# Vorlagen für KI-Assistenten (KI-Agenten): Fang nicht bei null an. > Mit 20 fertigen Vorlagen übernimmt ein KI-Mitarbeiter in GRETUS® deine Routine nach Zeitplan, vom Morgen-Briefing bis zum Nachfassen von Angeboten, ohne dass du etwas über KI wissen musst. Stand: 2026-11-10 · Quelle: ## Für jedes Unternehmen: Der Arbeitstag, vorbereitet. Mit diesen Vorlagen bereitet GRETUS in jedem Unternehmen den Arbeitstag vor, vom Morgen-Briefing über fertige Antworten zum Freigeben bis zur Liste offener Rechnungen. [So arbeiten eigene KI-Mitarbeiter](https://gretus.de/funktionen/ki-mitarbeiter) · [Lösungen nach Bereich](https://gretus.de/loesungen#bereiche) Startest du mit einer Vorlage, testest du GRETUS 7 Tage kostenlos, und die Einrichtung schlägt sie dir als ersten KI-Mitarbeiter vor. ### Morgen-Briefing Termine und wichtige E-Mails, werktags um 7:30. - Zeitplan: Werktags um 7:30 - Braucht: Kalender oder E-Mail-Postfach > Schick mir werktags um 7:30 ein kurzes Morgen-Briefing: meine Termine heute mit dem Wichtigsten zur Vorbereitung, E-Mails seit gestern, die eine Antwort von mir brauchen, und meine offenen Erinnerungen. Kurz und übersichtlich. [Ratgeber: KI-Assistent einrichten](https://gretus.de/ratgeber/ki-assistent-einrichten) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=briefing&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Antworten vorbereiten Antwortentwürfe zu neuen Anfragen, zum Freigeben. - Zeitplan: Sobald eine neue E-Mail kommt - Braucht: E-Mail-Postfach > Sobald eine neue E-Mail kommt: Ist es eine Anfrage von Kunden, leg einen Antwortentwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. [Ratgeber: E-Mails mit KI beantworten](https://gretus.de/ratgeber/e-mails-mit-ki-beantworten) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=replies&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Wochenausblick Freitags ein Blick auf die nächste Woche. - Zeitplan: Jeden Freitag um 16 Uhr - Braucht: Kalender > Schick mir jeden Freitag um 16 Uhr einen Ausblick auf die nächste Woche: welche Termine anstehen, was ich dafür vorbereiten sollte und welche E-Mails noch auf meine Antwort warten. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=week&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Angebote nachfassen Nachfass-Entwürfe zu Angeboten ohne Antwort. - Zeitplan: Jeden Dienstag und Donnerstag um 9 Uhr - Braucht: E-Mail-Postfach > Sieh jeden Dienstag und Donnerstag um 9 Uhr nach, ob es Vorgänge in der Phase Angebot ohne Bewegung seit 14 Tagen gibt, und leg für jeden einen kurzen, freundlichen Nachfass-Entwurf in Sie-Form an. Ohne Kundenzugriff oder ohne solche Vorgänge: Such in meinen gesendeten E-Mails nach Angeboten aus den letzten drei Wochen ohne Antwort und leg dafür Entwürfe an. Sende nichts. Melde mir am Ende die Liste. [Ratgeber: Angebote mit KI schreiben](https://gretus.de/ratgeber/angebote-mit-ki-schreiben) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=followup&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Termine vorbereiten Wer kommt, letzter Mailverlauf, passendes Wissen. - Zeitplan: Werktags um 7:45 - Braucht: Kalender und E-Mail-Postfach > Bereite mich werktags um 7:45 auf meine Termine des Tages mit anderen Personen vor: wer ist das, worum ging es im letzten E-Mail-Verlauf mit ihnen und was steht dazu in unserem Wissen. Pro Termin ein paar kurze Zeilen. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=meetings&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Offene Rechnungen im Blick Montags überfällige Rechnungen und Erinnerungen zum Freigeben. - Zeitplan: Jeden Montag um 9 Uhr - Braucht: Buchhaltung und E-Mail-Postfach > Sieh jeden Montag um 9 Uhr in meiner Buchhaltung nach überfälligen Rechnungen. Liste sie mit Kunde, Betrag und Fälligkeit auf und leg zu jeder eine kurze, freundliche Zahlungserinnerung als E-Mail-Entwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. [Ratgeber: Zahlungserinnerung