# KI-Assistent mit Gedächtnis: Einmal sagen reicht. > GRETUS® merkt sich, wie du arbeitest, was eure Firma anbietet und worum es in deinen Projekten geht, damit du nicht jedes Mal von vorn erklären musst, und du siehst und änderst alles selbst. Stand: 2026-11-10 · Quelle: ## Vorher und nachher: Sieh selbst, wie die Antworten zu dir passen. Wähl eine Angabe und vergleiche, wie GRETUS dieselbe Frage ohne und mit ihr beantwortet. Beispiel: Was eine Angabe an der Antwort von GRETUS ändert. Beispiel. Namen, Angaben und Antworten sind erfunden. **Gedächtnis: Gemerkt aus einem Gespräch** Ist montags und dienstags auf den Baustellen, ab Mittwoch im Büro > Deine Frage: Wann passt nächste Woche ein Termin mit dem Steuerbüro? **Vorher** (Ohne diese Angabe): Wie wäre Montag um 10 Uhr? Dann ist der Termin gleich zum Wochenstart erledigt. **Nachher** (Mit dieser Angabe): Montag und Dienstag bist du auf den Baustellen. Wie wäre Mittwoch um 10 Uhr, wenn du wieder im Büro bist? **Über dich: Wie GRETUS dir antworten soll** Erst das Ergebnis, dann die Begründung. Kurze Listen statt langer Absätze. > Deine Frage: Lohnt sich ein zweiter Firmenwagen für uns? **Vorher** (Ohne diese Angabe): Das hängt von mehreren Dingen ab. Zuerst solltest du überlegen, wie oft ihr heute auf ein Auto wartet und was euch das kostet. Dazu kommen Leasing, Versicherung und Wartung, die du gegen die gesparte Zeit rechnen kannst. **Nachher** (Mit dieser Angabe): Eher ja, wenn ihr mehrmals pro Woche auf das Auto wartet. - Kosten: Leasing, Versicherung, Wartung - Nutzen: weniger Wartezeit, mehr Termine am Tag - Nächster Schritt: eine Woche lang die Wartezeiten notieren **Über die Firma: Leistungen und Produkte** Elektroinstallation, Photovoltaik, Wallboxen, Wartungsverträge > Deine Frage: Gib mir drei Ideen für Beiträge auf unserer Website. **Vorher** (Ohne diese Angabe): 1. Tipps zum Energiesparen im Büro 2. Vorstellung eures Teams 3. Häufige Fragen eurer Kunden **Nachher** (Mit dieser Angabe): 1. Photovoltaik mit Speicher: eine ehrliche Rechnung 2. Wallbox zu Hause: was vor dem Einbau zu klären ist 3. Warum ein Wartungsvertrag teure Ausfälle verhindert **Über die Firma: Was GRETUS sonst wissen soll** Notdienst nur für Wartungskunden > Deine Frage: Ein neuer Kunde fragt nach einem Notdienst am Wochenende. Entwirf mir eine kurze Antwort. **Vorher** (Ohne diese Angabe): Guten Tag Herr Brandt, vielen Dank für Ihre Nachricht. Gern helfen wir Ihnen auch am Wochenende. Wann passt es Ihnen? Viele Grüße **Nachher** (Mit dieser Angabe): Guten Tag Herr Brandt, vielen Dank für Ihre Nachricht. Unseren Notdienst bieten wir nur Kunden mit Wartungsvertrag an. Gern schicken wir Ihnen ein Angebot dafür. Viele Grüße **Projekt: Projekt „Umbau Ostermann“** Hinweis: Frau Ostermann möchte alles schriftlich. Wissen: Ordner „Umbau Ostermann“ > Deine Frage: Was ist beim Umbau als Nächstes dran? **Vorher** (Ohne diese Angabe): Welchen Umbau meinst du? Erzähl mir kurz, worum es geht, dann helfe ich dir weiter. **Nachher** (Mit dieser Angabe): Laut Aufmaß fehlt noch die Freigabe der Elektroplanung im Obergeschoss. Frau Ostermann möchte alles schriftlich, also am besten per Mail mit dem Plan im Anhang. Quelle: Aufmaß Obergeschoss.pdf ## Gedächtnis: Du musst nichts zweimal erklären. Erzählst du GRETUS im Chat etwas Dauerhaftes, etwa deine Rolle, ein Projekt oder wie du arbeitest, merkt GRETUS