# KI im Team einführen – Schritt für Schritt > Die Einführung eines KI-Assistenten gelingt am besten in kleinen Schritten. Lege zuerst fest, welche Daten mit welchem Anbieter verarbeitet werden dürfen, und starte dann mit einem Pilotbereich und wenigen Personen. Teile gezielt Wissen, halte Freigaben anfangs streng und miss den Nutzen. Wenn die Ergebnisse überzeugen, erweitere auf weitere Bereiche und Aufgaben. Stand: 2026-11-09 · Quelle: Veröffentlicht am 28. Oktober 2026 · Aktualisiert am 9. November 2026 · Quellen geprüft am 9. November 2026 Überblick, keine Rechtsberatung. Stand der Rechtslage: November 2026. Herausgegeben von [GRETUS®](https://gretus.de/ueber-gretus#redaktion), Anbieter eines KI-Assistenten für Unternehmen. Wo wir GRETUS nennen, steht es so da. ## Schritt 1: Regeln vor Werkzeugen Bevor das Team loslegt, sollten drei Fragen geklärt sein: - **Welche Daten dürfen verarbeitet werden?** Kundendaten, Personaldaten, Vertragsdaten? Davon hängt ab, welcher KI-Anbieter passt. Siehe [KI DSGVO-konform nutzen](https://gretus.de/ratgeber/ki-dsgvo-unternehmen). - **Was darf die KI ohne Rückfrage?** Empfehlung für den Start: nur lesen und vorbereiten, alles andere mit Freigabe. - **Wer ist verantwortlich?** Eine Person, die Fragen beantwortet, Anweisungen pflegt und Erfahrungen sammelt. Halte die Regeln auf einer Seite fest und lege sie als Notiz in die Wissensdatenbank. Dann kann GRETUS sie auch selbst beantworten. Ein Muster zum Anpassen, mit Ampel für Daten und Hinweisen zum Betriebsrat, steht im Ratgeber [KI-Richtlinie für Mitarbeitende](https://gretus.de/ratgeber/ki-richtlinie-vorlage). ## Schritt 2: Einen Pilotbereich wählen Starte nicht überall gleichzeitig. Gut geeignet sind Bereiche mit vielen wiederkehrenden Aufgaben und überschaubarem Risiko, zum Beispiel: - Kundenservice mit Antwortentwürfen, siehe [KI im Kundenservice](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-kundenservice) - Vertrieb mit Recherche und Nachfass-Entwürfen, siehe [KI im Vertrieb](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-vertrieb) - Geschäftsführung mit Briefing und Postfach, siehe [KI für Geschäftsführer](https://gretus.de/ratgeber/ki-fuer-geschaeftsfuehrer) Zwei bis drei Personen, die Lust auf Neues haben, reichen für den Anfang. ## Pilotplan: vier Wochen als Vorlage Vier Wochen reichen, um zu sehen, ob ein KI-Assistent im Alltag hilft, und sind kurz genug, um dranzubleiben. Der Plan unten ist eine Vorlage für eine Pilotgruppe von zwei bis drei Personen. Passe Aufgaben und Zeitpunkte an deinen Betrieb an: | Woche | Ziel | Was ihr tut | Ergebnis am Ende der Woche | | ----- | --------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | 1 | Startklar sein | Regeln auf einer Seite festhalten, Pilotgruppe einladen, Postfach und Kalender verbinden, zehn wichtige Dokumente ins Wissen legen | Jede Person im Pilot hat GRETUS eingerichtet und eine erste Frage aus dem Wissen beantwortet bekommen | | 2 | Alltag ausprobieren | Jede Person gibt täglich zwei, drei echte Aufgaben ab, etwa Antwortentwürfe, Zusammenfassungen oder Recherchen; gute Aufträge als Notiz teilen | Eine Sammlung von Aufträgen, die gut funktionieren, und eine Liste mit dem, was nicht klappt | | 3 | Einen Ablauf festigen | Einen KI-Mitarbeiter mit Zeitplan anlegen, etwa ein Morgen-Briefing oder Antwortentwürfe zu Anfragen; Freigaben bleiben eingeschaltet | Ein KI-Mitarbeiter läuft regelmäßig, seine Ergebnisse werden geprüft und die Anweisungen nachgeschärft | | 4 | Bilanz ziehen | Wirkungsbericht ansehen, kurze Umfrage im Pilot, Fehler und Grenzen besprechen | Entscheidung: ausweiten, anpassen oder beenden, und wer als Nächstes dazukommt | Plane jede Woche einen kurzen Termin von einer halben Stunde ein, in dem die Pilotgruppe zeigt, was funktioniert hat und was nicht. Die verantwortliche Person aus Schritt 1 sammelt die Ergebnisse. Für die Bilanz in Woche 4 helfen diese Fragen: 1. Welche Aufgaben gibt die Pilotgruppe inzwischen ganz selbstverständlich ab? 2. Wo musste sie Ergebnisse oft korrigieren, und lag das am Auftrag, am fehlenden Wissen oder an der KI? 3. Hat jemand Daten eingegeben, die laut Regeln nicht hineingehören? Dann sind die Regeln unklar oder zu streng. 4. Was zeigt der Wirkungsbericht, und deckt sich das mit dem Eindruck im Team? 5. Welcher Bereich und welche Personen kommen als Nächstes dazu? Ein Mustertext, mit dem du den Pilot im Team ankündigen kannst: > Wir probieren ab Montag vier Wochen lang einen KI-Assistenten aus, zunächst mit [Namen] im Bereich [Bereich]. Ziel ist, Routinearbeit wie Antwortentwürfe und Zusammenfassungen abzugeben. Was in die KI darf und was nicht, steht auf der beigefügten Seite. Alles, was nach außen geht, prüft vorher ein Mensch. Fragen beantwortet [Ansprechperson]. Nach vier Wochen entscheiden wir gemeinsam, wie es weitergeht. ## Schritt 3: Einrichten 1. **KI klären:** Ist die KI im Preis enthalten, oder braucht ihr einen eigenen Schlüssel, den Inhaber oder Admins einmal für die Firma hinterlegen? Siehe [Eigener KI-Schlüssel](https://gretus.de/ratgeber/eigener-ki-schluessel). 