KI-Kompetenz nachweisen – Art. 4 AI Act mit Schulungsplan

Kurz gesagt

Art. 4 der KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern, ein bestimmtes Kompetenzniveau oder ein Zertifikat schreibt er nicht vor. Für einen kleinen Betrieb, der KI etwa für E-Mails und Texte nutzt, ist eine einstündige Einweisung zu den eingesetzten Werkzeugen, ihren Grenzen, den erlaubten Daten und der Prüfung vor dem Versand ein naheliegender Anfang. Halte fest, wer wann zu welchem System was gelernt hat, und frische die Einweisung auf, wenn neue Personen oder Werkzeuge dazukommen.

Veröffentlicht am · Aktualisiert am · Quellen geprüft am

Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026.

Herausgegeben von GRETUS®, Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da.

Was Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung (EU AI Act) für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist dein Unternehmen, sobald es KI in eigener Verantwortung beruflich nutzt, auch mit drei Personen und auch nur für E-Mails und Texte. Welche Rolle du sonst hast und welche weiteren Pflichten es gibt, erklärt der Ratgeber EU AI Act für Unternehmen.

Seit dem 27. Juli 2026 gilt Art. 4 in der Fassung des KI-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744). Stand: November 2026 heißt das:

  • Maßnahmen ergreifen: Unternehmen ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, etwa freie Mitarbeitende.
  • Passend zu Person und Einsatz: Zu berücksichtigen sind Vorkenntnisse, Erfahrung und Ausbildung der Personen, der Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird, und die Menschen, die davon betroffen sind.
  • Kein bestimmtes Niveau: Die Pflicht verlangt nach der geänderten Fassung nicht, ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren. Vor dem KI-Omnibus sollten Unternehmen nach besten Kräften ein ausreichendes Maß sicherstellen.
  • Unterstützung: EU-Kommission und Mitgliedstaaten unterstützen Unternehmen, vor allem kleine und mittlere, und die Kommission veröffentlicht praktische Beispiele dafür, wie sich die Pflicht erfüllen lässt.

Was das praktisch bedeutet, beschreiben die Fragen und Antworten der EU-Kommission (aktualisiert am 20. Oktober 2026):

  • Kein Zertifikat: Ein Zertifikat ist nicht erforderlich. Interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen genügen.
  • Keine feste Form: Ob Teamtermin, Workshop oder Selbstlernen, entscheidest du nach Bedarf. Sich nur auf die Gebrauchsanweisung des KI-Systems zu verlassen, kann laut Kommission aber unwirksam sein.
  • Auch für reine Textarbeit: Wer nur Texte mit einem KI-Chat schreibt, sollte laut Kommission zum Beispiel wissen, dass die KI Fakten erfinden kann.

Seit dem 2. August 2026 überwachen nationale Marktüberwachungsbehörden die Pflicht, in Deutschland nach § 2 KI-MIG in der Regel die Bundesnetzagentur. Einen eigenen Bußgeldrahmen nennt der AI Act für Art. 4 nicht, Art. 99 sieht feste Höchstbeträge nur für andere Pflichten vor. Sanktionen richten sich nach nationalem Recht und müssen laut Kommission verhältnismäßig sein.

Reicht ein Teamtermin?

Das Gesetz sagt nicht, wie viel genug ist, es verlangt Maßnahmen, die zu deinem Einsatz passen. Für einen Betrieb, der einen KI-Assistenten für E-Mails, Termine und Texte nutzt, ist eine gut vorbereitete Einweisung zu genau diesem Werkzeug ein naheliegender Anfang, wenn du sie festhältst und auffrischst. Ob deine Maßnahmen im Einzelfall genügen, kann dir niemand pauschal zusagen.