schreiben](https://gretus.de/ratgeber/zahlungserinnerung-schreiben) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=invoices&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Neuigkeiten aus der Branche Jeden Montag das Wichtigste per Websuche. - Zeitplan: Jeden Montag um 8 Uhr - Braucht: Keine Verbindung > Such jeden Montag um 8 Uhr im Web nach den wichtigsten Neuigkeiten der letzten Woche aus meiner Branche. Fass drei bis fünf davon kurz zusammen, jeweils mit Quelle und warum sie für mich wichtig sind. [Ratgeber: KI im Marketing](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-marketing) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=news&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Aufgaben am Morgen Fällige Aufgaben und neue Anfragen, werktags um 7:30. - Zeitplan: Werktags um 7:30 - Braucht: Keine Verbindung > Schick mir werktags um 7:30 eine kurze Übersicht aus den Kunden: meine fälligen und überfälligen Aufgaben und neue Anfragen im Eingang. Überfälliges zuerst, pro Eintrag eine Zeile mit Kontakt oder Vorgang. Ändere nichts. [Ratgeber: Kunden verwalten ohne CRM](https://gretus.de/ratgeber/kundenverwaltung-ohne-crm) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=tasks_morning&from=%2Fvorlagen&cta=template) ## Handwerk: Anfragen sortiert, Angebote nachgefasst. Rückfragen zu neuen Anfragen und Nachfass-Mails zu Angeboten liegen als Entwurf bereit, und nachmittags hast du alles für die Termine von morgen beisammen. [So hilft GRETUS im Handwerk](https://gretus.de/branchen/handwerk) ### Anfragen sortieren Neue Anfragen kurz gefasst, Rückfragen als Entwurf. - Zeitplan: Sobald eine neue E-Mail kommt - Braucht: E-Mail-Postfach > Sobald eine neue E-Mail kommt: Ist es eine echte Kundenanfrage, leg sie als Vorgang an (kurzer Titel, Zusammenfassung: was, wo, bis wann; Kundenadresse aus dem Mailtext, wenn die Mail von einem Formular kommt); schon angelegte erkennt GRETUS selbst. Leg dazu einen Antwortentwurf an, der nach fehlenden Angaben für ein Angebot fragt, etwa Maße, Fotos oder Wunschtermin. Werbung und Newsletter ignorierst du. Ich gebe alles vor dem Anlegen und Senden frei. [Ratgeber: KI im Handwerk einsetzen](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-handwerk) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=craft_requests&industry=craft&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Angebote nach 7 Tagen nachfassen Nachfass-Entwürfe zu Angeboten ohne Antwort. - Zeitplan: Werktags um 8 Uhr - Braucht: E-Mail-Postfach > Sieh werktags um 8 Uhr nach, ob es Vorgänge in der Phase Angebot ohne Bewegung seit 7 Tagen gibt, und leg für jeden einen kurzen, freundlichen Nachfass-Entwurf in Sie-Form an. Ohne Kundenzugriff oder ohne solche Vorgänge: Such in meinen gesendeten Mails Angebote von vor 7 bis 14 Tagen ohne Antwort und leg dafür Entwürfe an. Sende nichts. Melde mir am Ende die Liste. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=craft_quotes&industry=craft&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Morgen vorbereiten Nachmittags alles für die Termine von morgen auf einen Blick. - Zeitplan: Werktags um 16 Uhr - Braucht: Kalender > Sieh werktags um 16 Uhr in meinen Kalender nach Kundenterminen von morgen. Stell mir je Termin kurz zusammen: Uhrzeit, Kunde, Adresse, worum es geht und was zuletzt besprochen wurde, aus dem E-Mail-Verlauf und, soweit vorhanden, aus Kunden und Vorgängen. Nenn am Ende, was noch fehlt oder zu besorgen ist, etwa Unterlagen, Maße oder Material. Schick niemandem etwas, die Übersicht ist nur für mich. