KI-Assistent einrichten – in fünf Schritten startklar

Kurz gesagt

Einen KI-Assistenten richtest du in fünf Schritten ein: Konto anlegen, die KI klären, Postfach und Kalender verbinden, den ersten Assistenten aus einer Vorlage anlegen und zuletzt das Team einladen. Ist die KI nicht im Preis enthalten, bereite das Konto beim KI-Anbieter vor, denn dafür brauchst du meist eine Zahlungsart. Postfach und Kalender verbindest du vor dem ersten Assistenten, weil die meisten Vorlagen mit Mails und Terminen arbeiten. In GRETUS® führt dich die Einrichtung bis zum ersten KI-Mitarbeiter, und was er senden oder ändern will, legt er standardmäßig zur Freigabe vor.

Veröffentlicht am · Aktualisiert am · Quellen geprüft am

Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026.

Herausgegeben von GRETUS, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

Was du vor dem Start bereitlegst

Leg dir diese Dinge zurecht, dann musst du die Einrichtung nicht unterbrechen:

Was Wofür
deine geschäftliche E-Mail-Adresse Konto und Bestätigungslink
nur bei eigenem KI-Schlüssel: Zahlungsart Konto beim KI-Anbieter, abgerechnet nach Verbrauch oder per Guthaben
Zugangsdaten für Postfach und Kalender Mails und Termine lesen, für Gmail und iCloud mit App-Passwort
eine erste Aufgabe der erste Assistent, etwa ein Briefing am Morgen
die Adressen deines Teams Einladungen, sobald der erste Assistent läuft

Kläre außerdem, wer das Konto verantwortet und welche Daten der Assistent nutzen darf. Wie du solche Regeln festlegst, steht im Ratgeber KI im Team einführen.

Schritt 1: Konto anlegen und absichern

Leg das Konto mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse an und bestätige sie über den Link, den du per E-Mail bekommst. Gibt es eine Testphase, prüf vorher, ob sie von selbst endet oder in ein bezahltes Abo übergeht.

Schalte gleich danach die Anmeldung mit zweitem Faktor ein, etwa mit einer Authenticator-App. Der Assistent sieht Postfach, Kalender und Kundendaten, ein gestohlenes Passwort wiegt deshalb schwer. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rät, die Zwei-Faktor-Authentisierung zu nutzen, sobald ein Online-Dienst sie anbietet, und möglichst mehrere zweite Faktoren zu hinterlegen, damit du bei Verlust eines Geräts nicht ausgesperrt bist. Stand: November 2026.

Weil der Assistent mit Mails und Kundendaten arbeitet, verarbeitet sein Anbieter in der Regel personenbezogene Daten in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Laut Datenschutzkonferenz kann er schriftlich oder in elektronischem Format vorliegen, Stand: November 2026. Schließ ihn ab, bevor echte Kundendaten fließen. Was sonst beim Datenschutz zählt, steht im Ratgeber zu KI und DSGVO.

Schritt 2: KI klären, bei Bedarf mit eigenem Schlüssel

Viele Assistenten bringen die KI im Preis mit, dann ist dieser Schritt schon erledigt. Arbeitet der Assistent mit einem eigenen KI-Schlüssel, legt deine Firma ein Konto direkt beim KI-Anbieter an. Die Nutzung rechnet der Anbieter dann direkt mit deiner Firma ab, nach Verbrauch. So gehst du vor:

  1. Anbieter wählen: nach Datenort, Qualität und Preis, siehe Mistral, Gemini, Claude oder GPT?.
  2. Konto anlegen: am besten mit einer Adresse der Firma, damit das Konto nicht an einer Person hängt.
  3. Abrechnung einrichten: Kreditkarte hinterlegen oder Guthaben aufladen und, wo möglich, ein monatliches Ausgabenlimit setzen.
  4. Bedingungen prüfen: was der Anbieter laut Vertrag und Einstellungen mit deinen Eingaben tun darf, etwa zur Verbesserung seiner Modelle.
  5. Schlüssel erstellen und einfügen: gleich nach dem Erstellen kopieren und im Assistenten einfügen. Geht er verloren, erstellst du beim Anbieter einen neuen.

Behandle den Schlüssel wie ein Passwort: Wer ihn hat, kann auf Kosten deiner Firma Anfragen stellen. Was die Nutzung kostet und wie du sie planbar hältst, erklärt der Ratgeber Eigener KI-Schlüssel.

