# KI-Mitarbeiter erstellen – was dahintersteckt > Ein KI-Mitarbeiter ist kein Angestellter, sondern ein KI-Agent mit fester Rolle, also ein Sprachmodell mit Auftrag, Zugriff auf ausgewählte Programme und einem festen Arbeitsrhythmus. Realistisch übernimmt er wiederkehrende Teilaufgaben wie Anfragen sortieren, Entwürfe schreiben oder an Angebote erinnern, während die Verantwortung bei deinem Unternehmen bleibt. Rechtlich wichtig sind die Kennzeichnung, wenn eine KI direkt mit Menschen kommuniziert, und Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden nach Art. 4 der KI-Verordnung. Den ersten KI-Mitarbeiter setzt du auf wie eine neue Stelle, mit klarem Auftrag, knappen Rechten und Freigabe vor dem Versand. Stand: 2026-11-09 · Quelle: Veröffentlicht am 2. November 2026 · Aktualisiert am 9. November 2026 · Quellen geprüft am 9. November 2026 Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026. Herausgegeben von [GRETUS®](https://gretus.de/ueber-gretus#redaktion), Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da. ## Was mit „KI-Mitarbeiter“ gemeint ist Ein KI-Mitarbeiter ist ein KI-Agent, dem eine feste Rolle zugewiesen ist: ein Sprachmodell mit Auftrag, Zugriff auf ausgewählte Programme und einem Rhythmus, in dem es arbeitet. Das Wort stammt aus dem Marketing. Anbieter sprechen auch von digitalen Mitarbeitern, KI-Kollegen oder „AI Employees“ und meinen damit sehr Unterschiedliches, vom Telefon- oder Website-Chatbot bis zum Assistenten, der im Hintergrund mit Postfach, Kalender und Kundendaten arbeitet. Wie ein KI-Agent funktioniert, erklärt der Ratgeber [Was ist ein KI-Agent?](https://gretus.de/ratgeber/was-ist-ein-ki-agent). Rechtlich ist ein KI-Mitarbeiter kein Mitarbeiter. Er hat keinen Arbeitsvertrag, kann keine Verträge im eigenen Namen schließen und haftet nicht selbst. Er ist ein Werkzeug, das dein Unternehmen einsetzt und verantwortet. Manche, die nach „KI-Mitarbeiter“ suchen, meinen etwas anderes, nämlich Mitarbeitende, die mit KI arbeiten, und die Pflicht, sie dafür zu befähigen. Darum geht es weiter unten im Abschnitt zur KI-Kompetenz. ## Was ein KI-Mitarbeiter realistisch übernimmt und was nicht Ein KI-Mitarbeiter übernimmt keine ganze Stelle, sondern Teile davon: Aufgaben, die regelmäßig anfallen, einem Muster folgen und deren Ergebnis ein Mensch kurz prüfen kann. | Realistisch | Nicht realistisch | | -------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------- | | neue Anfragen lesen, sortieren und Antworten als Entwurf vorbereiten | Verantwortung für Kunden und Ergebnisse übernehmen | | jeden Morgen ein Briefing aus Terminen, Mails und Aufgaben schreiben | Preise verhandeln oder Zusagen machen | | Angebote ohne Rückmeldung finden und Nachfass-Mails entwerfen | über Menschen entscheiden, etwa über Bewerbungen | | Recherchen mit Quellenangabe zusammenstellen | Wissen nutzen, das nirgends aufgeschrieben ist | | Wochenberichte aus verbundenen Programmen erstellen | fehlerfrei arbeiten | Wie gut ein KI-Mitarbeiter arbeitet, hängt weniger vom Namen ab als von der Einrichtung. Je klarer Auftrag, Zugriffe und Grenzen beschrieben sind, desto verlässlicher sind die Ergebnisse. Fehler bleiben trotzdem möglich. Deshalb gehören die Freigabe vor dem Versand und ein regelmäßiger Blick ins Protokoll zum Alltag. Welche Büroaufgaben sich für den Anfang eignen, zeigt der Ratgeber [KI im Büro](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-buero). ## Kennzeichnung: Wann Menschen erfahren müssen, dass eine KI schreibt Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus [Art. 50 der KI-Verordnung](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-50) (konsolidierte Fassung vom 27. Juli 2026). Für kleine Unternehmen sind drei Fälle wichtig: | Fall | Was gilt | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Eine KI spricht direkt mit Menschen, etwa als Chat auf der Website | Die Menschen müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, außer es ist offensichtlich. Dafür muss der Anbieter des Systems sorgen. | | Bilder, Videos oder Tonaufnahmen, die echt wirken (Deepfakes) | Wer sie einsetzt, legt offen, dass sie künstlich erzeugt oder verändert sind. | | Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren | Offenlegen, außer ein Mensch hat den Text geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung. | Eine E-Mail, die ein KI-Mitarbeiter vorbereitet und die du prüfst und selbst versendest, fällt nach dem Wortlaut in keinen dieser Fälle. Schreibt ein KI-Mitarbeiter dagegen selbstständig mit Kunden, sollten sie das erkennen können, etwa an einem