KI in Agenturen und Beratungen – Status, Termine, Rechnungen

Was KI in Agenturen und Beratungen übernimmt

Agenturen und Beratungen verkaufen Zeit und Wissen. Ein Teil der Zeit geht aber für Arbeit drauf, die kein Kunde bestellt hat: Zusagen aus E-Mails zusammensuchen, sich vor Terminen einlesen, offenen Rechnungen nachgehen. Ein KI-Assistent übernimmt diese Vorarbeit, die Entscheidung bleibt bei dir.

Werbe- und PR-Agenturen sowie Unternehmensberatungen zählen statistisch zu den freiberuflichen, wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen (NACE Rev. 2, Abschnitt M). In diesem Wirtschaftszweig setzten laut Eurostat 2025 rund 40 Prozent der Unternehmen in der EU KI ein, über alle erfassten Branchen rund 20 Prozent (Unternehmen ab zehn Beschäftigten). Nur in Information und Kommunikation lag der Anteil höher.

Wochenstatus je Kunde: Zusagen und Offenes im Blick

„Was haben wir der Brandt GmbH bis wann zugesagt?“ Die Antwort steht meist irgendwo in den E-Mails der letzten Tage. Ein Assistent mit Zugriff auf dein Postfach geht sie jeden Freitag durch und fasst je Kunde zusammen, worum es ging, was du zugesagt hast und was offen ist, Kunden mit offenen Punkten zuerst. Ein Ergebnis kann so aussehen (Namen sind Beispiele):

Brandt GmbH: Entwurf der Startseite bis Dienstag zugesagt, Freigabe der Bildauswahl steht aus.

Hansen Logistik AG: Workshop verschoben, neuer Termin noch offen.

Julia Brandt: keine offenen Punkte.

Drei Grenzen solltest du kennen:

• Nur, was geschrieben steht: Zusagen aus Telefonaten und Meetings kennt der Assistent nur, wenn sie als Notiz oder Aufgabe festgehalten sind.
• Nur ein Postfach: Der Assistent liest das Postfach, mit dem er verbunden ist. Schreiben mehrere im Team mit einem Kunden, helfen gemeinsame Notizen und Aufgaben je Kunde.
• Gedächtnisstütze, kein Protokoll: Eine KI kann eine vage Formulierung als Zusage lesen oder eine Mail falsch zuordnen. Prüfe Zusagen, bevor du sie weitergibst.

Statusbericht an Kunden: Vorlage zum Kopieren

Viele Kunden lesen Statusmails zwischen zwei Terminen. Stehen die Punkte jede Woche an derselben Stelle, sieht der Kunde auf einen Blick, was fertig ist und was er tun muss. Diese Vorlage hat vier feste Abschnitte und einen für Änderungen, den du nur bei Bedarf stehen lässt:

STATUSBERICHT [Projekt], Stand [TT.MM.JJJJ]

Hallo [Vorname],

hier der Stand seit unserem letzten Update am [Datum].

1. ERLEDIGT
- [Was fertig ist, mit Ergebnis oder Link]

2. ALS NÄCHSTES
- [Was wir als Nächstes tun] – bis [Datum]

3. DAS BRAUCHEN WIR VON DIR
- [Freigabe, Unterlage oder Antwort] – bis [Datum]
  Kommt es später, verschiebt sich [was] um [Zeitraum].

4. TERMINE
- [TT.MM.]  [Abgabe, Besprechung oder Meilenstein]

ÄNDERUNGEN AN ZEITPLAN ODER UMFANG
- [Nur, wenn es welche gibt. Sonst den Abschnitt löschen.]

Viele Grüße
[Name]

Siezt du den Kunden, heißt der dritte Abschnitt „Das brauchen wir von Ihnen“. Worauf es je Abschnitt ankommt:

• Erledigt: Ergebnisse statt Tätigkeiten. „Texte für die Startseite abgestimmt“ sagt mehr als „an den Texten gearbeitet“.
• Als Nächstes: jeder Punkt mit Datum. Was noch kein Datum hat, bekommt „Termin folgt“, damit keine Lücke unbemerkt bleibt.
• Das brauchen wir von dir: der wichtigste Abschnitt. Mit Frist und dem Satz, was sich verschiebt, wenn es später kommt, wird aus einer Bitte eine klare Abhängigkeit.
• Termine: Abgaben, Besprechungen und Meilensteine der nächsten Wochen in einer Liste, auch die, die schon im Kalender stehen.
• Änderungen: Verschiebt sich der Zeitplan oder wächst der Umfang, gehört das ausdrücklich in den Bericht, nicht in einen Nebensatz.

So kann ein ausgefüllter Bericht aussehen. Es ist ein Beispiel; Firma, Namen und Daten sind erfunden.

STATUSBERICHT Relaunch Website, Stand 12.11.2026

Guten Tag Frau Lehmann,

hier der Stand seit unserem letzten Update am 05.11.2026.

