# KI für Praxen und Kanzleien: Mehr Zeit für Patienten und Mandanten. > GRETUS® sammelt Rückrufbitten, schreibt Terminerinnerungen vor und zeigt dir die nächsten Fristen, ohne Gesundheits- oder Mandatsdetails. Stand: 2026-11-10 · Quelle: > **Beispiel: Rückrufliste. Namen und Zahlen sind erfunden.** > > Bitten um Rückruf seit gestern, je mit einem Stichwort: > > Heute, 12:00 > > - Thomas Becker: Terminwunsch > - Julia Brandt: Rückfrage > - Brandt GmbH: Rechnung ## Typische Zeitfresser in Praxis und Kanzlei: Was kostet dich am meisten Zeit? Wähl ein Problem, und daneben siehst du, welche Arbeit GRETUS dir dabei abnimmt. - Bitten um Rückruf gehen im Posteingang unter. - Versäumte Termine kosten Zeit und Geld. - Fristen stehen im Kalender, aber der Überblick fehlt. ### Rückrufliste Rückrufe und Terminwünsche, ohne Details zum Anliegen. > Sieh werktags um 12 Uhr in meinen Posteingang nach Bitten um Rückruf und Terminwünschen. Liste sie kurz auf: Name, Telefonnummer, falls angegeben, und das Anliegen in einem Stichwort. Lass Angaben zu Gesundheit, Behandlung oder Mandat weg. Zugriff: E-Mail-Postfach, Kunden ### Terminerinnerungen vorbereiten Erinnerungen für morgen, ohne Anlass, zum Freigeben. > Sieh werktags um 14 Uhr in meinen Kalender nach Terminen von morgen. Such zu jedem Termin im E-Mail-Verlauf nach der Adresse und leg eine kurze Erinnerung mit Datum und Uhrzeit als Entwurf an, den ich vor dem Senden freigebe. Schreib nichts zum Anlass des Termins. Zugriff: Kalender, E-Mail-Postfach ### Fristen im Blick Montags Fristen und Termine der nächsten zwei Wochen. > Sieh jeden Montag um 8 Uhr in meinen Kalender und liste alle Fristen und Termine der nächsten zwei Wochen nach Datum auf, die nächsten zuerst. Weis mich auf Tage hin, an denen viel zusammenkommt. Zugriff: Kalender [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register?idea=practice_callbacks&industry=practice&from=%2Fbranchen%2Fpraxen-kanzleien&cta=template) ## Datenschutz in Praxis und Kanzlei: Was du wissen solltest Damit du weißt, was die Vorlagen können und was nicht. - Gesundheitsdaten und Mandatsgeheimnisse sind besonders geschützt; die Vorlagen enthalten keine davon und listen nur Namen, Uhrzeiten und Stichworte. - Schreib solche Angaben auch nicht in die Beschreibung eines KI-Mitarbeiters: Was GRETUS beim Lesen von E-Mails sieht, geht an deinen KI-Anbieter. - Klär vor dem Einsatz mit deinem Datenschutzbeauftragten, welches Postfach GRETUS lesen darf und welchen KI-Anbieter du nutzt. - Die inklusive KI läuft über Mistral AI, einen Anbieter aus Frankreich, der Daten standardmäßig in der EU speichert; Diktat und Vorlesen ebenfalls, solange ihr keinen eigenen Schlüssel eines anderen Anbieters nutzt. - Praxis- und Kanzleisoftware ist nicht angebunden: Fristen sieht GRETUS nur in deinem Kalender, Patienten und Mandanten bleiben in deiner Fachsoftware. ## Häufige Fragen ### Wofür eignet sich GRETUS in einer Praxis oder Kanzlei? Für die Organisation drumherum: Rückrufe sammeln, an Termine erinnern und Fristen im Blick behalten. Gesundheits- und Mandatsdetails lassen die Vorlagen bewusst weg, die Behandlung oder das Mandat selbst bleibt bei dir. ### Welche KI-Anbieter stehen einer Praxis oder Kanzlei zur Wahl? Dieselben vier wie überall in GRETUS: Mistral AI aus Frankreich, Google Gemini, Anthropic Claude und OpenAI. Bei den drei Anbietern aus den USA ist eine Verarbeitung auch außerhalb der EU möglich. Was ein Anbieter mit deinen Eingaben darf, regeln dein Vertrag und deine Einstellungen dort. ### Wie schließt eine Praxis den AVV mit GRETUS ab? Im Konto per Klick: Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO steht dort mit allen Fassungen, die Unterauftragsverarbeiter stehen öffentlich auf der Website. GRETUS selbst läuft in einem Rechenzentrum in der EU. ## Weiterlesen - [KI in Praxis und Kanzlei – Aufgaben, Schweigepflicht, DSGVO](https://gretus.de/ratgeber/ki-in-praxis-und-kanzlei): Rückrufe, Terminerinnerungen, Fristen: was KI in Praxis und Kanzlei übernimmt und was du vorher klärst, von Art. 9 DSGVO bis § 203 StGB. - [Telefonnotiz-Vorlage – so geht kein Rückruf verloren](https://gretus.de/ratgeber/telefonnotiz-vorlage): Telefonnotiz und Rückrufliste mit Vorlage zum Kopieren, sechs Pflichtfeldern, Mustertexten für die Rückruf-Mail und Hinweisen für Praxen und Kanzleien. - [Sicherheit und Datenschutz](https://gretus.de/sicherheit): GRETUS läuft in einem Rechenzentrum in der EU, nutzt inklusive die KI von Mistral AI aus Frankreich und legt alles, was nach außen geht, standardmäßig zur Freigabe vor. - [Vorlagen für KI-Assistenten](https://gretus.de/vorlagen#praxen-kanzleien): Mit 20 fertigen Vorlagen übernimmt ein KI-Mitarbeiter in GRETUS deine Routine nach Zeitplan, vom Morgen-Briefing bis zum Nachfassen von Angeboten, ohne dass du etwas über KI wissen musst. ## Andere Branchen - [Handwerk](https://gretus.de/branchen/handwerk) - [Agentur und Beratung](https://gretus.de/branchen/agenturen-beratung) - [Handel und Onlineshop](https://gretus.de/branchen/handel-onlineshops) ## Weitere Bereiche - [Geschäftsführung](https://gretus.de/loesungen/geschaeftsfuehrung) - [Vertrieb](https://gretus.de/loesungen/vertrieb) - [Kundenservice](https://gretus.de/loesungen/kundenservice) - [E-Commerce](https://gretus.de/loesungen/e-commerce) - [Marketing](https://gretus.de/loesungen/marketing) - [Finanzen](https://gretus.de/loesungen/finanzen) ## Erst klären, dann testen. Frag eine Demo an, wenn du Datenschutz und Postfach vorher mit uns besprechen willst, oder teste 7 Tage kostenlos. ## Über GRETUS GRETUS ist ein KI-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen in Europa. Er beantwortet Anfragen, bereitet den Arbeitstag vor, schreibt Angebote und erledigt mit eigenen KI-Mitarbeitern (KI-Agenten) wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan. Was nach außen geht, legt GRETUS standardmäßig zur Freigabe vor. [7 Tage kostenlos testen](https://gretus.de/register), ohne Kreditkarte für GRETUS. Die KI ist inklusive, ein eigener Schlüssel ist optional.