# Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für kleine Unternehmen? > Microsoft 365 Copilot lohnt sich vor allem, wenn dein Team ohnehin den ganzen Tag in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams arbeitet und Mails, Termine und Dateien in Microsoft 365 liegen. Den Einstieg bildet Copilot Chat, das Microsoft zu berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis gibt. Die volle Lizenz mit Zugriff auf deine Arbeitsdaten kostet laut Microsoft als Zusatz zu einem Business-Plan 21,84 € pro Person und Monat im Monatsabo, zzgl. USt. (Stand November 2026). Liegen Postfach und Kalender bei einem anderen Anbieter oder sollen Aufgaben nach Zeitplan von selbst laufen, prüfe die Kriterien unten, bevor du Lizenzen kaufst. Stand: 2026-11-09 · Quelle: Veröffentlicht am 8. November 2026 · Aktualisiert am 9. November 2026 · Quellen geprüft am 9. November 2026 Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026. Herausgegeben von [GRETUS®](https://gretus.de/ueber-gretus#redaktion), Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da. ## Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot Microsoft nutzt den Namen Copilot für mehrere Angebote. Für Firmen mit Microsoft 365 sind zwei wichtig, die sich bei Daten und Lizenz deutlich unterscheiden (Stand: November 2026): | | Copilot Chat | Microsoft 365 Copilot | | ----------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | Lizenz | in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis | zusätzliche Lizenz pro Person oder im Paket mit einem Business-Plan | | Datengrundlage | vor allem das Web | Web und deine Arbeitsdaten in Microsoft 365 | | Firmeninhalte | nur hochgeladene oder gerade geöffnete Inhalte, etwa eine Mail in Outlook | Mails, Termine, Chats, Besprechungen und Dateien, automatisch über Microsoft Graph | | Word, Excel, PowerPoint | je nach Plan Standardzugriff mit eingeschränktem Umfang | vorrangiger Zugriff mit vollem Funktionsumfang | | Agenten | Agenten mit Webdaten, Agenten mit Arbeitsdaten nur gegen Abrechnung nach Nutzung | Agenten mit Web- und Arbeitsdaten enthalten | Microsoft Graph ist die Schnittstelle, über die Programme auf Daten in Microsoft 365 zugreifen. Copilot Chat kann also deine Firmendaten nicht von sich aus durchsuchen, Microsoft 365 Copilot schon. Daneben gibt es Copilot-Angebote für andere Zwecke, etwa GitHub Copilot zum Programmieren oder Copilot Studio zum Bauen eigener Agenten. Sie werden getrennt lizenziert und sind hier nicht gemeint. ## Voraussetzungen - **Microsoft-365-Plan:** Microsoft 365 Copilot Business gibt es laut Microsoft als Zusatz nur für bestehende Kunden mit einem berechtigten Business-Plan, alternativ im Paket mit Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium. - **Geschäftskonto:** Den Unternehmensdatenschutz bekommst du nur, wenn sich alle mit ihrem Geschäftskonto (Microsoft Entra) anmelden. Mit einem privaten Microsoft-Konto gelten andere Bedingungen. - **Teams-Lizenz:** Copilot in Teams setzt eine Teams-Lizenz voraus. - **Daten in Microsoft 365:** Copilot arbeitet mit Mails, Terminen und Dateien, die in Microsoft 365 liegen, also in Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams. - **Einstellungen:** Administratoren steuern Copilot im Microsoft 365 Admin Center, etwa die Websuche oder welche Agenten erlaubt sind. Schaltet ihr verbundene Erfahrungen in den Microsoft-365-Apps ab, fehlt Copilot dort. ## Was Copilot gut kann Stark ist Copilot dort, wo die Arbeit ohnehin in Microsoft 365 stattfindet. Laut Microsoft gehört dazu: - **Word:** Dokumente entwerfen, umschreiben und zusammenfassen - **Excel:** Daten auswerten, Formeln und Diagramme erstellen - **PowerPoint:** Präsentationen aus einer Beschreibung oder vorhandenen Inhalten erstellen und überarbeiten - **Outlook:** E-Mails entwerfen und lange Verläufe zusammenfassen - **Teams:** Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben daraus festhalten - **Suche über alles:** Mit der Lizenz beantwortet Copilot Fragen aus deinen Mails, Dateien und Besprechungen, ohne dass du sie hochlädst. Mit Lizenz lassen sich bis zu zehn Eingaben nach Zeitplan ausführen, etwa eine Zusammenfassung jeden Montag früh. Die Antworten erscheinen dann im Chat von Copilot. ## Wie Copilot mit deinen Daten umgeht - **Training:** Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft