# KI-Assistent für den Kundenservice: Antworten auf Standardfragen liegen fertig bereit. > GRETUS® liest neue Anfragen, findet die passende Antwort in deinem Wissen und schreibt sie für dich vor, du gibst sie standardmäßig nur noch frei. Stand: 2026-11-10 · Quelle: > **Beispiel: Antworten vorbereiten. Namen und Zahlen sind erfunden.** > > Drei neue Anfragen seit 10 Uhr. Zu zwei habe ich Antworten vorbereitet, hier die erste: > > An Thomas Becker > > Re: Rückgabe meiner Bestellung > > Hallo Herr Becker, Sie können den Artikel innerhalb von 30 Tagen zurücksenden. Wie das geht, steht in Ihrer Versandbestätigung. > > Als Entwurf im Postfach anlegen? ## Typische Probleme im Kundenservice: Kennst du das? - Dieselben Fragen werden jeden Tag neu beantwortet. - Dringendes geht zwischen Routineanfragen unter. - Die richtige Antwort steht irgendwo, aber niemand findet sie schnell. ## GRETUS antwortet so, wie es in deinen Unterlagen steht. Leg Produktinfos, Rückgabebedingungen und Antwortvorlagen einmal ab, und GRETUS findet für jede Anfrage die passende Stelle samt Quelle. - PDF, Word, Excel, Notizen und gespeicherte Webseiten - Quelle zu jeder Antwort, schnell geprüft - Dokumente privat oder fürs Team freigegeben [KI-Wissensdatenbank mit Quelle](https://gretus.de/funktionen/wissensdatenbank) > **Beispiel: Chat. Namen und Zahlen sind erfunden.** > > > Wie lange haben Kunden für eine Rückgabe Zeit? > > Laut euren Rückgabebedingungen 30 Tage ab Lieferung. > > Quelle > > Rückgabebedingungen.pdf > > Abschnitt 2, Fristen ## Neue Anfragen, wenige Minuten später vorbereitet. GRETUS legt meist wenige Minuten nach einer neuen Anfrage los und schreibt die Antwort vor; kommen mehrere kurz hintereinander, bearbeitet es sie zusammen. - Oder zu festen Zeiten, ab 15 Minuten Abstand - Meldet sich, sobald etwas auf dich wartet - Freitags die häufigsten Fragen als Vorschlag fürs Wissen [KI-Agenten für Unternehmen](https://gretus.de/funktionen/ki-mitarbeiter) > **Beispiel: KI-Mitarbeiter: Antworten vorbereiten. Namen und Zahlen sind erfunden.** > > Zuletzt um 14:03: zwei Antwortentwürfe vorbereitet. > > Einstellungen > > - Start: Bei neuer E-Mail > - Zugriffe: E-Mail-Postfach > - Freigaben: Fragt vor dem Anlegen und Senden ## Was an Kunden geht, prüfst du standardmäßig vorher. Antworten warten standardmäßig auf deine Freigabe, und Anweisungen in Kundenmails behandelt GRETUS als Information, nicht als Auftrag. - Empfänger und Text vor dem Senden sehen - Je Integration: immer fragen, nur bei Änderungen oder nie - Selbstständig nur, wenn du es ausdrücklich erlaubst [KI mit Freigabe und Protokoll](https://gretus.de/funktionen/freigaben) > **Beispiel: Freigaben. Namen und Zahlen sind erfunden.** > > Zwei warten auf dich > > - Antwort an Thomas Becker: Rückgabe > - Antwort an Julia Brandt: Lieferzeit > > Antwort an Thomas Becker senden? ## Vorlagen für den Kundenservice: KI-Mitarbeiter, die sofort für dich arbeiten. Wähl eine Vorlage, und daneben siehst du, was der KI-Mitarbeiter für dich erledigt und wann. ### Antworten vorbereiten Antwortentwürfe zu neuen Anfragen, zum Freigeben. > Sobald eine neue E-Mail kommt: Ist es eine Anfrage von Kunden, leg einen Antwortentwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. Zugriff: E-Mail-Postfach ### Häufige Kundenfragen Freitags die häufigsten Fragen mit Antwortvorschlag. > Sieh jeden Freitag um 14 Uhr in die Kundenanfragen dieser Woche. Fass zusammen, welche Fragen am häufigsten kamen, und schlag für die drei häufigsten eine kurze Standardantwort vor, die ich in unser Wissen übernehmen kann. Zugriff: E-Mail-Postfach ### Rückrufliste