# KI mit Freigabe und Protokoll: Du entscheidest, was rausgeht. > GRETUS® bereitet Mails, Termine und Angebote fertig vor, legt dir Senden, Anlegen und Ändern standardmäßig zur Freigabe vor und schreibt jede Aktion 24 Monate ins Protokoll. Stand: 2026-11-10 · Quelle: ## Freigabe: Die Arbeit ist gemacht, du klickst nur noch. Jede Freigabe zeigt dir genau, was passieren soll, bei Mails den ganzen Text und bei Angeboten die Positionen, und mit einem Klick auf „Erlauben“ ist es erledigt. - Erlauben oder Ablehnen mit einem Klick - Mitteilung, sobald ein KI-Mitarbeiter etwas vorbereitet hat - Nach 30 Tagen verfällt eine offene Freigabe, ohne dass GRETUS handelt Beispiel. Namen und Inhalte sind erfunden. > Schreib Sabine Hoffmann, dass wir uns die Terrasse am Dienstag um 10 Uhr ansehen können. Ich habe die Mail vorbereitet. **E-Mail an Sabine Hoffmann senden?** - **An:** Sabine Hoffmann - **Betreff:** Besichtigung Ihrer Terrasse - **Text:** Guten Tag Frau Hoffmann, gern sehen wir uns Ihre Terrasse am Dienstag um 10 Uhr an. Passt Ihnen der Termin? Viele Grüße Erlauben · Ablehnen Ändern geht über Ablehnen: Du sagst GRETUS im Gespräch, was anders sein soll, und die neue Fassung wartet wieder auf dich. **Protokoll** Jede Aktion, 24 Monate lang - E-Mail von Sabine Hoffmann gelesen (9:12) ## Was wartet: Alles Offene an einem Ort. Unter „Vorschläge“ siehst du alles, was GRETUS und deine KI-Mitarbeiter für dich vorbereitet haben, und entscheidest direkt in der Liste. - E-Mails senden oder als Entwurf ins Postfach legen - Termine anlegen, ändern oder absagen - Kontakte, Vorgänge und Angebote speichern oder senden - Beiträge und Einträge in Integrationen wie WordPress oder Notion, je nach Einstellung - Erinnerungen und Einträge in deinem Wissen legt GRETUS ohne Rückfrage an ## Einstellungen: Mehr abgeben, wenn du so weit bist. Je Integration legst du fest, ob GRETUS immer, nur bei Änderungen oder nie nachfragt, und einem KI-Mitarbeiter erlaubst du selbstständiges Arbeiten nur ausdrücklich. - Voreingestellt: Nachfragen bei allem, was etwas ändert - Selbstständig handeln erst nach Bestätigung der Risiken - Kunden und Angebote fragen weiter vor jeder Änderung - „Immer nachfragen“ gilt auch für selbstständige KI-Mitarbeiter - Einzelne Aktionen einer Integration lassen sich abschalten - Selbstständigkeit schaltest du jederzeit mit einem Klick wieder aus ## Protokoll: Du siehst jederzeit, was erledigt wurde. Im Protokoll siehst du 24 Monate lang, was GRETUS und deine KI-Mitarbeiter wann mit welchem Programm getan haben und ob du zugestimmt oder abgelehnt hast. - Suchen und nach Art oder KI-Mitarbeiter filtern - Auch neue Verbindungen, Zugriffe und Änderungen im Team - Wer Selbstständigkeit erlaubt hat, steht mit drin [Mehr zu Sicherheit und Datenschutz](https://gretus.de/sicherheit) ## Häufige Fragen ### Kann ich Freigaben für einzelne Integrationen abschalten? Ja. Je Integration wählst du „Immer nachfragen“, „Nur vor Änderungen nachfragen“ oder „Nie nachfragen“. Kunden und Angebote fragen weiter vor jeder Änderung. ### Kann ich eine Freigabe ändern, bevor ich sie erlaube? Nicht direkt in der Freigabe. Du lehnst ab und sagst GRETUS im Gespräch, was anders sein soll, dann wartet die neue Fassung wieder auf dich. ### Was passiert, wenn ich eine Freigabe nicht beantworte? Sie verfällt nach 30 Tagen, ohne dass GRETUS handelt. Solange sie offen ist, arbeitet der KI-Mitarbeiter, der sie vorbereitet hat, nicht nach Zeitplan. ### Wer im Team gibt Aktionen frei? Jede Person ihre eigenen. Freigaben stehen in deinen Gesprächen und bei deinen KI-Mitarbeitern, andere im Team sehen sie nicht. ### Wie lange bleibt das Protokoll gespeichert? 24 Monate, danach löscht GRETUS die Einträge. ## Weiterlesen - [KI-Agenten sicher einsetzen – Prompt-Injection und Freigaben](https://gretus.de/ratgeber/ki-agenten-sicher-einsetzen): Welche Risiken KI-Agenten mit Zugriff auf E-Mails und Programme haben, was Prompt-Injection ist und wie Freigaben, Rechte und Protokolle schützen. - [Sicherheit und Datenschutz](https://gretus.de/sicherheit): GRETUS läuft in einem Rechenzentrum in der EU, nutzt inklusive die KI von Mistral AI aus Frankreich und legt alles, was nach außen geht, standardmäßig zur Freigabe vor. - [KI-Agenten für Unternehmen](https://gretus.de/funktionen/ki-mitarbeiter): Ein KI-Mitarbeiter in GRETUS ist ein KI-Agent, der wiederkehrende Arbeit für dich erledigt, etwa dein Morgen-Briefing oder Entwürfe für Antworten und Nachfass-Mails, und sich mit dem Ergebnis meldet. ## Gib Arbeit ab, behalt die Kontrolle. GRETUS bereitet Antworten, Termine und Angebote vor und legt sie dir standardmäßig zur Freigabe vor. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.