ChatGPT im Unternehmen – Datenschutz, Kosten, Alternativen

Kurz gesagt

Ob ChatGPT im Unternehmen zulässig ist, hängt vor allem vom Tarif ab. In privaten Tarifen wie Free und Plus nutzt OpenAI Eingaben standardmäßig zum Training und bietet keinen Auftragsverarbeitungsvertrag an, bei ChatGPT Business, Enterprise und der API ist das Training standardmäßig aus und ein solcher Vertrag möglich. Weil OpenAI ohne besondere Vereinbarung keinen festen Verarbeitungsort zusagt, Daten also auch außerhalb der EU verarbeitet werden können, brauchst du zudem eine Grundlage für diese Übermittlung und klare Regeln für dein Team. Wer Daten in der EU halten will, findet Alternativen bei europäischen Anbietern, sollte aber auch dort Verarbeitungsort und Vertrag prüfen.

Veröffentlicht am · Aktualisiert am · Quellen geprüft am

Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026.

Herausgegeben von GRETUS®, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

ChatGPT-App, Business-Tarife und API im Vergleich

OpenAI bietet ChatGPT in mehreren Varianten an, die sich bei Training, Vertrag und Abrechnung deutlich unterscheiden. Die API ist die Schnittstelle, über die andere Software die Sprachmodelle von OpenAI nutzt. Stand: November 2026.

Variante Training mit Eingaben Auftragsverarbeitungsvertrag Abrechnung
Private Tarife wie Free, Plus und Pro standardmäßig an, abschaltbar nicht vorgesehen kostenlos oder Abo für Einzelpersonen
ChatGPT Business standardmäßig aus möglich pro Person und Monat, ab zwei Plätzen
ChatGPT Enterprise standardmäßig aus möglich auf Anfrage
API standardmäßig aus möglich nach Verbrauch

Quellen sind die Angaben von OpenAI zu den Datenkontrollen in ChatGPT und zum Datenschutz für Unternehmen.

In den privaten Tarifen lässt sich das Training in den Einstellungen unter den Datenkontrollen abschalten. Gibst du aber Feedback zu einer Antwort, etwa per Daumen hoch oder runter, darf OpenAI das ganze Gespräch trotzdem zum Training verwenden. Ein bezahltes Abo wie Plus ändert daran nichts, es ist ein Tarif für Einzelpersonen.

Was die DSGVO beim Einsatz von ChatGPT verlangt

Sobald personenbezogene Daten in den Chat gelangen, etwa Namen und E-Mails von Kunden oder Bewerbungen, gilt die DSGVO. Dein Unternehmen ist für die Verarbeitung verantwortlich. Drei Punkte entscheiden:

  1. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO: Nutzt du einen KI-Dienst als Cloud-Lösung, verarbeitet der Anbieter die Daten in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Vertrag mit ihm. OpenAI bietet ihn für Business, Enterprise und die API an.
  2. Übermittlung in Drittländer nach Kapitel V DSGVO: Ohne besondere Vereinbarung sagt OpenAI keinen festen Verarbeitungsort zu, Anfragen können also auch außerhalb der EU verarbeitet werden (OpenAI zum Umgang mit Daten der API). Das braucht eine Grundlage, etwa Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Prüfe, worauf sich der Anbieter in seinem Vertrag stützt.
  3. Kein Training mit deinen Daten: Die Aufsichtsbehörden halten Anwendungen für vorzugswürdig, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training verwenden.

Für ChatGPT Business führt OpenAI die Wahl des Speicherorts schrittweise ein. Sie legt fest, wo Inhalte gespeichert werden, nicht wo die Anfragen verarbeitet werden, und Daten zur Missbrauchserkennung bleiben in den USA (OpenAI-Hilfe zum Speicherort, Stand November 2026). Eine Verarbeitung der Anfragen in Europa bietet OpenAI berechtigten Kunden von ChatGPT Enterprise an.

Dazu kommen die üblichen Pflichten: eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung, die Information der Betroffenen und je nach Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung, die beim Einsatz von KI laut den Aufsichtsbehörden vielfach nötig ist. Einen Überblick gibt der Ratgeber KI DSGVO-konform nutzen.