1. ERLEDIGT
- Texte für Startseite und Leistungen sind abgestimmt.

2. ALS NÄCHSTES
- Entwurf der Startseite – bis Dienstag, 17.11.

3. DAS BRAUCHEN WIR VON IHNEN
- Freigabe der Bildauswahl – bis Freitag, 13.11.
  Kommt sie später, verschiebt sich der Entwurf der Startseite entsprechend.

4. TERMINE
- 17.11.  Entwurf der Startseite per Mail
- 19.11.  Abstimmung zum Entwurf, 10 Uhr, Video

Viele Grüße
[Name]

Statusbericht mit KI: aus dem Wochenstatus ein Entwurf

Aus dem Wochenstatus wird mit einem Auftrag ein Entwurf für den Kunden, etwa: „Schreib aus dem Wochenstatus der Brandt GmbH einen Statusbericht nach dieser Vorlage, in Sie-Form. Schreib ‚Termin folgt‘, wo kein Datum genannt ist, und lass den Abschnitt Änderungen weg, wenn es keine gibt.“ Gibst du die Vorlage mit, hält sich die KI an die Gliederung, und die Berichte sehen jede Woche gleich aus.

Prüfe vor dem Senden Termine, Namen und Zahlen. Weil der Wochenstatus alle Kunden enthält, achte darauf, dass im Bericht nur steht, was diesen Kunden betrifft, und keine internen Notizen.

Kundentermine vorbereiten und nachbereiten

Vor einem Kundentermin helfen drei Fragen: Was haben wir zuletzt besprochen? Was hat sich bei der Firma getan? Was will ich heute klären? Ein Assistent mit Zugriff auf Kalender und Postfach beantwortet sie werktags früh für jeden Termin des Tages, mit dem letzten Mailverlauf, deinen Notizen, Neuigkeiten aus der Websuche mit Quellen und drei Fragen für das Gespräch.

• Termine eindeutig benennen: „Brandt GmbH: Kick-off Relaunch“ kann ein Assistent zuordnen, „Call“ nicht.
• Quellen öffnen: Neuigkeiten aus dem Web prüfst du an der Quelle, bevor du sie ansprichst. Bei ähnlichen Firmennamen verwechselt eine KI leicht zwei Unternehmen.

Nach dem Termin macht ein Assistent aus deinen Stichpunkten ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben und entwirft die Follow-up-Mail. Protokolle aus Aufnahmen und was dabei rechtlich gilt, behandelt der Ratgeber Besprechungsprotokoll mit KI, Erstgespräche mit Interessenten der Ratgeber KI im Vertrieb.

Offene Rechnungen je Kunde im Blick

Mit Abschlagsrechnungen und mehreren Projekten pro Kunde geht der Überblick schnell verloren, und wer gerade gut mit einem Kunden zusammenarbeitet, erinnert ungern ans Zahlen. Ein Assistent mit Zugriff auf deine Buchhaltung kann jeden Montag die offenen Rechnungen nach Kunde sortieren, mit Betrag, Fälligkeit und Tagen über der Frist, und für länger überfällige eine freundliche Zahlungserinnerung als Entwurf anlegen. Ob, wann und in welchem Ton sie rausgeht, entscheidest du. Zwei Mustertexte und wie du Verzugszinsen berechnest, stehen im Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.

Zwischen Unternehmen sind Zahlungsfristen über 60 Tage nach der EU-Richtlinie gegen Zahlungsverzug (2011/7/EU) nur zulässig, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind und den Gläubiger nicht grob benachteiligen (Stand: November 2026). Bei verspäteter Zahlung kannst du Verzugszinsen von mindestens acht Prozentpunkten über dem Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank und eine Pauschale von mindestens 40 Euro verlangen (EU-Kommission). In Deutschland kommt ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), die Zinsen betragen dann neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Die Einzelheiten regelt das Recht deines Landes.

Kundendaten und Vertraulichkeit

Agenturen und Beratungen arbeiten mit Daten ihrer Kunden, teils unter einer Geheimhaltungsvereinbarung. Kläre deshalb vorab:

• Auftragsverarbeitung: Pflegst du personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden, etwa seine Newsletter-Liste, bist du dafür in der Regel sein Auftragsverarbeiter. Einen weiteren Auftragsverarbeiter wie einen KI-Dienst darfst du dann nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung des Kunden hinzuziehen, gesondert oder allgemein (Art. 28 Abs. 2 DSGVO, erläutert von der EU-Kommission, Stand: November 2026). Sieh nach, was deine Verträge dazu regeln.
• Geheimhaltung: Was du Kunden vertraglich zugesagt hast, gilt auch für KI. Leg fest, welche Unterlagen ein Assistent lesen darf.
• Anbieter und Rechte: Wähle den KI-Anbieter passend zu den Daten, gib jedem Assistenten nur die nötigen Zugriffe und nutze für Kundendaten keine privaten Konten.
• Fremde Anweisungen: Mails können Text enthalten, der sich als Anweisung an die KI ausgibt, siehe KI-Agenten sicher einsetzen.