Schritt 3: Postfach und Kalender verbinden

Ein Assistent arbeitet nur mit dem, was er sieht. Verbinde deshalb Postfach und Kalender, bevor du den ersten Assistenten anlegst: Ein Morgen-Briefing ohne Termine und Mails hat nichts zu berichten.

Bei vielen Anbietern, etwa IONOS oder Strato, reichen Adresse und Passwort deines Postfachs. Google und Apple verlangen für Programme, die sich mit Adresse und Passwort anmelden, ein eigenes App-Passwort, Stand: November 2026:

  • Gmail: Ein App-Passwort gibt es nur mit 2-Faktor-Authentifizierung. Bei Konten einer Firma oder Organisation kann die Option fehlen.
  • iCloud: Ein app-spezifisches Passwort für Mail und Kalender erstellst du auf account.apple.com, ebenfalls nur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Nach einem Passwortwechsel: Änderst du das Passwort deines Google- oder Apple-Kontos, widerrufen beide diese Passwörter. Dann erstellst du ein neues und trägst es neu ein.

Welche Zugangsdaten GMX, WEB.DE, T-Online und andere verlangen und was bei Fehlermeldungen hilft, zeigt der Ratgeber Postfach mit KI verbinden. Jede Person verbindet nur ihr eigenes Postfach, Passwörter gibt niemand weiter. Lesen darf der Assistent von Anfang an, Entwürfe, Termine und den Versand lässt du anfangs freigeben.

Schritt 4: Den ersten Assistenten aus einer Vorlage anlegen

Starte mit einer Aufgabe, die oft anfällt und deren Ergebnis du schnell prüfst. Eine Vorlage nimmt dir das Formulieren ab: Auftrag, Zeitplan und Zugriffe sind vorgeschlagen, du passt sie nur an. Drei typische Einstiege:

  • Morgen-Briefing: fasst Termine, Mails mit Antwortbedarf und offene Aufgaben zusammen. Es liest nur und schickt nichts nach außen, deshalb eignet es sich gut für den Anfang.
  • Antworten vorbereiten: legt zu neuen Kundenanfragen Entwürfe an, die du prüfst und sendest.
  • Angebote nachfassen: findet Angebote ohne Antwort und entwirft eine kurze Nachfrage.

Lies das erste Ergebnis genau und schärf den Auftrag nach, etwa mit „Nur Mails von Kunden, keine Newsletter und Rechnungen“. Mehr Rechte und häufigere Läufe erlaubst du erst, wenn die Ergebnisse ein paar Tage lang passen. Wie Zeitplan, Zugriffe und Meldungen zusammenspielen, zeigt der Ratgeber Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen.

Schritt 5: Das Team einladen

Lade dein Team ein, wenn der erste Assistent verlässlich arbeitet. Dann zeigst du an einem echten Beispiel, was die KI kann, statt es nur zu erklären.

  • Rollen vergeben: Wer verwaltet Abo und KI-Schlüssel mit, wer arbeitet nur damit?
  • Eigene Verbindungen: Jede Person verbindet ihr Postfach und ihren Kalender selbst.
  • Kurz einweisen: was der Assistent kann, wo er sich irren kann und was vor dem Versand zu prüfen ist.

Die Einweisung hat auch einen rechtlichen Hintergrund: Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Menschen, die in ihrem Auftrag damit arbeiten. Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz müssen sie nach der aktuellen Fassung nicht garantieren. Stand: November 2026. Welche Pflichten die KI-Verordnung sonst vorsieht, fasst der Ratgeber EU AI Act für Unternehmen zusammen. Was das praktisch heißt, erklärt der Ratgeber KI-Mitarbeiter erstellen, wie du den Start im Team planst, der Ratgeber KI im Team einführen.

So hilft GRETUS dabei

In GRETUS legst du das Konto mit vier Fragen an: Name, Firma (freiwillig), E-Mail-Adresse und Passwort. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink führt dich die Einrichtung durch drei Schritte. Abo und KI fragt sie nicht ab: Die KI ist inklusive und läuft über Mistral AI aus Frankreich, das Daten standardmäßig in der EU speichert. Was du dafür brauchst, steht auf der Preisseite.