Was Aufsichtsbehörden und Kammern empfehlen

Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Aufsichtsbehörden, empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom Mai 2024 unter anderem:

  • Betriebliche Konten: Arbeitgeber stellen Geräte und Konten bereit, Beschäftigte sollen nicht mit privaten Konten arbeiten müssen.
  • Training aus: Training und Eingabe-Historie bei den Konten der Beschäftigten von Anfang an so einstellen, dass keine Eingaben zum Training verarbeitet werden.
  • Klare Regeln: schriftlich festlegen, ob, wofür und mit welchen KI-Anwendungen gearbeitet werden darf, am besten mit Beispielen. Ohne solche Regeln nutzen Beschäftigte KI nach Einschätzung der Behörden vielerorts auf eigene Faust.
  • Vorsicht bei Personenbezug: Namen und Anschriften zu entfernen, reicht oft nicht, weil sich Personen aus dem Zusammenhang erkennen lassen.

Die Wirtschaftskammer Österreich unterscheidet drei Wege (Stand Mai 2025): KI ohne echte Daten und mit abgeschaltetem Training ausprobieren, sie mit Auftragsverarbeitungsvertrag bei einem Anbieter einsetzen, wofür sie europäische Anbieter nennt, oder sie im eigenen Netz betreiben, mit IT-Partner und eigener Hardware.

Was ChatGPT im Unternehmen kostet

  • ChatGPT Business: 25 US-Dollar pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung, 20 US-Dollar bei jährlicher, mindestens zwei Plätze. Plätze mit mehr Nutzung kosten 125 beziehungsweise 100 US-Dollar. Je nach Land und Währung können die Preise abweichen (Preisseite von OpenAI, Stand November 2026).
  • ChatGPT Enterprise: Preis auf Anfrage.
  • API: nach Verbrauch, abgerechnet über ein eigenes Konto auf der OpenAI-Plattform, getrennt von ChatGPT. Mit ChatGPT Pro oder Business kannst du dort inzwischen ein monatliches API-Guthaben einlösen, bei Business ab 20 US-Dollar je bezahltem Platz, höchstens 500 US-Dollar. Plus und Go enthalten keines (OpenAI zum API-Guthaben, Stand November 2026).

Was die Nutzung über die API kostet und wie du Anbieter vergleichst, steht im Ratgeber Was kostet ein KI-Assistent?.

Alternativen zu ChatGPT für Unternehmen

Welche Alternative passt, hängt davon ab, wo deine Daten verarbeitet werden sollen und womit die KI arbeiten soll:

Weg Passt, wenn Prüfen
ChatGPT Business oder Enterprise dein Team mit ChatGPT arbeiten will AVV, Verarbeitung auch außerhalb der EU, Regeln fürs Team
KI in vorhandener Bürosoftware, etwa Microsoft 365 Copilot oder Gemini in Google Workspace ihr ohnehin mit dieser Software arbeitet Kosten pro Person, Verarbeitungsort, Vertrag
Europäische Anbieter wie Mistral AI Daten bei einem Anbieter aus der EU liegen sollen Verarbeitungsort, Funktionen und Tarif
KI-Assistent mit eigenem KI-Schlüssel die KI mit Postfach, Kalender und Programmen arbeiten soll Verarbeitungsort des gewählten Anbieters, Freigaben
Offene Modelle im eigenen Betrieb du volle Kontrolle brauchst und eine eigene IT hast Hardware, Wartung, Qualität

Woran du europäische KI erkennst, erklärt der Ratgeber Europäische KI für Unternehmen. Mehr zu den einzelnen KI-Anbietern steht im Ratgeber Mistral, Gemini, Claude oder GPT?. Was Copilot in Microsoft 365 kostet und kann, erklärt der Ratgeber Lohnt sich Microsoft 365 Copilot?.