kurzen Hinweis in der Nachricht. Das schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse. Welche Pflichten die KI-Verordnung sonst für Unternehmen vorsieht und ab wann sie gelten, fasst der Ratgeber [EU AI Act für Unternehmen](https://gretus.de/ratgeber/eu-ai-act-fuer-unternehmen) zusammen. ## Haftung: Verantwortlich bleibt dein Unternehmen Was ein KI-Mitarbeiter im Namen deiner Firma schreibt, sendet oder in Programmen ändert, verantwortet deine Firma, genau wie die Arbeit deines Teams. Die KI-Verordnung ändert daran nichts. Sie schafft nach Auskunft der [EU-Kommission](https://digital-strategy.ec.europa.eu/de/faqs/ai-literacy-questions-answers) weder Straftatbestände noch einen eigenen Anspruch auf Schadensersatz. Es gelten die allgemeinen Regeln des Vertrags- und Haftungsrechts. Drei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit: - **Angaben prüfen:** Preise, Termine und Zusagen in KI-Entwürfen kontrollierst du vor dem Versand. - **Personenbezogene Daten:** Für ihre Verarbeitung bleibt dein Unternehmen verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister die KI betreibt. Mehr dazu im Ratgeber [KI DSGVO-konform nutzen](https://gretus.de/ratgeber/ki-dsgvo-unternehmen). - **Entscheidungen über Menschen:** Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, etwa die Absage auf eine Bewerbung, sollte keine KI allein treffen. Die DSGVO setzt dafür in [Art. 22](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/deu) enge Grenzen. ## KI-Kompetenz: Was Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss sich darum kümmern, dass die Menschen, die damit arbeiten, sie verstehen. Das regelt [Art. 4 der KI-Verordnung](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-4). Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber. Betreiber ist jedes Unternehmen, das KI in eigener Verantwortung beruflich nutzt, auch eine Firma mit drei Personen. Seit dem 27. Juli 2026 gilt eine geänderte Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744): Unternehmen ergreifen weiter Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen, ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt das Gesetz aber nicht mehr vor. Was das praktisch heißt, erklären die [Fragen und Antworten der EU-Kommission](https://digital-strategy.ec.europa.eu/de/faqs/ai-literacy-questions-answers) (aktualisiert am 20. Oktober 2026) und die [Hinweise der Bundesnetzagentur](https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/7_Kompetenz/start.html) (abgerufen am 9. November 2026): - **Kein Zertifikat nötig:** Auch eine formelle Schulung oder ein KI-Beauftragter sind nicht vorgeschrieben. - **Passend zum Einsatz:** Wer mit einem Assistenten Kundenmails vorbereitet, sollte wissen, dass KI Fakten erfinden kann und was vor dem Versand zu prüfen ist. Die EU-Kommission nennt solche Hinweise ausdrücklich auch für Firmen, die nur Texte mit einem KI-Chat schreiben. - **Dokumentieren:** Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen festzuhalten. Eine Nachweis-Tabelle und einen Schulungsplan für 60 Minuten findest du im Ratgeber [KI-Kompetenz nachweisen](https://gretus.de/ratgeber/ki-kompetenz-nachweisen). - **Aufsicht:** Seit dem 2. August 2026 überwachen nationale Marktüberwachungsbehörden die Pflicht, in Deutschland in der Regel die Bundesnetzagentur ([§ 2 KI-MIG](https://www.gesetze-im-internet.de/ki-mig/__2.html)). Viele Unternehmen sind schon dabei. In einer Bitkom-Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland ([veröffentlicht am 14. September 2026](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Erstmals-nutzt-Mehrheit-Unternehmen-KI)) gaben 70 Prozent an, ihre Beschäftigten im Umgang mit KI zu schulen. 25 Prozent boten keine Schulungen an, 2025 waren es noch 43 Prozent. Ein guter Anfang ist eine gemeinsame Einführung in Möglichkeiten und Grenzen des Werkzeugs, das ihr nutzt. Wie das im Team gelingt, steht im Ratgeber [KI im Team einführen](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-team-einfuehren). ## Den ersten KI-Mitarbeiter aufsetzen: eine Stellenbeschreibung für die KI Am besten setzt du einen KI-Mitarbeiter auf wie eine neue Stelle. Die Fragen sind dieselben, nur landen die Antworten in den Einstellungen des KI-Mitarbeiters: | Bei einer neuen Kollegin klärst du | Beim KI-Mitarbeiter legst du fest | | ---------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | Rolle und Ziel | einen Auftrag in ein, zwei Sätzen | | Einarbeitung, Ton, No-Gos | Anweisungen mit Beispielen und Grenzen | | Zugänge zu Postfach und Programmen | Zugriffe, nur was die Aufgabe