Rückrufe und Terminwünsche, ohne Details zum Anliegen. > Sieh werktags um 12 Uhr in meinen Posteingang nach Bitten um Rückruf und Terminwünschen. Liste sie kurz auf: Name, Telefonnummer, falls angegeben, und das Anliegen in einem Stichwort. Lass Angaben zu Gesundheit, Behandlung oder Mandat weg. Zugriff: E-Mail-Postfach, Kunden [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register?idea=replies&from=%2Floesungen%2Fkundenservice&cta=template) Die Einrichtung merkt sich diese Vorlage. ## Integrationen für den Kundenservice: Arbeitet in den Programmen, die du schon nutzt. 18 geprüfte Integrationen aus diesen Bereichen; vor Änderungen dort fragt GRETUS standardmäßig nach. [Alle Integrationen ansehen](https://gretus.de/integrationen) Beispiele aus dem Katalog: - Zendesk - Typeform - Intercom - Heyflow - Trengo - Perspective - Freshservice - LamaPoll ## Häufige Fragen ### Woher kennt GRETUS die richtigen Antworten für meine Kunden? Aus deinem Wissen: Produktinfos, Rückgabebedingungen und Antwortvorlagen legst du als Datei, Notiz oder Webseite ab. GRETUS findet die passende Stelle und nennt dir die Quelle, so prüfst du jeden Entwurf schnell. ### Wie schnell bereitet GRETUS Antworten auf neue Anfragen vor? Meist wenige Minuten nach einer neuen Anfrage: Die Vorlage „Antworten vorbereiten“ startet bei neuer E-Mail, und kommen mehrere kurz nacheinander, bearbeitet GRETUS sie gebündelt. Stattdessen kannst du auch einen Zeitplan wählen, der kürzeste Abstand sind 15 Minuten. ### Geht das auch mit unserem Helpdesk statt mit dem Postfach? Ja, wenn dein Helpdesk im Katalog steht, etwa Zendesk, Intercom, Trengo oder Freshservice. Was GRETUS dort lesen oder beantworten kann, hängt davon ab, was der Dienst anbietet. ## Weiterlesen - [KI im Kundenservice einsetzen – Wissensbasis, Freigaben, Grenzen](https://gretus.de/ratgeber/ki-im-kundenservice): Wie ein KI-Assistent Kundenanfragen sortiert, Antworten aus deinem Firmenwissen vorbereitet und sie standardmäßig erst nach deiner Freigabe verschickt. - [E-Mails mit KI beantworten – Schritte, Vorlagen, Datenschutz](https://gretus.de/ratgeber/e-mails-mit-ki-beantworten): Wie ein KI-Assistent E-Mails als Entwurf beantwortet, welche Postfächer sich verbinden lassen und worauf du bei Datenschutz und Sicherheit achtest. - [KI-Agenten sicher einsetzen – Prompt-Injection und Freigaben](https://gretus.de/ratgeber/ki-agenten-sicher-einsetzen): Welche Risiken KI-Agenten mit Zugriff auf E-Mails und Programme haben, was Prompt-Injection ist und wie Freigaben, Rechte und Protokolle schützen. - [Alle 20 Vorlagen für KI-Mitarbeiter](https://gretus.de/vorlagen#fuer-alle): Mit 20 fertigen Vorlagen übernimmt ein KI-Mitarbeiter in GRETUS deine Routine nach Zeitplan, vom Morgen-Briefing bis zum Nachfassen von Angeboten, ohne dass du etwas über KI wissen musst. ## Weitere Bereiche - [Geschäftsführung](https://gretus.de/loesungen/geschaeftsfuehrung) - [Vertrieb](https://gretus.de/loesungen/vertrieb) - [E-Commerce](https://gretus.de/loesungen/e-commerce) - [Marketing](https://gretus.de/loesungen/marketing) - [Finanzen](https://gretus.de/loesungen/finanzen) ## Andere Branchen - [Handwerk](https://gretus.de/branchen/handwerk) - [Agentur und Beratung](https://gretus.de/branchen/agenturen-beratung) - [Handel und Onlineshop](https://gretus.de/branchen/handel-onlineshops) - [Praxis und Kanzlei](https://gretus.de/branchen/praxen-kanzleien) ## Leg dein Wissen einmal ab, GRETUS schreibt die Antworten. In der Einrichtung übernimmt GRETUS auf Wunsch gleich deine Website ins Wissen, bis zu 25 Seiten. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.