Graph verwendet Microsoft laut eigener Angabe nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle. - **Vertrag:** Mit Geschäftskonto gelten für Eingaben und Antworten dieselben Vertragsbedingungen wie für deine Mails in Exchange und Dateien in SharePoint. Microsoft nennt das Unternehmensdatenschutz. - **EU-Datengrenze:** Für Kunden in der EU ist Copilot Teil der EU-Datengrenze von Microsoft, der Datenverkehr bleibt innerhalb dieser Grenze. Ausgenommen sind derzeit die Modelle von Anthropic, die Microsoft als Unterauftragsverarbeiter anbietet und die ein Administrator zusätzlich freischalten kann. - **Websuche:** Für die Websuche erzeugt Copilot aus deiner Frage eine Suchanfrage und schickt sie an die Bing-Suche. Administratoren können die Websuche abschalten. - **Berechtigungen:** Copilot zeigt nur Inhalte, für die die jeweilige Person mindestens Leserechte hat. Sind Ordner zu weit freigegeben, findet Copilot sie trotzdem. Räum Freigaben in SharePoint und Teams deshalb vor dem Start auf. - **Verlauf:** Eingaben und Antworten speichert Microsoft als Aktivitätsverlauf. Jede Person kann ihn im Portal „Mein Konto“ löschen, Administratoren können Aufbewahrungsregeln festlegen. Für die DSGVO gilt dasselbe wie bei jedem Cloud-Dienst: Auftragsverarbeitungsvertrag, Rechtsgrundlage und Regeln für das Team. Einen Überblick gibt der Ratgeber [KI DSGVO-konform nutzen](https://gretus.de/ratgeber/ki-dsgvo-unternehmen). ## Was Copilot kostet Microsoft nennt für kleine Unternehmen diese Preise pro Benutzer und Monat, zzgl. USt., jeweils mit Teams (Stand: 8. November 2026): | Plan | Jahresabo | Monatsabo | | ---------------------------------------------------- | --------- | --------- | | Microsoft 365 Copilot Business als Zusatz | 18,20 € | 21,84 € | | Business Standard mit Microsoft 365 Copilot Business | 20,36 € | 24,43 € | | Business Premium mit Microsoft 365 Copilot Business | 27,73 € | 33,28 € | Beim Zusatz nennt Microsoft für das Jahresabo bis Ende 2026 einen Aktionspreis von 15,60 €, der nur im ersten Jahr gilt. Die Pakete enthalten den Microsoft-365-Plan selbst, beim Zusatz zahlst du ihn wie bisher. Dazu können Kosten nach Nutzung kommen: Copilot Cowork, das Aufgaben in deinem Namen in Microsoft 365 ausführt, Copilot Code und einige Agenten rechnet Microsoft zusätzlich zur Lizenz nach Verbrauch ab. Copilot Chat bleibt in berechtigten Plänen ohne Aufpreis. Maßgeblich ist immer die [Preisseite von Microsoft](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/pricing), Preise und Aktionen ändern sich. Wie du Lizenz, KI-Nutzung und Zeit insgesamt gegen den Nutzen rechnest, zeigt der Ratgeber [Was kostet ein KI-Assistent?](https://gretus.de/ratgeber/was-kostet-ein-ki-assistent). ## Kriterien für die Entscheidung Ob sich Copilot lohnt, entscheidet weniger der Preis pro Lizenz als die Frage, wo deine Arbeit stattfindet. Diese Punkte helfen: 1. **Wo liegen Postfach und Kalender?** Copilot nutzt deine Arbeitsdaten über Microsoft Graph, also Mails, Termine und Dateien in Microsoft 365. Liegt dein Postfach bei einem anderen Anbieter, etwa IONOS, Strato oder GMX, prüfe im Test, was Copilot davon überhaupt sieht. 2. **Wo entsteht die Arbeit?** Schreibt dein Team viele Dokumente, Tabellen und Präsentationen und trifft sich in Teams, spielt Copilot seine Stärken aus. Geht es vor allem um Kundenmails, Angebote und Nachfassen, zählt, wie gut ein Werkzeug mit Postfach und Kundendaten arbeitet. 3. **Sollen Aufgaben von selbst laufen?** Prüfe, ob dir eine Antwort im Chat zu einer festen Zeit reicht oder ob ein Assistent nach eigenem Zeitplan Entwürfe vorbereiten und dich auf Wichtiges hinweisen soll. 4. **Wer gibt Aktionen frei?** Sobald eine KI Mails sendet, Termine anlegt oder in anderen Programmen etwas ändert, zählt die Kontrolle: Was braucht deine Zustimmung, und wo siehst du später, was passiert ist? 5. **Welche anderen Programme gehören dazu?** Copilot bezieht andere Programme wie Shop, CRM oder Projekt-Tool über Connectors und Agenten ein, teils mit Abrechnung nach Nutzung. Frag nach, was das für deine Programme bedeutet. 6. **Wer braucht eine Lizenz?