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=craft_prepare&industry=craft&from=%2Fvorlagen&cta=template) ## Agentur und Beratung: Jeder Kunde im Blick. Freitags der Stand je Kunde aus deinen E-Mails, vor Kundenterminen das Wichtigste und montags die offenen Rechnungen je Kunde, ohne dass du selbst suchen musst. [So hilft GRETUS Agenturen und Beratungen](https://gretus.de/branchen/agenturen-beratung) ### Wochenstatus pro Kunde Freitags je Kunde: Stand, Zusagen, Offenes. - Zeitplan: Jeden Freitag um 15 Uhr - Braucht: E-Mail-Postfach > Schick mir jeden Freitag um 15 Uhr einen Wochenstatus pro Kunde: worum es diese Woche in den E-Mails ging, was ich zugesagt habe und was noch offen ist. Pro Kunde ein paar kurze Zeilen, Kunden mit offenen Punkten zuerst. [Ratgeber: KI in Agenturen und Beratungen](https://gretus.de/ratgeber/ki-fuer-agenturen) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=agency_status&industry=agency&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Kundentermine vorbereiten Verlauf, Neuigkeiten und Fragen zu jedem Termin. - Zeitplan: Werktags um 7:30 - Braucht: Kalender > Bereite mich werktags um 7:30 auf meine Termine des Tages mit Kunden und Interessenten vor: was wir laut E-Mail-Verlauf und unserem Wissen schon besprochen haben, was es Neues zur Firma im Web gibt und drei Fragen für das Gespräch. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=agency_prep&industry=agency&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Offene Rechnungen pro Kunde Montags offene Posten je Kunde, Erinnerungen zum Freigeben. - Zeitplan: Jeden Montag um 9 Uhr - Braucht: Buchhaltung und E-Mail-Postfach > Sieh jeden Montag um 9 Uhr in meiner Buchhaltung nach offenen Rechnungen und sortier sie nach Kunde, mit Betrag, Fälligkeit und Tagen im Verzug. Leg zu jeder Rechnung, die mehr als 14 Tage überfällig ist, eine freundliche Zahlungserinnerung als E-Mail-Entwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=agency_invoices&industry=agency&from=%2Fvorlagen&cta=template) ## Handel und Onlineshop: Antworten vorbereitet, Lieferanten im Blick. Antworten zu Bestellungen und Nachfass-Mails an Lieferanten ohne Antwort liegen fertig zum Freigeben bereit, dazu die häufigsten Kundenfragen der Woche. [So hilft GRETUS im Handel](https://gretus.de/branchen/handel-onlineshops) · [So hilft GRETUS Onlineshops](https://gretus.de/loesungen/e-commerce) ### Fragen zu Bestellungen beantworten Antwortentwürfe, mit dem Stand aus dem Shop, wenn verbunden. - Zeitplan: Sobald eine neue E-Mail kommt - Braucht: E-Mail-Postfach > Sobald eine neue E-Mail kommt: Ist es eine Kundenfrage zu Bestellung, Lieferung oder Retoure und ist ein Shop wie Shopware, Shopify oder WooCommerce verbunden, sieh dort nach dem Stand der Bestellung. Leg einen Antwortentwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. [Ratgeber: KI im Onlinehandel](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-onlinehandel) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=retail_orders&industry=retail&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Häufige Kundenfragen Freitags die häufigsten Fragen mit Antwortvorschlag. - Zeitplan: Jeden Freitag um 14 Uhr - Braucht: E-Mail-Postfach > Sieh jeden Freitag um 14 Uhr in die Kundenanfragen dieser Woche. Fass zusammen, welche Fragen am häufigsten kamen, und schlag für die drei häufigsten eine kurze Standardantwort vor, die ich in unser Wissen übernehmen kann. [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=retail_faq&industry=retail&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Bei Lieferanten nachhaken Nachfass-Entwürfe an Lieferanten ohne Antwort. - Zeitplan: Jeden Dienstag und Donnerstag um 10 Uhr - Braucht: E-Mail-Postfach > Sieh jeden Dienstag und Donnerstag um 10 Uhr in meinen gesendeten E-Mails nach Bestellungen und Anfragen an Lieferanten aus den letzten zwei Wochen, auf die keine Antwort oder Lieferbestätigung kam. Leg zu jeder einen kurzen Nachfass-Entwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. [Ratgeber: Bei Lieferverzug nachhaken](https://gretus.de/ratgeber/lieferverzug-nachhaken) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=retail_suppliers&industry=retail&from=%2Fvorlagen&cta=template) ## Praxis und Kanzlei: Rückrufe und Fristen im Blick. Rückrufbitten landen als kurze Liste bei dir, Terminerinnerungen ohne den Anlass liegen zum Freigeben bereit, und montags kommen die anstehenden Fristen aus deinem Kalender. [So hilft GRETUS Praxen und