braucht | | Befugnisse | Freigaben: vorher fragen, bevor etwas gesendet oder geändert wird | | Arbeitszeit | einen Rhythmus, etwa werktags um 7:30 | | Berichtsweg | wann und wie er sich mit Ergebnissen meldet | | Probezeit | Testläufe, Ergebnisse prüfen, Anweisungen nachschärfen | Ein Beispiel für einen Handwerksbetrieb, Name und Uhrzeiten sind Beispiele: > **Anfragen-Eingang:** Sieh werktags zwischen 7 und 18 Uhr jede Stunde ins Postfach. Leg echte Kundenanfragen als Vorgang an und bereite auf Standardfragen eine Antwort als Entwurf vor. Schreib freundlich und knapp und nenn keine Preise, die nicht in der Preisliste stehen. Dazu gehören Zugriffe auf Postfach und Kundenverwaltung, die Freigabe „vorher fragen“ und eine Meldung, sobald etwas auf deine Freigabe wartet. Nach den ersten Tagen liest du die Ergebnisse durch und schärfst nach, etwa mit „Anfragen von Bestandskunden zuerst“. ## So hilft GRETUS dabei In GRETUS heißt er auch so: [KI-Mitarbeiter](https://gretus.de/funktionen/ki-mitarbeiter). Unter **KI-Mitarbeiter → Neuer KI-Mitarbeiter** beschreibst du die Aufgabe in ein, zwei Sätzen. GRETUS schlägt daraus Name, Anweisungen, Zugriffe und Zeitplan vor, die du anpasst. Für den Anfang gibt es [Vorlagen](https://gretus.de/vorlagen) wie **Morgen-Briefing**, **Antworten vorbereiten** und **Angebote nachfassen**, für Handwerksbetriebe zum Beispiel **Anfragen sortieren**. Standardmäßig fragt ein KI-Mitarbeiter, bevor er etwas sendet, anlegt oder ändert. Lockern lässt sich das je Integration oder für einzelne KI-Mitarbeiter, dort nur mit ausdrücklicher Bestätigung der Risiken. Jede Aktion steht im [Protokoll](https://gretus.de/funktionen/freigaben). Telefonate nimmt GRETUS nicht an, und einen Chatbot für deine Website bietet GRETUS nicht. Ausprobieren kannst du das nach der [Registrierung](https://gretus.de/register) in der Testphase. Die KI ist inklusive, mit eigenem Schlüssel nutzt du sie ohne Grenze, siehe [Eigener KI-Schlüssel](https://gretus.de/ratgeber/eigener-ki-schluessel). ## Quellen Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026. - AI Act Service Desk der EU-Kommission: [Artikel 4: KI-Kompetenz](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-4) und [Artikel 50: Transparenzpflichten](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-50), konsolidierte Fassung nach der Verordnung (EU) 2026/1744 - EU-Kommission: [Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz](https://digital-strategy.ec.europa.eu/de/faqs/ai-literacy-questions-answers), aktualisiert am 20. Oktober 2026 - Bundesnetzagentur: [KI-Kompetenz](https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/7_Kompetenz/start.html), Hinweise zu Art. 4 der KI-Verordnung - Gesetze im Internet: [§ 2 KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG)](https://www.gesetze-im-internet.de/ki-mig/__2.html), zuständige Marktüberwachungsbehörden - EUR-Lex: [Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/deu), Art. 22 - Bitkom: [Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI](https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Erstmals-nutzt-Mehrheit-Unternehmen-KI), Presseinformation vom 14. September 2026 ## Häufige Fragen ### Was ist ein KI-Mitarbeiter? Ein KI-Mitarbeiter ist ein KI-Agent mit fester Rolle. Er arbeitet mit einem Auftrag, mit Zugriff auf ausgewählte Programme wie Postfach oder Kalender und in einem festen Rhythmus, etwa jeden Morgen. Rechtlich ist er ein Werkzeug, kein Angestellter. ### Muss ich kennzeichnen, dass eine KI eine E-Mail geschrieben hat? Nicht generell. Die KI-Verordnung verlangt Hinweise vor allem, wenn Menschen direkt mit einer KI sprechen, etwa im Chat, sowie bei Deepfakes und bei veröffentlichten KI-Texten zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse ohne redaktionelle Prüfung. Für eine E-Mail, die du prüfst und selbst versendest, gibt es keine allgemeine Pflicht. ### Müssen Mitarbeitende eine KI-Schulung machen? Eine formelle Schulung ist nicht vorgeschrieben, Maßnahmen zur KI-Kompetenz aber schon. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, seit dem 2. Februar 2025 zu Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Menschen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Ein Zertifikat braucht es dafür nicht. ### Wer haftet, wenn ein KI-Mitarbeiter einen Fehler macht? In der Regel dein Unternehmen, denn eine KI kann nicht selbst haften. Was sie in deinem Namen sendet oder ändert, verantwortest du wie die Arbeit deines Teams. Deshalb sollte vor dem Versand ein Mensch prüfen. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.