sich das von selbst als kurzen Eintrag. - „Automatisch merken“ ist von Anfang an an und lässt sich abschalten - Eigene Einträge legst du selbst an - Die 40 zuletzt geänderten Einträge kennt GRETUS in jedem Gespräch - Gemerkt werden kurze Fakten, keine ganzen Gespräche - Ändert sich etwas, ersetzt GRETUS den alten Eintrag - Jeder Eintrag zeigt, ob er von dir stammt oder automatisch entstanden ist - GRETUS sagt nicht jedes Mal dazu, dass es sich etwas gemerkt hat - Angaben zu einzelnen Kunden gehören in die Kundenverwaltung, nicht ins Gedächtnis Beispiel: Aus einer Nachricht wird ein Eintrag im Gedächtnis > Chat: Ich bin montags und dienstags meistens auf den Baustellen, ab Mittwoch im Büro. Einstellungen → Gedächtnis, Gemerkt: Ist montags und dienstags auf den Baustellen, ab Mittwoch im Büro (Arbeit, automatisch) ## Über dich und die Firma: Antworten, die zu dir und deinem Betrieb passen. „Über dich“ und „Über die Firma“ trägst du einmal ein, und GRETUS berücksichtigt sie in jedem Gespräch und in jedem Antwortentwurf zu deinen Mails. - Über dich: deine Rolle, wie du arbeitest, wie GRETUS antworten soll und wie lang - Über die Firma: Branche, was ihr macht, Leistungen, Kunden und weitere Hinweise - „Über dich“ siehst nur du, die Angaben zur Firma gelten fürs ganze Team - Die Angaben zur Firma ändern Inhaber und Admins, alle anderen im Team sehen sie - Auch Antwortentwürfe zu Mails nutzen die Angaben zur Firma und deine Rolle - Die Angaben sind Hintergrund, keine Befehle: GRETUS sendet oder löscht nichts, nur weil es dort steht - In Texten an Kunden bleibt GRETUS bei der Sie-Form, auch wenn du dir selbst einen anderen Ton wünschst Beispiel: „Über dich“ und „Über die Firma“ **Über dich** Geht in jedes Gespräch ein. Nur du siehst das. - Deine Rolle: Geschäftsführerin - Wie GRETUS dir antworten soll: Erst das Ergebnis, dann die Begründung. - Antwortlänge: Kurz **Über Elektro Weber** Gilt für alle im Team. Ändern können Inhaber und Admins. - Branche: Elektroinstallation - Leistungen und Produkte: Photovoltaik, Wallboxen, Wartungsverträge - Kunden: Hausverwaltungen und Privatkunden in der Region - Was GRETUS sonst wissen soll: Notdienst nur für Wartungskunden ## Projekte: Jeder Auftrag mit seinen Unterlagen griffbereit. Fass Chats zu einem Auftrag, Kunden oder Thema in einem Projekt zusammen, dann kennt GRETUS dort die Hinweise und Unterlagen dazu, ohne dass du sie jedes Mal erklärst. - Beschreibung und Hinweise gelten für jeden Chat im Projekt - Mit Wissensordner sucht GRETUS nur dort und nennt die Quelle - Projekte gehören dir allein - Die Hinweise eines Projekts haben Vorrang vor dem allgemeinen Stil - Änderungen gelten ab der nächsten Nachricht - Gespräche mit eigenen KI-Mitarbeitern gehören zu keinem Projekt - Löschst du ein Projekt, bleiben seine Chats erhalten Beispiel: ein Projekt in GRETUS **Umbau Ostermann** Elektrik im Obergeschoss, Abschluss im Frühjahr Hinweise: Frau Ostermann möchte alles schriftlich. Termine nur vormittags. Wissen im Projekt: GRETUS sucht nur im Ordner „Umbau Ostermann“ und seinen Unterordnern. Chats im Projekt - Aufmaß besprechen - Angebot Elektroplanung - Mail an Frau Ostermann ## Kontrolle: Du behältst die Kontrolle. Unter Einstellungen → Gedächtnis siehst du alles, was GRETUS über dich und eure Firma weiß, und änderst es jederzeit. - Jeden Eintrag ansehen, ändern oder löschen - „Automatisch