  1. Über dich: Firma, Rolle, Branche, Website und Teamgröße, alles freiwillig. GRETUS merkt sich die Angaben für deine Gespräche und übernimmt bis zu 25 Seiten deiner Website ins Wissen, ohne Impressum und Datenschutz.
  2. Programme: Postfach, Kalender und weitere Programme verbindest du hier oder später. Bei gängigen Anbietern wie IONOS, Strato oder GMX erkennt GRETUS die Einstellungen deines Postfachs selbst.
  3. KI-Mitarbeiter: GRETUS bietet dir Vorlagen an, die mit deinen Verbindungen funktionieren, die deiner Branche zuerst. Ein Klick legt den KI-Mitarbeiter an, und er arbeitet sofort zum ersten Mal. Du kannst die Aufgabe auch selbst beschreiben oder ohne KI-Mitarbeiter abschließen.

Was ein KI-Mitarbeiter senden, anlegen oder ändern will, legt er standardmäßig zur Freigabe vor. Schließt du das Fenster zwischendurch, geht es beim nächsten Öffnen beim ersten offenen Schritt weiter. Unter Einstellungen → Sicherheit schaltest du danach die Zwei-Faktor-Anmeldung ein oder legst einen Passkey an.

Den Rest erledigen Inhaber oder Admins, wenn es passt: Das Abo schließt du unter Abo & Rechnungen ab, auch während der Testphase, bezahlt wird erst danach. Den Auftragsverarbeitungsvertrag für die Firma schließt du unter Einstellungen → Datenschutz ab. Unter Einstellungen → KI hinterlegst du optional einen eigenen Schlüssel für Mistral AI, Google Gemini, Anthropic Claude oder OpenAI GPT, um die KI ohne Grenze zu nutzen; bei Google, Anthropic und OpenAI ist eine Verarbeitung auch außerhalb der EU möglich. GRETUS prüft den Schlüssel beim Anbieter, speichert ihn verschlüsselt und zeigt danach nur noch die letzten vier Zeichen, er gilt für das ganze Team.

Dein Team lädst du unter Einstellungen → Team als Admin oder Mitglied per E-Mail ein, den Einladungslink kannst du auch selbst weitergeben, siehe Team. Mitglieder durchlaufen dieselben drei Schritte, denn Abo und KI kommen von der Firma. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, alle Seiten abgerufen am 9. November 2026:

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, einen KI-Assistenten einzurichten?

Die Dauer hängt vor allem von Schritten außerhalb des Assistenten ab: von App-Passwörtern für Google- oder Apple-Konten, von Absprachen im Team und, falls die KI nicht im Preis steckt, vom Konto beim KI-Anbieter mit Zahlungsart.

Womit fange ich beim ersten Assistenten am besten an?

Mit einem Assistenten, der nur liest und zusammenfasst, etwa einem Briefing am Morgen aus Terminen und neuen Mails. So lernst du, wie die KI arbeitet, ohne dass etwas nach außen geht. Assistenten, die Antworten oder Nachfass-Mails entwerfen, nimmst du dazu, wenn die ersten Ergebnisse passen.

Sollte ich für den KI-Assistenten die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen?

Ja. Der Assistent hat Zugriff auf Postfach, Kalender und oft auf Kundendaten, ein gestohlenes Passwort wiegt deshalb schwer. Das BSI rät, die Zwei-Faktor-Authentisierung zu nutzen, sobald ein Dienst sie anbietet, und möglichst mehr als einen zweiten Faktor zu hinterlegen, damit du bei Verlust eines Geräts nicht ausgesperrt bist.

Was passiert mit einem App-Passwort, wenn ich mein Passwort ändere?

Bei Google und Apple wird es ungültig: Beide widerrufen App-Passwörter, sobald du das Passwort deines Kontos änderst. Erstelle dann ein neues und trag es im Assistenten ein, sonst kann er dein Postfach oder deinen Kalender nicht mehr lesen.

Was tun, wenn der erste Assistent nicht liefert, was ich brauche?

Schärf den Auftrag nach, statt aufzugeben: Sag konkret, was fehlt oder stört, etwa „nur Kundenmails, keine Newsletter“, und lass ihn noch einmal laufen. Hilfreich sind auch Unterlagen wie Preisliste oder häufige Fragen, damit die KI nicht raten muss.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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