KI im Onlinehandel – Bestellungen, Retouren, Lager im Blick

Viele Systeme, wenig Überblick

Ein Onlineshop besteht selten aus einem Programm: Shop, Zahlungsdienst, Versand, Newsletter, Bewertungen, Helpdesk. Jedes hat eigene Berichte, und Zusammenhänge fallen oft erst spät auf. Ein KI-Assistent kann diese Quellen gemeinsam auswerten und dir das Wichtige nennen.

Der tägliche Shop-Bericht

Ein eigener Assistent, der jeden Morgen läuft, kann zum Beispiel:

• Umsatz und Bestellungen des Vortags mit der Vorwoche vergleichen
• offene oder hängende Bestellungen nennen
• Artikel mit auffällig vielen Retouren oder Rückfragen melden
• niedrige Bestände ankündigen, bevor ein Artikel ausverkauft ist
• neue Bewertungen zusammenfassen, besonders kritische

Eine Beschreibung dafür könnte so lauten:

Jeden Morgen um 7 fasst du den Vortag im Shop zusammen. Nenne Auffälligkeiten bei Retouren und Beständen und melde dich nur mit einer Mitteilung, wenn etwas dringend ist.

Mit der Einstellung „Nur wenn es wichtig ist“ meldet sich der Assistent nur bei Auffälligkeiten, sonst findest du den Bericht in seinem Gespräch.

Beispiel: So kann ein Shop-Bericht aussehen

Ein Bericht hilft, wenn er in einer Minute gelesen ist und mit dem endet, was heute zu tun ist. So könnte der Bericht des Assistenten oben an einem Dienstag aussehen. Shop, Artikel und Zahlen sind erfunden:

Shop-Bericht für Montag, 2. November

Bestellungen: 38, am Montag der Vorwoche waren es 31. Der Umsatz liegt ebenfalls über der Vorwoche.

Hängt: Bestellung 10482 ist seit drei Tagen bezahlt, aber nicht versendet. Bestellung 10495 wartet auf die Zahlung per Vorkasse seit fünf Tagen.

Retouren: Beim Leinenkissen in Grau kamen diese Woche vier Rücksendungen, dreimal mit dem Grund „Farbe anders als auf dem Foto“.

Bestand: Kerzenhalter Messing noch 6 Stück, beim Tempo der letzten zwei Wochen reicht das etwa fünf Tage.

Bewertungen: zwei neue, eine kritische zur Lieferzeit von Bestellung 10431.

Für dich heute: Versand von 10482 klären, Produktfoto des Leinenkissens prüfen, Kerzenhalter nachbestellen, auf die kritische Bewertung antworten.

Gerade die Zeile zu den Retouren zeigt den Nutzen: Ein einzelner Rücksendegrund fällt im Alltag kaum auf, die Häufung schon. Prüfe Auffälligkeiten trotzdem im Shop selbst, bevor du etwas änderst. Fehlt dir eine Angabe, ergänzt du die Anweisungen des Assistenten in eigenen Worten, etwa „Nenn bei Retouren immer den häufigsten Grund“.

Kundenanfragen zu Bestellungen

Viele Anfragen drehen sich um den Stand einer Bestellung. Mit verbundenem Shop und Versanddienst, etwa Sendcloud, ShipStation oder Shippo, schlägt der Assistent den Status nach und bereitet eine Antwort vor. Wie du den Service insgesamt entlastest, steht im Ratgeber KI im Kundenservice.

Wartest du selbst noch auf Ware vom Lieferanten, helfen die Mustertexte im Ratgeber Bei Lieferverzug nachhaken, von der Statusfrage bis zur Mahnung mit Nachfrist.

Mustertext: Antwort auf eine Retourenanfrage

Fragen zu Rücksendungen kommen in fast jedem Shop. Eine gute Antwort bestätigt die Bestellung, erklärt den nächsten Schritt und sagt, wann das Geld zurückkommt. Leg einen Mustertext wie diesen als Notiz in die Wissensdatenbank, zusammen mit deinen Rückgabebedingungen. Dann orientiert sich der Assistent an Aufbau und Ton und setzt bei verbundenem Shop die Angaben zur Bestellung ein. Angaben in eckigen Klammern sind Platzhalter:

Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihre Nachricht zu Ihrer Bestellung [Bestellnummer] vom [Bestelldatum]. Natürlich können Sie [Artikel] zurücksenden. Bitte nutzen Sie dafür das Rücksendeetikett unter [Link oder Anhang] und legen Sie den Lieferschein bei.

Sobald das Paket bei uns eingetroffen und geprüft ist, erstatten wir [Betrag] über Ihre ursprüngliche Zahlungsart, in der Regel innerhalb von [Zeitraum]. Möchten Sie den Artikel lieber umtauschen, etwa in einer anderen Größe oder Farbe, antworten Sie einfach kurz auf diese E-Mail.