merken“ mit einem Schalter aus - Im Chat um Vergessen bitten, dann löscht GRETUS den Eintrag - Dein Gedächtnis und „Über dich“ siehst nur du, auch Inhaber und Admins nicht - Beim Export deiner Daten ist das Gedächtnis dabei - Löschst du dein Konto, ist auch dein Gedächtnis weg Beispiel zum Ausprobieren: Einstellungen → Gedächtnis. Beispiel. Hier ändert sich nur die Ansicht, gespeichert wird nichts. Automatisch merken: GRETUS merkt sich Wichtiges aus deinen Nachrichten. Gemerkt - Leitet einen Elektrobetrieb mit 12 Leuten (Arbeit, automatisch) - Plant eine zweite Filiale (Projekte, automatisch) - Mag Termine am liebsten vormittags (Vorlieben, von dir) - Heißt Sabine und ist Elektromeisterin (Zur Person, automatisch) ## Grenzen: Was das Gedächtnis nicht kann. GRETUS merkt sich nur, was du erzählst oder einträgst, und kann sich dabei auch irren. - Stimmt ein Eintrag nicht, korrigier ihn unter Gedächtnis - In jedes Gespräch gehen nur die 40 zuletzt geänderten Einträge - Auch mit „Automatisch merken“ aus kann GRETUS sich im Gespräch etwas merken - GRETUS soll keine Passwörter, Konto- oder Ausweisnummern speichern, schau trotzdem ab und zu in die Liste - Gedächtnis und Angaben gehen mit jeder Anfrage an den KI-Anbieter eurer Firma - „Automatisch merken“ nutzt das günstigste Modell und zählt zum KI-Verbrauch eurer Firma - Sehr kurze Nachrichten wie „ok“ oder „danke“ liest GRETUS dafür nicht [Mehr zur Wissensdatenbank](https://gretus.de/funktionen/wissensdatenbank) ## Häufige Fragen ### Merkt sich GRETUS alles, was ich im Chat schreibe? Nein. GRETUS merkt sich nur Dauerhaftes wie deine Rolle, Projekte oder Vorlieben als kurze Einträge, keine ganzen Gespräche. Was gemerkt ist, siehst du unter Einstellungen → Gedächtnis. ### Kann mein Chef sehen, was GRETUS über mich weiß? Nein. Dein Gedächtnis und „Über dich“ siehst nur du, auch Inhaber und Admins nicht. Nur die Angaben „Über die Firma“ gelten für alle im Team. ### Wie lösche ich etwas aus dem Gedächtnis von GRETUS? Unter Einstellungen → Gedächtnis tippst du beim Eintrag auf „Vergessen“. Du kannst GRETUS auch im Chat bitten, etwas zu vergessen. ### Was ist der Unterschied zwischen Gedächtnis und Wissensdatenbank? Das Gedächtnis sind kurze Fakten über dich und deine Arbeit, die GRETUS in jedem Gespräch kennt. In der Wissensdatenbank liegen Dateien, Notizen und Seiten deiner Website, in denen GRETUS bei Bedarf sucht und die Quelle nennt. ## Weiterlesen - [Wie schreibe ich gute Prompts? Aufbau, Beispiele, Fehler](https://gretus.de/ratgeber/prompts-fuer-unternehmen): Ziel, Kontext, Form und Grenzen – so gibst du einer KI gute Aufträge. Mit 23 Beispiel-Prompts für Büro, Vertrieb, Service, Handwerk, Agentur und Praxis. - [Chat und Sprache](https://gretus.de/funktionen/chat-und-sprache): Im KI-Chat von GRETUS gibst du Aufträge per Text oder Spracheingabe, hängst Dateien bis 20 MB an und bekommst eine Tabelle, ein Diagramm oder einen fertigen Entwurf zurück. - [Sicherheit und Datenschutz](https://gretus.de/sicherheit): GRETUS läuft in einem Rechenzentrum in der EU, nutzt inklusive die KI von Mistral AI aus Frankreich und legt alles, was nach außen geht, standardmäßig zur Freigabe vor. ## Erzähl GRETUS von deiner Arbeit. Trag einmal ein, was GRETUS über dich und eure Firma wissen soll, dann passen die Antworten von Anfang an zu euch. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.