Mehr braucht es, wenn mehr auf dem Spiel steht. Die EU-Kommission nennt als Maßstab unter anderem das Risiko der eingesetzten Systeme. Nutzt du KI für Zwecke aus Anhang III, etwa um Bewerbungen zu sichten, gelten ab dem 2. Dezember 2027 zusätzliche Pflichten, darunter eine kompetente menschliche Aufsicht nach Art. 26. Dafür reicht eine Stunde nicht.

Checkliste: KI-Kompetenz in sieben Schritten

  1. Werkzeuge erfassen: Schreib auf, welche KI-Systeme dein Team nutzt, auch kostenlose Chats und KI-Funktionen in vorhandener Software.
  2. Personen erfassen: Notiere, wer womit arbeitet und mit welchem Vorwissen. Wer KI täglich für Kundenmails nutzt, braucht mehr als jemand, der sie selten ausprobiert.
  3. Regeln festlegen: Halte fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer vor dem Versand prüft. Eine Vorlage steht im Ratgeber KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
  4. Einweisen: Plane einen Teamtermin von etwa einer Stunde, etwa mit dem Schulungsplan unten, und zeig dabei das Werkzeug, mit dem ihr wirklich arbeitet.
  5. Festhalten: Trag jede Maßnahme in die Nachweis-Tabelle ein, am besten direkt nach dem Termin.
  6. Neue Personen und Werkzeuge: Wer neu ins Team kommt oder ein neues KI-Werkzeug nutzt, bekommt vorher eine Einweisung.
  7. Prüfen und auffrischen: Schau einmal im Jahr und nach Vorfällen, ob Regeln und Einweisung noch passen, und frische sie bei Bedarf auf.

Nachweis-Tabelle zum Kopieren

Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Inhalt, zeitlichen Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen festzuhalten. Eine Tabelle mit einer Zeile je Person und Maßnahme genügt, eine Tabellenkalkulation oder ein Blatt im Ordner reicht. Die eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben:

Person Eingesetztes System Inhalt Datum Dauer Form
[Name] [KI-Assistent für E-Mails und Termine] Grenzen der KI, Halluzinationen, erlaubte Daten, Prüfung vor Versand [Datum] 60 Minuten Teamtermin
[Name] [KI-Chat für Texte] wie oben, dazu Regeln für Texte auf der Website [Datum] 60 Minuten Teamtermin
[Name] [neues Werkzeug] Einweisung in das neue Werkzeug, Wiederholung der Regeln [Datum] 20 Minuten Einzelgespräch

Bewahre dazu auf, was ihr verwendet habt, etwa die Folien oder die Notizen zum Termin und eure KI-Richtlinie. Dann lässt sich später zeigen, was Inhalt der Einweisung war.

Schulungsplan für 60 Minuten

Der Plan folgt den Themen, die die EU-Kommission als Mindestinhalt nennt: ein allgemeines Verständnis von KI, die Rolle deines Unternehmens, die Risiken der eingesetzten Systeme und was dagegen hilft. Arbeite mit dem Werkzeug, das ihr im Alltag nutzt, und mit echten, aber unkritischen Beispielen aus eurem Betrieb.

Zeit Thema Inhalt
0–10 Min. Wofür wir KI nutzen Welche Werkzeuge erlaubt sind, wofür ihr sie einsetzt und dass euer Unternehmen als Betreiber dafür verantwortlich ist
10–20 Min. Grenzen der KI Ein Sprachmodell schreibt wahrscheinlich klingenden Text fort und schlägt nichts nach, es kennt nur den Stand seines Trainings und eure Unterlagen, wenn ihr sie mitgebt
20–35 Min. Halluzinationen erkennen Live-Beispiel: eine Frage, deren Antwort nur in einem Vertrag oder einer Preisliste steht, mit und ohne diese Unterlage
35–45 Min. Welche Daten hineindürfen Öffentliche Angaben und eigene Texte, Kundendaten nur in freigegebenen Werkzeugen, keine Gesundheitsdaten ohne Prüfung, nie Passwörter oder Zugangsdaten
45–55 Min. Aufträge und Freigabe Klare Aufträge mit Zweck, Ton und Unterlagen, dann vor dem Versand Zahlen, Fristen, Namen und Zusagen prüfen
55–60 Min. Fragen und Nachweis Ansprechperson bei Zweifeln und Vorfällen nennen, Teilnahme in die Nachweis-Tabelle eintragen