Viele Grüße, [Dein Name] von [Shopname]

Bevor du einen solchen Entwurf freigibst, prüfst du drei Dinge:

• Frist: Liegt die Anfrage innerhalb deiner Rückgabefrist? Die Frist steht in deinen Bedingungen, nicht im Mustertext.
• Artikel: Ist der Artikel überhaupt zurücknehmbar, etwa nicht individuell angefertigt oder aus hygienischen Gründen ausgeschlossen? Das regeln deine Rückgabebedingungen.
• Betrag: Stimmt der Erstattungsbetrag mit der Bestellung im Shop überein, einschließlich Versandkosten nach deinen Bedingungen?

Den rechtlichen Rahmen für Verbraucher in der EU setzt die Verbraucherrechte-Richtlinie: In der Regel können Verbraucher einen Onlinekauf 14 Tage lang ohne Angabe von Gründen widerrufen. Erstatten musst du spätestens 14 Tage nach dem Widerruf, darfst aber warten, bis die Ware zurück ist oder die Rücksendung nachgewiesen ist. Ausgenommen sind unter anderem Waren nach Kundenspezifikation und versiegelte Hygieneartikel, deren Versiegelung entfernt wurde. Umgesetzt wird die Richtlinie im Recht jedes Mitgliedstaats, im Zweifel hilft eine Rechtsberatung.

Schreibt jemand verärgert oder meldet einen Schaden, lässt du den Assistenten nur eine kurze Eingangsbestätigung vorbereiten und antwortest selbst.

Produkttexte und Marketing

Aus Stichpunkten und technischen Daten werden Produktbeschreibungen in deinem Ton. Ein Assistent kann bestehende Texte überarbeiten, Varianten für Newsletter vorschlagen oder Beiträge für LinkedIn und Instagram vorbereiten. Mehr dazu im Ratgeber KI im Marketing.

Prüfe Produktangaben immer selbst: Eigenschaften, Maße und rechtliche Hinweise müssen stimmen.

Freigaben für Änderungen am Shop

Shop-Integrationen bringen oft auch schreibende Werkzeuge mit, etwa zum Anlegen von Gutscheinen oder Ändern von Produkten. In GRETUS legst du pro Integration fest:

• Immer nachfragen: jede Aktion braucht deine Zustimmung
• Nur vor Änderungen nachfragen: Lesen geht ohne Rückfrage
• Nie nachfragen: nur für Dienste, denen du voll vertraust

Zusätzlich kannst du einzelne Funktionen einer Integration abschalten. Für einen Bericht braucht ein Assistent nur Funktionen, die lesen.

Passende Integrationen

• Shopsysteme: Shopify, Shopware, WooCommerce, PrestaShop, BigCommerce
• Versand: Sendcloud, ShipStation, Shippo
• Zahlungen: Stripe, PayPal, Mollie
• Newsletter und Marketing: Klaviyo, Omnisend, MailerLite
• Bewertungen: Trustpilot, Birdeye
• Marktplätze: SELLERLOGIC, sellerboard, Helium 10

Wie solche Zeitpläne eingerichtet werden, erklärt der Ratgeber Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen.

So hilft GRETUS dabei

Für Händler gibt es in GRETUS Vorlagen wie „Fragen zu Bestellungen beantworten“: Ein KI-Mitarbeiter prüft jede neue E-Mail auf Fragen zu Bestellung, Lieferung oder Retoure, schlägt bei verbundenem Shop den Stand der Bestellung nach und legt Antwortentwürfe an, die du freigibst. Wie das zusammenspielt, zeigt die Seite GRETUS für E-Commerce, weitere Vorlagen für Händler die Seite Handel und Onlineshops und alle Shops und Dienste die Seite Integrationen. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

Stand: November 2026, abgerufen am 9. November 2026.

• EUR-Lex: Richtlinie 2011/83/EU über die Rechte der Verbraucher, konsolidierte Fassung vom 27. September 2026, Art. 9, 13 und 16

Häufige Fragen

Welche Daten aus dem Shop braucht ein KI-Assistent?

Für Berichte und Antworten auf Kundenfragen reichen lesende Zugriffe auf Bestellungen, Versandstatus, Produkte und Bestände. Schreibende Werkzeuge, etwa für Gutscheine oder Preise, braucht er dafür nicht. Je weniger er darf, desto kleiner ist der Schaden, falls er sich irrt.

Kann KI Produkttexte für den Onlineshop schreiben?

Ja, aus Stichpunkten, technischen Daten oder bestehenden Texten entstehen Entwürfe in deinem Ton. Prüfe vor dem Veröffentlichen Eigenschaften, Maße und rechtliche Hinweise, denn für falsche Angaben im Shop haftest du. Bei vielen ähnlichen Artikeln hilft eine feste Vorgabe für Aufbau und Länge.

Hilft KI auch beim Verkauf auf Amazon?

Ja, vor allem bei Auswertungen und Texten. Über Dienste für Amazon-Händler wie SELLERLOGIC, sellerboard oder Helium 10 kann ein Assistent deren Zahlen zusammenfassen, was genau möglich ist, hängt vom jeweiligen Dienst ab. Listings und Preise änderst du besser selbst oder nur nach Freigabe.

Vom Lesen zum Ausprobieren.

Lass GRETUS mit deinem eigenen Postfach, Kalender und Firmenwissen für dich arbeiten.

7 Tage kostenlos testen · Demo anfragen