Mehr zu Vertrag, Anbieterwahl und Training steht im Ratgeber KI DSGVO-konform nutzen.

So hilft GRETUS dabei

GRETUS bringt für Agenturen und Beratungen drei Vorlagen für eigene KI-Mitarbeiter mit, deren Auftrag, Zugriffe und Zeitplan du jederzeit anpasst:

• Wochenstatus pro Kunde: freitags um 15 Uhr der Stand je Kunde aus deinem Postfach, Kunden mit offenen Punkten zuerst. Mit Zugriff auf die Kunden in GRETUS bezieht er Vorgänge, Aufgaben und Notizen ein, die ihr im Team teilt. Projekt-Tools wie Asana, monday.com oder Jira kommen dazu, wenn du sie als Integration verbindest und ihm freigibst.
• Kundentermine vorbereiten: werktags um 7:30 zu jedem Termin mit Kunden und Interessenten der Mailverlauf, Neues aus der Websuche mit Quellen und drei Fragen. Vom Kalender sieht er Zeit, Titel und Ort, aber keine Teilnehmer. In geplanten Läufen durchsucht er nur deine eigenen Dokumente, nicht das fürs Team freigegebene Wissen.
• Offene Rechnungen pro Kunde: montags um 9 Uhr die offenen Rechnungen aus deiner verbundenen Buchhaltung, dazu über dein Postfach eine Zahlungserinnerung als Entwurf zu jeder Rechnung, die mehr als 14 Tage überfällig ist.

Alle drei stehen unter Vorlagen, wie sie zusammenspielen, zeigt die Seite GRETUS für Agenturen und Beratungen. Statusberichte an Kunden lässt du dir im Gespräch mit dem KI-Mitarbeiter entwerfen, mit der Statusbericht-Vorlage von oben im Auftrag. Soll schon der Wochenstatus so gegliedert sein, ergänze seinen Auftrag um die vier Abschnitte Erledigt, Als Nächstes, Das brauchen wir vom Kunden und Termine.

Was etwas sendet, anlegt oder ändert, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor, bei Mails mit Empfänger und ganzem Text. Solange eine Freigabe wartet, fallen die geplanten Läufe dieses KI-Mitarbeiters aus. Inhalte aus E-Mails behandelt GRETUS als Information, nicht als Anweisung. Ausprobieren kannst du das in der Testphase.

Quellen

• Eurostat: Use of artificial intelligence in enterprises, Daten für 2025, englisch
• Eurostat: NACE Rev. 2 – Statistical classification of economic activities in the European Community, Abschnitt M, englisch
• Europäische Kommission: Late payment, zur Richtlinie 2011/7/EU, englisch
• Europäische Kommission: Application of the GDPR, Abschnitt zu Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern, englisch
• Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr, Art. 2 Nr. 6, Art. 3 Abs. 5 und Art. 6 Abs. 1
• Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 28 Abs. 2
• Bürgerliches Gesetzbuch: § 286 und § 288

Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Statusmail an Kunden?

Was seit dem letzten Status erledigt ist, was als Nächstes kommt, mit Termin, was du vom Kunden brauchst, mit Frist, und die anstehenden Termine. Ändern sich Zeitplan oder Umfang, gehört das ausdrücklich dazu. Eine feste Gliederung macht die Mail schnell lesbar, und eine KI hält sich daran, wenn du sie vorgibst.

Welche Angaben braucht eine KI, um einen Kundentermin vorzubereiten?

Vor allem den Firmennamen im Termintitel, denn danach sucht sie Mailverlauf, Notizen und Neuigkeiten zur Firma. Steht im Kalender nur „Call“, kann sie den Termin keinem Kunden zuordnen. Neuigkeiten aus dem Web prüfst du an der Quelle, bevor du sie ansprichst.

Wann brauchen Agenturen und Beratungen für KI die Genehmigung ihrer Kunden?

Sobald sie personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, etwa seine Newsletter-Liste. Einen weiteren Auftragsverarbeiter wie einen KI-Dienst dürfen sie dann nach Artikel 28 DSGVO nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung des Kunden hinzuziehen, gesondert oder allgemein. Für die eigene Korrespondenz mit Kunden gilt das in der Regel nicht, wohl aber, was vertraglich zugesagt ist, etwa Verschwiegenheit.

Welche Zahlungsfrist gilt zwischen Unternehmen in der EU?

Grundsätzlich die vereinbarte, mehr als 60 Tage aber nur, wenn ihr das ausdrücklich vereinbart und es den Gläubiger nicht grob benachteiligt. So sieht es die EU-Richtlinie gegen Zahlungsverzug vor, die Einzelheiten regelt das Recht des jeweiligen Landes. Zahlt ein Geschäftskunde zu spät, kannst du Verzugszinsen und eine Pauschale von mindestens 40 Euro verlangen (Stand: November 2026).

Vom Lesen zum Ausprobieren.

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