Zum Vorbereiten:

  • Halluzinationen: Warum KI Fristen, Beträge und Quellen erfindet und woran du das erkennst, steht im Ratgeber Was sind KI-Halluzinationen?. Zwei Beispiele daraus eignen sich gut für den Termin.
  • Datenarten: Eine Ampel, welche Daten in eine KI dürfen, steht im Ratgeber Kundendaten in KI eingeben.
  • Gute Aufträge: Vorlagen für Aufträge, die zu brauchbaren Entwürfen führen, stehen im Ratgeber Wie schreibe ich gute Prompts?.

Wie du den Start im Team insgesamt planst, mit Regeln und Pilotbereich, beschreibt der Ratgeber KI im Team einführen.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS arbeitet in deinem Postfach und deinem Kalender und ist damit eines der KI-Systeme, für die du einweist. Den Nachweis führt GRETUS nicht für dich, die Tabelle oben pflegst du selbst. Einige Funktionen helfen aber bei den Schritten der Checkliste:

  • Freigabe üben: Was etwas sendet, anlegt, ändert oder löscht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor, bei E-Mails mit dem ganzen Text. Im Teamtermin übt ihr die Prüfung vor dem Versand so an einer echten Freigabe.
  • Protokoll: Im Protokoll steht 24 Monate lang, was GRETUS und eure KI-Mitarbeiter wann mit welchem Programm getan haben. Das hilft bei der Frage, welche Werkzeuge im Einsatz sind.
  • Wirkungsbericht: Inhaber und Admins sehen im Wirkungsbericht die gesparte Zeit je Person und, nach Art der Arbeit aufgeteilt, wofür KI genutzt wurde. Daran erkennst du, wer viel mit KI arbeitet und eine Einweisung zuerst braucht.
  • Hinweis im Chat: Unter dem Chat steht, dass der Assistent sich irren kann und Wichtiges geprüft werden sollte. Eine Einweisung ersetzt das nicht.

Quellen

Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026:

Häufige Fragen

Brauche ich für KI-Kompetenz ein Zertifikat?

Nein. Laut EU-Kommission ist kein Zertifikat erforderlich, interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen genügen. Auch eine bestimmte Schulungsform schreibt Art. 4 nicht vor.

Wie dokumentiere ich die KI-Kompetenz meines Teams?

Mit einer einfachen Liste, die für jede Maßnahme festhält, wer teilgenommen hat, um welches KI-System es ging, was der Inhalt war, wann sie stattfand und wie lange sie dauerte. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Inhalt, zeitlichen Umfang und Teilnehmende festzuhalten. Ein bestimmtes Formular gibt es nicht.

Gilt Art. 4 AI Act auch, wenn mein Team nur einen KI-Chat für Texte nutzt?

Ja. Die Pflicht gilt für jedes Unternehmen, das ein KI-System beruflich einsetzt, und die EU-Kommission nennt ausdrücklich auch Firmen, die nur Texte mit einem KI-Chat schreiben. Dort sollten Mitarbeitende vor allem wissen, dass die KI Fakten erfinden kann.

Reicht eine einmalige Einweisung für die KI-Kompetenz?

Für den Anfang oft schon, auf Dauer eher nicht. Was nötig ist, hängt vom Vorwissen der Personen und vom Einsatz ab, deshalb empfiehlt die Bundesnetzagentur, Maßnahmen regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf aufzufrischen, etwa wenn sich die KI-Systeme oder ihr Einsatz ändern. Neue Mitarbeitende brauchen ohnehin eine eigene Einweisung.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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