2. **Team einladen:** unter **Einstellungen → Team** mit E-Mail-Adresse und Rolle (Admin oder Mitglied). 3. **Programme verbinden:** jede Person verbindet ihre eigenen Konten, etwa Postfach oder Kalender. Firmenweite Dienste verbindet, wer sie betreut. 4. **Wissen teilen:** Produktinfos, Preislisten, Richtlinien in die Wissensdatenbank legen und für das Team freigeben. Siehe [Firmenwissen mit KI durchsuchbar machen](https://gretus.de/ratgeber/wissensdatenbank-mit-ki). ## Schritt 4: Gemeinsam lernen - **Gute Aufträge sammeln:** Was gut funktioniert, teilt ihr als Notiz in der Wissensdatenbank. - **Konkret fragen:** „Fass mir die offenen Rechnungen aus diesem Monat zusammen“ funktioniert besser als „Was ist mit Rechnungen?“. - **Fehler offen ansprechen:** KI kann sich irren. Wer einen Fehler findet, verbessert die Anweisungen. - **Schulen:** Eine kurze Einführung in Möglichkeiten und Grenzen von KI hilft allen, sicher damit umzugehen. Fehlendes Fachwissen war 2025 laut [Eurostat](https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Use_of_artificial_intelligence_in_enterprises) der häufigste Grund, warum Unternehmen in der EU, die KI erwogen hatten, sie dann doch nicht einsetzten (71 Prozent). Der EU AI Act verlangt von Unternehmen, die KI nutzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals ([Art. 4](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-4)), ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt er seit der Änderung im Juli 2026 nicht mehr vor, siehe [EU AI Act für Unternehmen](https://gretus.de/ratgeber/eu-ai-act-fuer-unternehmen). Einen Schulungsplan und eine Tabelle, mit der du die Maßnahmen festhältst, findest du im Ratgeber [KI-Kompetenz nachweisen](https://gretus.de/ratgeber/ki-kompetenz-nachweisen). ## Schritt 5: Nutzen messen Der **Wirkungsbericht** in GRETUS zeigt jeden Monat, wie viele Aufgaben erledigt wurden, mit vorsichtig geschätzter Zeit und Gegenwert in Euro. Inhaber und Admins sehen die Summe für das ganze Team. Ergänze die Zahlen nach einigen Wochen mit einer kurzen Umfrage im Team: Was hilft, was nervt, was fehlt? ## Schritt 6: Erweitern Wenn der Pilot überzeugt, nimm weitere Bereiche dazu. KI-Mitarbeiter mit Zeitplan sind dann der nächste Schritt, siehe [Wiederkehrende Aufgaben mit KI erledigen](https://gretus.de/ratgeber/wiederkehrende-aufgaben-automatisieren). Lockere Freigaben erst, wenn ein KI-Mitarbeiter über längere Zeit verlässlich arbeitet, und nur für Aufgaben, bei denen ein Fehler wenig Schaden anrichtet. ## So hilft GRETUS dabei In GRETUS arbeitet jede Person mit eigenem Postfach, eigenen Gesprächen und eigenen KI-Mitarbeitern, Kunden und freigegebenes Wissen teilt ihr. Einladen kostet nichts, eine Lizenz braucht, wer selbst mit GRETUS arbeitet, und abgerechnet werden die Lizenzen, die ihr im Abo festlegt. Wie Rollen und Lizenzen funktionieren, zeigt die Seite [Team](https://gretus.de/funktionen/team), wie ihr Wissen teilt, die Seite [Wissensdatenbank](https://gretus.de/funktionen/wissensdatenbank), und den Nutzen zeigt der [Wirkungsbericht](https://gretus.de/funktionen/wirkungsbericht). Ausprobieren kannst du das in der [Testphase](https://gretus.de/register). ## Quellen Stand: November 2026, alle Quellen abgerufen am 9. November 2026. - AI Act Service Desk der EU-Kommission: [Artikel 4: KI-Kompetenz](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-4), konsolidierte Fassung nach der Verordnung (EU) 2026/1744 - EUR-Lex: [Verordnung (EU) 2026/1744](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32026R1744) vom 8. Juli 2026, in Kraft seit 27. Juli 2026 - Eurostat: [Use of artificial intelligence in enterprises](https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Use_of_artificial_intelligence_in_enterprises), Daten für 2025, Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten, englisch ## Häufige Fragen ### Wer verwaltet den KI-Zugang im Team? In GRETUS verwalten Inhaber und Admins Team, Abo und auf Wunsch einen eigenen KI-Schlüssel für die ganze Firma. Mitglieder nutzen GRETUS mit eigenen Gesprächen und KI-Mitarbeitern. ### Was gehört in eine KI-Richtlinie fürs Team? Welche Daten in die KI dürfen, welche Werkzeuge erlaubt sind, was die KI ohne Rückfrage tun darf und wer Fragen dazu beantwortet. Für den Anfang reicht eine Seite. Ergänze sie, wenn im Alltag neue Fragen auftauchen. ### Wie lange gilt eine Einladung? 14 Tage. Die Einladung kommt per E-Mail, den Link kannst du auch selbst weitergeben. Ist sie abgelaufen, sendest du sie erneut, dann gilt ein neuer Link wieder 14 Tage. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.