Regeln für dein Team

Unabhängig vom Werkzeug helfen ein paar Regeln, die du in einer kurzen Richtlinie festhältst:

  1. Erlaubte KI-Werkzeuge benennen und private Konten für Firmendaten ausschließen.
  2. Nur Tarife oder Einstellungen nutzen, bei denen Eingaben nicht zum Training verwendet werden.
  3. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und die Übermittlung in Drittländer prüfen.
  4. Festlegen, was nicht in den Chat gehört, etwa Zugangsdaten, Geschäftsgeheimnisse und Personaldaten ohne Rechtsgrundlage. Eine Ampel dafür steht im Ratgeber Kundendaten in KI eingeben.
  5. Ergebnisse prüfen, bevor sie an Kunden gehen. KI kann sich irren.
  6. Das Team schulen und die Regeln anpassen, wenn sich Werkzeuge ändern.

Eine vollständige Vorlage mit diesen Punkten und Platzhaltern für deine Firma findest du im Ratgeber KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er nutzt die Sprachmodelle über die API, mit dem eigenen Konto deiner Firma beim KI-Anbieter. Was der Anbieter mit deinen Eingaben darf, regeln dein Vertrag und deine Einstellungen dort.

  • Daten: Betrieb und Speicher liegen in einem Rechenzentrum in der EU. GRETUS nutzt deine Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Mehr dazu unter Sicherheit.
  • KI-Anbieter: Die KI ist inklusive und läuft über Mistral AI aus Frankreich, das Daten standardmäßig in der EU speichert; einen festen Verarbeitungsort sagt Mistral nur für seinen EU-Endpunkt zu, den GRETUS heute nicht nutzt. Mit eigenem Schlüssel wählst du auch Gemini, Claude oder GPT, dort ist eine Verarbeitung auch außerhalb der EU möglich, darauf weist GRETUS bei der Auswahl hin. Die Sprachfunktionen laufen über Mistral AI oder deinen eigenen Schlüssel bei Mistral AI, OpenAI oder Google Gemini.
  • Vertrag: Den AVV schließt du im Konto mit einem Klick ab, die Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich.
  • Kontrolle: Jede Person arbeitet mit einem eigenen Zugang im Konto der Firma. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor, und jede Aktion steht im Protokoll.

Testen kannst du ohne Kreditkarte für GRETUS, die KI ist schon dabei. Was GRETUS danach kostet, steht auf der Preisseite. GRETUS kostenlos testen

Quellen

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 8. und 9. November 2026.

Häufige Fragen

Ist ChatGPT DSGVO-konform?

Nicht pauschal, es hängt von Tarif und Einsatz ab. Mit ChatGPT Business, Enterprise oder der API, einem Auftragsverarbeitungsvertrag, einer Grundlage für die Übermittlung in Drittländer und klaren Regeln für das Team kann der Einsatz zulässig sein. Private Konten eignen sich nicht für personenbezogene Firmendaten.

Dürfen Mitarbeitende ChatGPT mit privaten Konten nutzen?

Für Firmendaten nicht. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden empfehlen, dass Arbeitgeber Konten bereitstellen und Beschäftigte nicht mit privaten Konten arbeiten. Halte in einer Richtlinie fest, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind.

Nutzt OpenAI meine Eingaben in ChatGPT zum Training?

In privaten Tarifen wie Free und Plus standardmäßig ja, bei ChatGPT Business, Enterprise und der API standardmäßig nein. In privaten Tarifen kannst du das Training in den Datenkontrollen abschalten. Gibst du Feedback zu einer Antwort, darf OpenAI das Gespräch trotzdem verwenden.

Was kostet ChatGPT Business?

25 US-Dollar pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung und 20 US-Dollar bei jährlicher, mindestens zwei Plätze (laut OpenAI, Stand November 2026). Je nach Land und Währung kann der Preis abweichen. Die API rechnet OpenAI getrennt ab, inzwischen kannst du dafür aber ein monatliches Guthaben ab 20 US-Dollar je bezahltem Platz einlösen, höchstens 500 US-Dollar.

Gibt es eine europäische Alternative zu ChatGPT?

Ja, etwa Mistral AI aus Frankreich, das Daten standardmäßig in der EU speichert. Mistral bietet einen eigenen Chat-Assistenten an und steckt auch in anderer Software, in GRETUS etwa als inklusive KI.

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