** Lizenziert wird pro Person. Copilot Chat ohne Aufpreis zeigt oft schon, wer im Team die volle Lizenz wirklich nutzt. Fang am besten mit Copilot Chat an und gib zwei, drei Personen mit viel Arbeit in Word, Excel und Teams für einen Monat die volle Lizenz. Dann siehst du an echten Aufgaben, ob sich der Aufpreis rechnet. Welche Fragen du jedem KI-Anbieter vor dem Vertrag stellen solltest, steht im Ratgeber [KI-Anbieter auswählen](https://gretus.de/ratgeber/ki-anbieter-auswaehlen-checkliste). ## So hilft GRETUS dabei GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa und setzt an anderer Stelle an als Copilot: bei Postfach, Kalender und Kundendaten statt in Word, Excel und PowerPoint. - **Dein Postfach:** GRETUS verbindet sich mit deinem vorhandenen Postfach, etwa bei IONOS, Strato, GMX, WEB.DE oder Gmail, und mit deinem Kalender, siehe [E-Mail und Kalender](https://gretus.de/funktionen/e-mail-und-kalender). - **KI-Mitarbeiter mit eigenem Rhythmus:** Eigene KI-Mitarbeiter arbeiten nach Zeitplan, bereiten etwa jeden Morgen ein Briefing oder Antwortentwürfe vor, siehe [KI-Mitarbeiter](https://gretus.de/funktionen/ki-mitarbeiter). - **Freigaben:** Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor, und jede Aktion steht im Protokoll, siehe [Freigaben](https://gretus.de/funktionen/freigaben). Die KI ist inklusive und läuft über Mistral AI aus Frankreich. Arbeitet dein Team viel in Word, Excel und Teams, können sich Copilot und ein Assistent für Postfach und Kunden auch ergänzen. ## Quellen Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026. Die Angaben zu Funktionen, Datenschutz und Preisen stammen von Microsoft selbst. - Microsoft: [Microsoft 365 Copilot – Pläne und Preise](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/pricing), Preise pro Benutzer und Monat zzgl. USt., Pläne mit Teams, mit Fußnoten zum Aktionspreis und zur Abrechnung nach Nutzung - Microsoft Learn: [Was ist Microsoft Copilot?](https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/plan/copilot-overview), Vergleich von Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot, Unternehmensdatenschutz und EU-Datengrenze - Microsoft Learn: [Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot](https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/plan/microsoft-365-copilot-privacy), Training, Berechtigungen, Websuche, Aktivitätsverlauf und EU-Datengrenze - Microsoft Support: [Planen der am häufigsten verwendeten Copilot-Eingabeaufforderungen](https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/schedule-your-most-used-copilot-prompts), Eingaben nach Zeitplan ## Häufige Fragen ### Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot? Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten und antwortet vor allem aus dem Web, Firmeninhalte nutzt es nur, wenn du sie hochlädst oder geöffnet hast. Microsoft 365 Copilot ist eine Lizenz pro Person, mit der Copilot über Microsoft Graph selbst auf deine Mails, Termine, Chats und Dateien zugreift. Dazu kommt bevorzugter Zugriff auf Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote. ### Was kostet Microsoft 365 Copilot für kleine Unternehmen? Als Zusatz zu einem Business-Plan laut Microsoft 21,84 € pro Person und Monat im Monatsabo und 18,20 € bei jährlicher Abrechnung, jeweils zzgl. USt. (Stand November 2026). Bis Ende 2026 nennt Microsoft für das Jahresabo einen Aktionspreis von 15,60 €, der nur im ersten Jahr gilt. Einige Funktionen wie Copilot Cowork rechnet Microsoft zusätzlich nach Nutzung ab. ### Nutzt Microsoft meine Eingaben in Copilot zum Training? Laut Microsoft nicht für die zugrunde liegenden Sprachmodelle. Eingaben, Antworten und Daten, auf die Copilot über Microsoft Graph zugreift, werden dafür nicht verwendet. Diese Zusage gilt für die Anmeldung mit einem Geschäftskonto, für private Microsoft-Konten gelten eigene Bedingungen. ### Bleiben Daten aus Copilot in der EU? Für Kunden in der EU ist Copilot laut Microsoft Teil der EU-Datengrenze, der Datenverkehr bleibt also innerhalb dieser Grenze. Ausgenommen sind derzeit die Modelle von Anthropic, die ein Administrator zusätzlich freischalten kann. Die Websuche schickt eine aus deiner Frage erzeugte Suchanfrage an die Bing-Suche. ### Sieht Copilot alle Dateien im Unternehmen? Nein, nur Inhalte, für die die jeweilige Person mindestens Leserechte hat. Sind Ordner in SharePoint oder Teams zu weit freigegeben, findet Copilot diese Inhalte aber auch. Prüfe deshalb vor dem Start, wer worauf Zugriff hat. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.