Kanzleien](https://gretus.de/branchen/praxen-kanzleien) ### Rückrufliste Rückrufe und Terminwünsche, ohne Details zum Anliegen. - Zeitplan: Werktags um 12 Uhr - Braucht: E-Mail-Postfach > Sieh werktags um 12 Uhr in meinen Posteingang nach Bitten um Rückruf und Terminwünschen. Liste sie kurz auf: Name, Telefonnummer, falls angegeben, und das Anliegen in einem Stichwort. Lass Angaben zu Gesundheit, Behandlung oder Mandat weg. [Ratgeber: Telefonnotiz-Vorlage](https://gretus.de/ratgeber/telefonnotiz-vorlage) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=practice_callbacks&industry=practice&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Terminerinnerungen vorbereiten Erinnerungen für morgen, ohne Anlass, zum Freigeben. - Zeitplan: Werktags um 14 Uhr - Braucht: Kalender und E-Mail-Postfach > Sieh werktags um 14 Uhr in meinen Kalender nach Terminen von morgen. Such zu jedem Termin im E-Mail-Verlauf nach der Adresse und leg eine kurze Erinnerung mit Datum und Uhrzeit als Entwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. Schreib nichts zum Anlass des Termins. [Ratgeber: Terminbestätigung und Terminerinnerung schreiben](https://gretus.de/ratgeber/terminbestaetigung-schreiben) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=practice_reminders&industry=practice&from=%2Fvorlagen&cta=template) ### Fristen im Blick Montags Fristen und Termine der nächsten zwei Wochen. - Zeitplan: Jeden Montag um 8 Uhr - Braucht: Kalender > Sieh jeden Montag um 8 Uhr in meinen Kalender und liste alle Fristen und Termine der nächsten zwei Wochen nach Datum auf, die nächsten zuerst. Weis mich auf Tage hin, an denen viel zusammenkommt. [Ratgeber: KI in Praxis und Kanzlei](https://gretus.de/ratgeber/ki-in-praxis-und-kanzlei) [Mit dieser Vorlage starten](https://gretus.de/register?idea=practice_deadlines&industry=practice&from=%2Fvorlagen&cta=template) ## Häufige Fragen ### Welche Vorlagen für KI-Mitarbeiter gibt es in GRETUS? 20 Vorlagen, darunter Morgen-Briefing, Antworten vorbereiten und Angebote nachfassen. Ein Teil passt zu jedem Unternehmen, die übrigen zu Handwerk, Agentur und Beratung, Handel und Onlineshop oder Praxis und Kanzlei. ### Wie starte ich mit einer Vorlage? Über „Mit dieser Vorlage starten“: Du testest GRETUS 7 Tage kostenlos, die Einrichtung stellt die Vorlage nach vorn, und ein Klick legt den KI-Mitarbeiter an, der gleich zum ersten Mal läuft. Fehlt ihr noch eine Verbindung, weist die Einrichtung darauf hin. ### Kann ich eine Vorlage anpassen? Ja. Auftrag, Zugriffe und Zeitplan änderst du beim KI-Mitarbeiter jederzeit, auch in eigenen Worten. ### Braucht jede Vorlage eine Verbindung? Nein. Die meisten nutzen dein Postfach oder deinen Kalender, aber die Neuigkeiten aus der Branche und die Aufgaben am Morgen kommen ohne Verbindung aus. ### Was mache ich, wenn keine Vorlage passt? Du beschreibst die Aufgabe in einem Satz, und GRETUS schlägt daraus Name, Anweisungen, Zugriffe und Zeitplan vor. Beliebig viele KI-Mitarbeiter sind im Preis enthalten. ## Weiterlesen - [KI-Agenten für Unternehmen](https://gretus.de/funktionen/ki-mitarbeiter): Ein KI-Mitarbeiter in GRETUS ist ein KI-Agent, der wiederkehrende Arbeit für dich erledigt, etwa dein Morgen-Briefing oder Entwürfe für Antworten und Nachfass-Mails, und sich mit dem Ergebnis meldet. - [Lösungen nach Bereich und Branche](https://gretus.de/loesungen): So hilft GRETUS in Geschäftsführung, Vertrieb, Kundenservice, E-Commerce, Marketing und Finanzen, mit Vorlagen für Handwerk, Agenturen, Handel und Praxen. - [Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen – nach Zeitplan](https://gretus.de/ratgeber/wiederkehrende-aufgaben-automatisieren): Wie du einen KI-Assistenten anlegst, der Aufgaben nach Zeitplan erledigt – vom täglichen Bericht bis zur Prüfung alle 15 Minuten, mit Freigaben und Rechten. ## Fang mit einer Vorlage an. Die ersten 7 Tage sind kostenlos, und in der Einrichtung legt ein Klick deinen ersten KI-Mitarbeiter an. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.