das du jederzeit einzeln widerrufen kannst.

Wo finde ich die Serverdaten meines Postfachs?

In der Hilfe deines Anbieters, meist unter einem Stichwort wie „Serverdaten“, „IMAP und SMTP“ oder „E-Mail-Programm einrichten“. Bei eigenen Domains zeigt sie dir dein Hoster im Kundenbereich, bei All-Inkl etwa im KAS unter E-Mail und E-Mail-Postfach.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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